CRM-System: So optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 10 Januar, 2024
Lesezeit Minuten.
Der Zugriff auf alle relevanten Daten von unterschiedlichen Systemen und Abteilungen aus - praktisch und für viele Unternehmen ein Muss, wenn Prozesse schnell und effizient gehalten werden sollen. Die Rede ist von einem sogenannten CRM-System. Doch ab wann macht es Sinn, CRM zu nutzen? Und wie integriert man es in bereits bestehende Unternehmensprozesse?  

Wer nutzt CRM-Systeme?

Ein CRM-System macht vor allem dann Sinn, wenn in einem Unternehmen viele – vor allem kundenbezogene – Daten benötigt und verarbeitet werden. Betreut ein Einzelunternehmer nur wenige Kunden, ist CRM daher eventuell nicht die richtige Lösung. Je mehr ein Unternehmen und sein Kundenstamm allerdings wächst, desto wichtiger wird eine effiziente Arbeitsweise.

Nicht nur Mitarbeiter profitieren davon, weil Prozesse einfacher werden und schneller ablaufen, auch für die Kunden bringt das einige Vorteile mit sich. Durch die Nutzung eines CRM-Systems kann die Kundenzufriedenheit gesteigert werden, da den Kunden schnelle und einfache Lösungen angeboten werden können. Und auch die Kundenbindung steigt durch attraktive Kundenbindungsinstrumente, die das CRM mit sich bringt.

Ein CRM-System bietet ganz klare Vorteile:

  • eine Entlastung für die Mitarbeiter
  • einen besseren Überblick über Vorgänge und Daten
  • eine höhere Transparenz

Daher ist ein CRM-System für jedes Unternehmen geeignet, das seine Arbeitsweise und Prozesse optimieren und beschleunigen möchte. Vor allem, wenn Daten prozessübergreifend und in verschiedenen Teams oder Abteilungen benötigt werden, bietet CRM praktische Lösungen. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die gleichen Daten und das innerhalb von Sekunden. Davon profitiert das Unternehmen und im Endeffekt auch der Kunde.

Die Langform vom Begriff CRM ist Customer Relationship Management und soll – wie der Name schon sagt – die Beziehung zum Kunden stetig verbessern. Je nach Unternehmen eignet sich ein anderes CRM-System. Das ist davon abhängig, welche und wie viele Systeme auf die zentralen Daten zugreifen sollen oder zum Beispiel auch, wie umfangreich und komplex ein Datensatz ist. Wer auf der Suche nach einer maßgeschneiderten CRM-Lösung ist, der findet bei tecart.de das passende Ticketsystem.

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CRM-System: So optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse, Bildquelle: Stock Images by Depositphotos

Integration von CRM-Systemen

Fällt die Entscheidung, künftig ein CRM-System im Unternehmen zu nutzen, so stellt sich die Frage, wie es nun in bereits bestehende Arbeitsabläufe integriert werden kann. Um diese Frage beantworten zu können, sollte zunächst eine Bestandsaufnahme erfolgen. Wichtig ist zu wissen, welche Prozesse im Unternehmen von größter Relevanz sind und auf welche Daten diese zugreifen. Auch spielt es eine Rolle, welche Systeme bisher genutzt wurden und ob diese weiterhin genutzt werden sollen. Zudem sollte abgeklärt werden, welche Funktionen unter allen Umständen integriert werden müssen und auf welche Features eventuell verzichtet werden kann. Eine grobe Unterteilung in Nice-to-haves und Must-haves ist dabei unumgänglich.

Auch ist es von großer Wichtigkeit zu ermitteln, welche Prozesse im Konkreten verbessert werden sollen. Bei der Integration eines CRM-Systems werden diese Abläufe priorisiert. Beispielsweise kann das die Kommunikation zwischen Kunden, Partnern oder Lieferanten betreffen. Eine Automatisierung in diesem Bereich kann die Kundenzufriedenheit wesentlich steigern.

Doch auch Möglichkeiten für Cross-Selling und Upselling können für ein Unternehmen besonders wichtig sein. Sie lassen sich mithilfe von CRM ebenso integrieren. Diese und auch andere Folgeaktivitäten verfolgen nicht nur Unternehmensziele, sondern erhöhen auch die Kundenbindung nachhaltig. Eine wichtige Grundlage für eine funktionierende CRM-Integration darf allerdings nie außer Acht gelassen werden und spielt für weitere Arbeitsschritte eine bedeutsame Rolle: die Qualität der Kundendaten.

Bevor bereits bestehende Daten in ein CRM-System eingepflegt werden, sollten sie auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft werden. Je nachdem, welche Informationen ein Unternehmen zu einem Kunden benötigt, kann der Umfang variieren. Auch Dubletten sollten weitestgehend vermieden werden. Diese erschweren nur die Verarbeitung der Daten und können zu Fehlern in der Bearbeitung führen. Werden daher nur vollständige und richtige Daten eingepflegt, so kann das CRM-System auf dieser Basis weiter Prozesse optimieren und für eine steigende Qualität der Datensätze sorgen.

Durch die Integration eines CRM-Systems, welches auf das jeweilige Unternehmen und dessen Bedürfnisse zugeschnitten ist, kann die Arbeitsweise optimiert und die Effizienz gesteigert werden.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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