Digitale Tools im Überblick
Apps und Online-Tools sind effizient, praktisch und ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten. Die Vielfalt ist groß, weshalb Freelancer auf Tools setzen sollten, die halten, was sie versprechen. Software-Anwendungen unterstützen bei administrativen Arbeiten, bei der Kommunikation, Organisation und der Ideenfindung. Viele Anwendungen sind in der Basisversion kostenfrei. Bereits die kostenfreien Anwendungen bieten einen großen Funktionsumfang und sind ideal für den Einstieg. Die Premium-Varianten der meisten digitalen Anwendungen sind günstig im Abo verfügbar.
Produktivität steigern und To-Dos im Blick behalten
Mit klassischen Listen behalten Selbstständige und Freelancer den eigenen Workload und offene Arbeitsschritte im Blick. Microsoft To Do ist der Nachfolger der beliebten App Wunderlist. Mit der kostenfreien Basisversion lassen sich Aufgaben strukturieren und priorisieren. Dank der praktischen Erinnerungsfunktion gerät auch nichts in Vergessenheit. Das Planungstool Todoist ist eine gelungene Alternative zu Microsoft To Do. Aufgabenlisten, Kalenderfunktionen und hilfreiche Werkzeuge für effizientes Teamwork runden den Funktionsumfang ab. Einfache Notizen können mit Evernote oder OneNote verwaltet werden. Dank der cloudbasierten Apps sind die Notizen auf verschiedenen Geräten abrufbar.
Effizientes Projektmanagement
Das cloudbasierte Tool Asana ist eine wertvolle Unterstützung bei der Arbeitsstrukturierung, Planung und Visualisierung von Ideen. Projekte lassen sich vom Startpunkt bis zum Abschluss in allen Arbeitsschritten verwalten. Der Fortschritt wird mit Hilfe von Meilensteinen dargestellt, was gerade bei umfangreichen Projekten eine wertvolle Motivation ist. Über Schnittstellen kommunizieren Freelancer und Selbstständige in Asana direkt mit Kundinnen und Kunden oder Subunternehmen. Informationen zu Projektdeadlines, Terminen, Ideen und Dokumenten werden direkt über Asana ausgetauscht. Die praktische App ergänzt die Webversion. Die Basisvariante ist kostenfrei und ideal für Einsteiger. Die kostenpflichtigen Accounts bieten einen erweiterten Funktionsumfang.
Trello ist ebenso wie Asana ein hilfreiches Projektmanagement-Tool. Der Aufbau ist etwas intuitiver und einfacher im Vergleich zu Asana. Teams in beliebiger Größe haben mit Trello den Projektfortschritt im Blick und entwickeln gemeinsam Ideen. Besonders motivierend sind die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten der Trello-Boards, auf denen die eigenen Projekte abgebildet werden. Alle Teammitglieder erhalten Zugriff zu denselben Informationen und wissen genau, auf welchem Stand das Projekt ist, ganz ohne langwierige E-Mail-Kommunikation. Trello ist wie Asana browserbasiert und per App nutzbar. Die kostenfreie Basisvariante bietet alle Funktionen, um sofort starten zu können.
Slack ist ein weiteres beliebtes Projektmanagement-Tool. Der intelligente Messaging-Dienst kann mehr als nur Kommunikation. Über die Plattform lassen sich Unterhaltungen mit Kunden und Teammitgliedern in Channels organisieren. Neben der Kontaktdatenverwaltung können To-Dos in Memos erfasst werden. Die gemeinsame Dokumentenbearbeitung gelingt mit externen Diensten wie Google Drive oder Dropbox. Slack ist eine wertvolle Unterstützung im Community-Building. Die kostenfreie Variante ist für kleine Teams ausreichend. Wer viel Speicherplatz benötigt und dauerhaft auf die gesamte Kommunikation via Slack zugreifen möchte, nutzt am besten die kostenpflichtige Variante.
Berufsalltag organisieren: Kreativität als Lifehack! Bildquelle: Depositphotos.com
Ideen strukturiert festhalten
Mindmaps visualisieren und strukturieren die ersten Gedanken und Ideen zu einem Thema. Daraus entstehen kreative Lösungsansätze und fertige Kreationen. Mindmaps lassen sich auf einem Whiteboard oder einem Blatt Papier darstellen. Mit Online-Tools wie Mindmeister gelingt das Mind-Mapping auch digital. Das praktische daran: Die strukturierten Gedanken lassen sich ohne Umwege direkt mit dem eigenen Team teilen. Erste Gedanken können dem Auftraggeber mit Mindmeister auch in der frühen Ideenfindungsphase direkt präsentiert werden. Die kostenfreie Basisvariante bietet einen begrenzten Funktionsumfang, weshalb das günstige Abo bei intensiver Nutzung empfehlenswert ist. Viele Freelancer führen ein Business-Tagebuch. Mit den Apps Journey, Day One oder Diarium können Interessierte künftig auf Stift und Papier verzichten. Die strukturierte Oberfläche der jeweiligen App überzeugt mit einem ansprechenden Design und ist intuitiv bedienbar. Gedanken, Ideen und Erfahrungen werden in den Tagebuch-Apps genauso festgehalten, wie im klassischen Notizbuch.
Schrift und Papier sorgen für Entschleunigung
Ein Business-Tagebuch oder Bullet Journal helfen dabei, die eigenen Gedanken zu sortieren. Die zwischenzeitliche Arbeit mit Stift und Papier ist eine willkommene Abwechslung zur Bildschirmarbeit. Sie wirkt entschleunigend und hilft, den Fokus zu finden. Das kann sich positiv auf Motivation, Kreativität und Produktivität auswirken. Unterbrechen Sie in regelmäßigen Abständen die Arbeit am PC. Ordnen Sie Ihre Gedanken neu und halten Sie diese ganz klassisch auf Papier oder in einem Notizbuch fest. Mit der Sketchnoting-Technik werden eigene Notizen strukturiert und grafisch ansprechend festgehalten. Minimalistische Bilder, kleine Textschnipsel und grafische Elemente sind Teil der Ideenvisualisierung mittels Sketchnotes.
Fazit: Vielfalt an nützlichen Tools zur Strukturierung des Berufsalltags
Regelmäßige Pausen während der Arbeit am PC sind wichtig, um leistungsfähig zu bleiben und die Gedanken neu zu ordnen um die Kreativität zu entfalten. Pausenzeiten lassen sich mit Stift und Papier optimal nutzen, um eigene Gedanken zu Projekten festzuhalten. Sobald Ideen mit anderen Personen geteilt werden müssen, sind digitale Anwendungen unverzichtbar. Aufwendiges Einscannen und Kommunikation per E-Mail sind in der heutigen Projektarbeit nicht mehr zeitgemäß. Viele Tools vereinfachen die Kommunikation und Vernetzung mit Teammitgliedern und Auftraggebern. Durch kollaboratives Arbeiten im digitalen Umfeld entstehen aus ersten Ideen erfolgreiche Projekte. Viele der praktischen Online-Tools sind in einer kostenfreien Basisvariante verfügbar. Der Funktionsumfang ist meist ausreichend für kleinere Teams. Dieser Aspekt ist besonders praktisch für Solo-Selbstständige mit kleinem Budget. Größere Teams und anspruchsvolle User profitieren von günstigen Abogebühren der umfangreichen Premium-Versionen.
