Die Definition „Firmenkreditkarte“
Unternehmer können für ausgewählte Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte bei der Hausbank beantragen. Vorteilhaft ist, dass diese Karte direkt auf den Mitarbeiter ausgestellt werden kann, der diese nutzt. Somit wird die Zuordnung der unterschiedlichen Zahlungen für die Buchhaltung in Bezug auf die Spesen- oder Reisekostenabrechnung deutlich einfacher. Darüber hinaus entfallen die Vorschüsse, die von den Unternehmen an die Mitarbeiter zu zahlen sind, um die Firmen-bezogenenKosten auf der Geschäftsreise oder während einer Montage zu bestreiten.
Allerdings profitiert auch der Mitarbeiter. Denn für ihn sind die beruflichen Ausgaben somit ebenfalls deutlich leichter. Die Karte nehmen, zahlen und das war es. Damit gehört das Sammeln von Belegen, Rechnungen und Überweisungen der Vergangenheit an. Ein weiterer Vorteil ist, dass bei Reisen ins nicht-europäische Ausland das Wechseln von Geld in die Landeswährung entfällt, um nach einem Arbeitstag oder direkt nach der Ankunft etwas bezahlen zu können.
Die Firmenkreditkarte – Klarheit schaffen durch eine Nutzungsvereinbarung
Eine Firmenkreditkarte bringt viele Vorteile mit sich:
- Häufig bessere Konditionen als bei privaten Kreditkarten, bspw. gebührenfreie Abhebungen von Bargeld im Ausland oder längere Zahlungsziele.
- Die Bonitätsprüfung der einzelnen Mitarbeiter entfällt im Vergleich zur privaten Kreditkarte, da das Unternehmen haftet.
- Es sind in vielen Angeboten diverse Versicherungen enthalten, wie bspw. Reiserücktritt-, Gepäck- oder Auslandskrankenversicherung. Allerdings gelten diese nur dann, wenn der gesamte Flug oder der Mietwagen mit der Kreditkarte bezahlt wurde.
- Die Mitarbeiter müssen auf Geschäftsreisen weniger Bargeld mit sich tragen. Wird das Portemonnaie gestohlen, ist das Bargeld weg – die Karte lässt sich innerhalb von 24 Stunden sperren.
- Rückerstattungen bei Nutzung vieler Angebote (z. B. 5 Prozent des Gesamtpreises bei Hotelbuchungen).
- Firmenrabatte durch Auftragsbündelung bei vielen Unternehmen (oft bis zu 10 Prozent des Gesamtpreises).
Doch mit der Übergabe einer solchen Kreditkarte sollte der Mitarbeiter zugleich eine Nutzungsvereinbarung erhalten. Mit dieser stellt der Unternehmer sicher, dass er im Zweifelsfall nicht das Nachsehen hat.
Für Unternehmen und Arbeitnehmer Sicherheit schaffen
Erhält ein Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte, dann stellt das einen Vertrauensbeweis in ihn dar. Sicherlich ist es möglich, die einzelnen Posten im Nachgang zu diskutieren, aber in erster Linie sind die Ausgaben erfolgt. Geschäftsführer, Prokuristen und Buchhalter behalten dank Online-Banking den Zahlungsverkehr stets im Blick. Dadurch wird mehr Sicherheit für das Unternehmen geschaffen. Allerdings gibt es selbst für den Arbeitnehmer, der eine solche Kreditkarte ohne Nutzungsvereinbarung erhält, eine Unsicherheit rund um den regelkonformen Gebrauch. Besonders bei Dienstreisen gibt es einige Stolperfallen, die am Ende zu Streitigkeiten mit dem Arbeitgeber führen.
Für den Gebrauch der Geschäftskreditkarte gibt es keinerlei gesetzliche Regelung. Mit einer Nutzungsvereinbarung für die Mitarbeiter werden klare Rahmenbedingungen geschaffen, die für jeden klar erkenn- und jederzeit nachlesbar sind. Somit ist es Unternehmen möglich, die Regelung an die individuellen Bedürfnisse anzupassen.
Mit einer Nutzungsvereinbarung schaffen Sie Sicherheit für beide Seiten. Bildquelle: Stock Images by Depositphotos
Der Inhalt einer Nutzungsvereinbarung für Geschäftskreditkarten
Sobald die Regeln für eine Firmenkreditkarten-Nutzungsvereinbarung für Mitarbeiter erstellt sind, dient diese allen zur Orientierung. Folgende Punkte sollten allerdings unbedingt darin Beachtung finden.
- Nutzungsumfang – hier werden die Verwendungszwecke festgehalten. Zudem gilt es zu klären, ob es erlaubt ist Bargeld abzuheben oder ob die Karte für online Käufe eingesetzt werden darf. Ebenfalls kann definiert werden, was auf dem Zahlungsbeleg an Informationen stehen müssen.
- Sorgfaltspflichten des Nutzers – das Unternehmen kann hier präzise festlegen, wie die Kreditkarte zu verwahren ist, und ebenso Vorgaben zum Umgang mit den sensiblen Daten machen.
- Meldepflicht – der Arbeitgeber muss im Fall des Verlustes oder Diebstahls der Kreditkarte den Arbeitgeber sofort informieren. Alle zu ergreifenden Maßnahmen werden in der Nutzungsvereinbarung für Mitarbeiter festgelegt.
- Private Nutzung – individuell kann festgelegt werden ob und wenn ja, in welchem Umfang die Firmenkreditkarte für private Zwecke eingesetzt werden darf.
- Die Rechte des Arbeitgebers – das Unternehmen kann sich das Recht vorbehalten, zu jeder Zeit die Kreditkartenabrechnung unangemeldet zu überprüfen, die Karte zurückzufordern oder den Verwendungszweck neu zu bestimmen.
- Konsequenzen bei Missbrauch – der Arbeitgeber sollte grundsätzlich davon ausgehen, dass der Mitarbeiter die Karte verantwortungsbewusst umgeht. Aber dennoch sollten die Folgen von einem Fehlverhalten klar definiert werden.
- Rückgabe der Karte – die Firmenkreditkarte wird nur für die Dauer der Firmenzugehörigkeit überlassen – dies ist eigentlich selbstverständlich. Aber dennoch sollte in der Nutzungsvereinbarung der Fall der Fälle, festgehalten werden.
- Einverständniserklärung – der Arbeitnehmer muss die vorangegangenen Vorgaben bestätigen und in diese einwilligen.
All diese allgemeingültigen Punkte können Unternehmen nach eigenen, individuellen Bedürfnissen ausarbeiten. Dadurch kann eine Nutzungsvereinbarung zur Firmenkreditkarte einem Mitarbeiter zusätzliche Freiheiten eingeräumt werden oder der Gebrauch wird im Sinne des Unternehmens eingeschränkt.
Die wichtigen rechtlichen Aspekte
Eine Geschäftskreditkarte ist weder für die Lohnsteuer (LSt) noch für die Sozialversicherung (SV) relevant, da hier von einer rein beruflichen Nutzung ausgegangen wird. Sobald ein Unternehmen an seine Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte ausgibt, dann geht die Finanzverwaltung von einer Sachleistung aus. Der Grund ist, dass es sich dabei um eine gebührenfreie Überlassung und somit um einen geldwerten Vorteil für diese handelt. Von dieser Regelung sind Fälle ausgenommen, wo die Abrechnung über das private Konto der Mitarbeiter erfolgt. In dieser Hinsicht wird von einer Barzuwendung gesprochen.
Sobald in der Nutzungsvereinbarung für die Kreditkarte ein rein beruflicher Gebrauch vereinbart ist, dann spielt diese für die Sozialversicherungsbeiträge keine Rolle, da es sich dabei nicht um ein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt handelt.
Tipp zum Schluss
Wird die Kreditkarte von der Firma an den Arbeitnehmer für die private Nutzung ausgegeben, dann gelten für die Lohnsteuer und Sozialversicherung andere Regelungen als bei der rein beruflichen Nutzung.
