Schnellcheck: Hausverwaltung gründen
Sie suchen nach einer bestimmten Information zum Thema Hausverwaltung? Hier sind Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen.
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Voraussetzungen für die Gründung einer Immobilienverwaltung
Offiziell brauchen Sie keine bestimmte Qualifikation für die Gründung einer Hausverwaltung, sodass Sie mit der notwendigen Fortbildungsbereitschaft auch als Quereinsteiger eine Chance haben. Vorteilhafter ist es jedoch, wenn Sie über eine Ausbildung oder ein Studium im Immobilienfach oder im kaufmännischen Bereich verfügen. So können Sie auch gegenüber Kunden besser Ihre fachliche Expertise nachweisen. Berufserfahrung in der Branche ist ebenfalls empfehlenswert.
Persönliche Kompetenzen
Eine der wichtigsten persönlichen Eigenschaften für diese Arbeit ist Verantwortungsbewusstsein, denn bei der Hausverwaltung geht es um hohe Vermögenswerte. Ausgeprägtes Kommunikations- und Verhandlungsgeschick sind ebenso wichtig wie Problemlösungskompetenz und Kundenorientierung. Dabei müssen Sie sowohl Verständnis für die Bedürfnisse der Immobilieneigentümer als auch für die der Mieter mitbringen.
Mitunter sind auch diplomatische Fähigkeiten gefragt, damit Sie als WEG-Verwalter bei Konflikten zwischen den unterschiedlichen Interessengruppen vermitteln können. Da sich Marktbedingungen und rechtliche Vorgaben mitunter ändern, erfordert die Selbstständigkeit mit einer Hausverwaltung eine gewisse Flexibilität.
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Fachliche Voraussetzungen
Welche konkreten Fachkenntnisse Sie brauchen, hängt davon ab, worauf Sie sich mit Ihrer Hausverwaltung spezialisieren. Sie sollten Know-how in den folgenden wichtigsten Wissensbereichen mitbringen:
Ob für den Start oder während der laufenden Berufstätigkeit, Weiterbildung ist wichtig und wird von selbstständigen Immobilienverwaltern auch gesetzlich gefordert. Passende Möglichkeiten finden Sie unter anderem bei der IHK oder der Deutschen Immobilienakademie.
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Rechtliche Genehmigungen für Hausverwaltungen
Die Hausverwaltung ist ein erlaubnispflichtiges Gewerbe. Sie können es erst beim Gewerbeamt anmelden, wenn Sie eine Erlaubnis nach § 34c der Gewerbeordnung erhalten haben. Dafür brauchen Sie zwar keinen Sachkundenachweis, müssen jedoch einige andere Voraussetzungen erfüllen:
Den Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung stellen Sie bei der in Ihrer Region zuständigen Stelle. Das ist meist das Gewerbeamt oder die Industrie- und Handelskammer. Folgende Anlagen werden gefordert:
Bei Kapitalgesellschaften Kopie des Gesellschaftsvertrags und des Handelsregisterauszugs
Je nach Bundesland und Größe der Gesellschaft liegen die Kosten für die Erlaubnis zwischen etwa 200 und 2.000 €.
Wer sind die Kunden einer Hausverwaltung?
Kunden einer Hausverwaltung sind Eigentümer von Immobilien. Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwei Sparten: Mietimmobilien und Wohnungseigentümergemeinschaften. Die meisten Immobilienverwaltungen spezialisieren sich auf einen dieser Bereiche, da unterschiedliche rechtliche Vorschriften zu beachten sind. Generell besteht die Aufgabe einer WEG-Verwaltung darin, die Eigentümer bei ihren Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Immobilie zu entlasten.
Dienstleistung für einzelne Wohnungseigentümer
Die Verwaltung von Miethäusern und -flächen kann sich zwar auch auf Gewerbeimmobilien beziehen. Hier soll es jedoch um vermietete Wohngebäude gehen. Im Normalfall sind es Eigentümer von Mehrfamilienhäusern, die eine gewerbliche Hausverwaltung beauftragen. Die Art der Dienstleistungen und die Konditionen können sie mit den Eigentümern frei verhandeln und vertraglich vereinbaren. Um im Bereich dieser Wohnhäuser rechtssicher handeln zu können, brauchen Sie umfassende Kenntnisse im Mietrecht.
WEG-Verwaltung: Rechte & Pflichten
Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) entsteht, wenn mehrere Personen in einem Haus oder gemeinschaftlichen Wohnanlagen Eigentumswohnungen besitzen. Es gibt in diesem Fall immer eine gemeinsame Verantwortung für die Instandhaltung des Gebäudes, der Gemeinschaftseinrichtungen und Außenanlagen. Für die WEG-Verwaltung beauftragen diese Gemeinschaften häufig professionelle Immobilienverwalter.
Sie brauchen in diesem Fall für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums spezielle Kenntnisse im Wohnungseigentumsrecht. Als WEG-Verwalter werden Sie von der Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt und können auch wieder abberufen werden. Aufgaben einer WEG-Verwaltung sind im Wohnungseigentumsgesetz geregelt.
Startkosten decken dank Gründungszuschuss
Mit dem Gründungszuschuss können Sie, je nach Ihrer individuellen Situation, bis zu 20.000 € erhalten. Voraussetzungen dafür sind, dass Sie mindestens einen Tag arbeitslos gemeldet sind und Anspruch auf Arbeitslosengeld haben. Achten Sie bei der Beantragung auf Fristen. Als Anlagen brauchen Sie:
Miet- und Wohnungsverwaltung vs. WEG-Verwaltung: Die Unterschiede
Bei der Verwaltung von Mietimmobilien vereinbaren Sie die konkreten Leistungen und Befugnisse individuell mit den Eigentümern. Das gehört zu den typischen Aufgaben:
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Bei der WEG-Verwaltung müssen Sie das Wohnungseigentumsgesetz und die Gemeinschaftsordnung der WEG beachten. Das müssen Sie erledigen:
Gehören Hausmeistertätigkeiten zur Hausverwaltung?
Zu den Hausmeistertätigkeiten zählen verschiedene praktische Aufgaben wie die Pflege der Außenanlagen, kleine Reparaturen, Reinigungsarbeiten, Winterdienst oder die Überwachung der Gebäudetechnik. Diese Arbeiten zählen nicht zu den Kernaufgaben einer Hausverwaltung, ihre Beauftragung und Koordination jedoch schon.
Bei vielen Immobilienverwaltungen gehören diese Leistungen zum Angebotsspektrum, weil diese ihren Kunden damit einen besonderen Service bieten möchten. Häufig beauftragen sie externe Hausmeisterdienste mit diesen Arbeiten. Einige größere Unternehmen stellen dafür auch eigene Mitarbeiter ein.
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Brauche ich für die Gründung einer Hausverwaltung einen Businessplan?
Erstellen Sie unbedingt einen Businessplan, wenn Sie eine Hausverwaltung gründen. So können Sie bei der Gründung strukturiert vorgehen. Weiterhin brauchen Sie den Plan, wenn Sie Kredite oder Fördermittel wie den Gründungszuschuss beantragen möchten. Falls Ihr Eigenkapital nicht ausreicht und Sie nach Investoren suchen, interessieren sich diese ebenfalls für Ihren Businessplan.
Executive Summary
Die Executive Summary ist die Zusammenfassung der wesentlichen Punkte Ihres Businessplans. Sie soll den Lesern einen ersten Überblick verschaffen und vor allem das Geschäftsmodell kurz und verständlich erklären. Schreiben Sie diese Einleitung so, dass sie das Interesse der Leser weckt und diese von den Erfolgschancen Ihrer Gründung überzeugt.
Standort & Konzept
Achten Sie bei der Standortwahl auf die Nähe zu den Immobilien Ihrer potenziellen Kunden. So können diese und auch deren Mieter Ihr Büro schneller erreichen. Und auch Sie selbst müssen häufiger in den verwalteten Häusern vor Ort sein, etwa für Wohnungsübergaben oder Besichtigungen. Prüfen Sie, ob in der bevorzugten Region überhaupt ein Bedarf an Hausverwaltungen besteht oder ob schon zu viele dieser Unternehmen ansässig sind. Günstig ist es, wenn in der Nähe Ihres Standorts neue Wohnungen gebaut werden sollen. Gerade für den Anfang ist auch eine Tätigkeit im Home Office problemlos möglich.
Spezialisieren Sie sich zumindest am Anfang entweder auf die Verwaltung von vermieteten Häusern oder die WEG-Verwaltung. Auch im Bereich der Mietimmobilien gibt es Spezialisierungsmöglichkeiten, etwa auf Wohn- oder Gewerbeimmobilien. Als Alleinstellungsmerkmale eignen sich weiterhin zusätzliche Leistungen wie Hausmeisterdienste oder Concierge-Service im Angebotsspektrum. Mit einem kundenfreundlichen, transparenten Gebührensystem können Sie sich ebenfalls profilieren.
Es gibt im Bereich der Hausverwaltungen auch Franchise- und Lizenzsysteme. Wenn Sie ein solches nutzen, bringen Sie das hier mit an.
Markt- und Konkurrenzanalyse
Untersuchen Sie für die Marktanalyse, wie viele Immobilienbesitzer oder Wohnungseigentümergemeinschaften in der Region vorhanden sind und was diese von einer Hausverwaltung erwarten. Informieren Sie sich auch darüber, ob es in Zukunft Veränderungen geben wird, zum Beispiel durch Bauvorhaben.
Für die Konkurrenzanalyse überprüfen Sie, wie viele und welche Wettbewerber es in Ihrem Einzugsgebiet gibt. Analysieren Sie deren Leistungsspektrum, die Zielgruppen sowie Stärken und Schwächen. Wie gestalten die Konkurrenten ihre Preise? Gibt es eventuell eine Marktlücke, die Sie füllen können, zum Beispiel die Nachfrage nach einer bestimmten Leistung?
Rechtsform wählen
Die meisten Hausverwaltungen werden als Einzelunternehmen, GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) gegründet. Es gibt jedoch auch eine Einschränkung was die Wahl der Rechtsform für Hausverwaltungen betrifft:
Als Einzelunternehmer haben Sie die alleinige Entscheidungsfreiheit, haften aber für Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens auch mit Ihrem gesamten Privatvermögen. Sie können mit einer einfachen Gründung als Kleingewerbe starten. Wenn später die Voraussetzungen dafür nicht mehr gegeben sind, lassen Sie sich in das Handelsregister eintragen und agieren als eingetragene/r Kauffrau/-mann.
Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) können Sie mit Gesellschaftern oder allein gründen. Von Vorteil ist, dass die Haftung auf das Gesellschaftskapital beschränkt ist. Eine GmbH braucht ein Stammkapital (Eigenkapital) von mindestens 25.000 €. Zum Gründungszeitpunkt muss dieses mindestens zur Hälfte in das Unternehmen eingebracht worden sein.
Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) funktioniert grundsätzlich wie die GmbH. Der Unterschied besteht in den geringeren Anforderungen an das Stammkapital bei der Gründung. Dafür müssen Sie regelmäßig Teile Ihres Gewinns in eine Rücklage einstellen, bis ein Stammkapital von 25.000 Euro erreicht ist.
Lassen Sie sich zu diesem Thema individuell beraten. Sie können die Rechtsform später auch wechseln, zum Beispiel bei Expansionsplänen.
Organisationsstruktur
Beschreiben Sie hier, ob Sie allein oder im Team gründen. Werden Sie Mitarbeiter einstellen? Wie viele sollen es sein und welche Qualifikationen brauchen sie? Erklären Sie die geplante Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation und beschreiben Sie die wichtigsten Betriebsabläufe.
Finanzierung
Die detaillierte Finanzplanung ist ein wichtiger und anspruchsvoller Teil des Businessplans. Sie besteht aus der Umsatz- und Kostenplanung, der Rentabilitätsvorschau, dem Investitions- und Liquiditätsplan sowie der Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplanung.
Daraus ergibt sich auch der Kapitalbedarf für den Start. Wie werden Sie diesen mit Eigen- und Fremdkapital decken? Als Gründer profitieren Sie in vielen Fällen von Fördermitteln, etwa von geförderten Krediten oder dem Gründungszuschuss.
Die Finanzplanung ist eine komplexe Aufgabe. Es ist empfehlenswert, dafür professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen, zum Beispiel mithilfe eines AVGS-Gründercoachings. Wenn Sie einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein erhalten, ist diese Leistung für Sie kostenlos, ebenso wie die weitere fachliche Beratung bei Ihrer Gründung.
Marketing & Kundenakquise
Da viele Kunden zuerst im Internet nach einer Hausverwaltung suchen, ist eine professionelle Website unverzichtbar. Optimieren Sie diese für Suchmaschinen und schalten Sie gezielt Anzeigen mit Google Ads. Auf eigenen Social-Media-Profilen können Sie Ihr Unternehmen ebenfalls präsentieren.
Bauen Sie sich ein starkes berufliches Netzwerk auf, indem Sie Kontakte zu verschiedenen Akteuren der Immobilienbranche knüpfen. Nehmen Sie an Branchenveranstaltungen teil und verteilen Sie dort auch Ihre Visitenkarten.
Eine gut sichtbare Beschriftung an Ihrem Bürofenster oder an der Tür weckt die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden aus der Nachbarschaft. Mit einem einprägsamen Logo und einem Slogan bleiben Sie im Gedächtnis. Verteilen Sie auch Flyer an geeigneten Standorten.
SWOT-Analyse
Bei der SWOT-Analyse geht es darum, Ihre Stärken und Schwächen sowie die externen Chancen und Risiken zu bewerten und daraus Strategien abzuleiten. Zu den Stärken einer Hausverwaltung in der Startphase können zum Beispiel umfassende Erfahrungen und Fachkenntnisse des Inhabers gehören, zu den Schwächen eventuell eingeschränkte finanzielle Möglichkeiten.
Chancen bieten möglicherweise Bauvorhaben in der Nähe. Ein typisches Risiko ist drohender Immobilien-Leerstand, der unterschiedliche Ursachen haben kann.
Wenn Sie einen AVGS für ein Gründercoaching erhalten können, beantragen Sie diesen rechtzeitig. Das geht auch schon, wenn Sie von Arbeitslosigkeit bedroht sind. Denn so erhalten Sie unter anderem kostenlose Unterstützung bei der Erstellung des Businessplans, den Sie auch für den Antrag auf den Gründungszuschuss brauchen.
Gewerbe ja oder nein: Wann ist eine Hausverwaltung gewerblich?
Mitunter kommt es zu Unsicherheiten im Hinblick auf die Abgrenzung der gewerblichen Hausverwaltung von der Vermögensverwaltung nach § 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG. Für die reine Vermögensverwaltung müssten Sie kein Gewerbe anmelden, was auch steuerliche Auswirkungen hat.
Kennzeichnend für eine gewerbliche Tätigkeit ist, dass sie regelmäßig ausgeübt wird, auf Dauer angelegt ist und Gewinnerzielungsabsicht besteht. Es gibt Gerichtsurteile, nach denen bei Immobilienverwaltungen immer von einem Gewerbe ausgegangen wird, wenn pro Jahr mehr als 3 Verträge vermittelt werden oder wenn der Inhaber Mitarbeiter beschäftigt.
Die Hausverwaltung für Kunden, wie sie in diesem Artikel beschrieben wird, ist immer gewerblich. Denn auch unabhängig von Vertragsabschlüssen sind regelmäßig Verwaltertätigkeiten zu erledigen und es besteht generell eine Gewinnerzielungsabsicht, selbst wenn kein Gewinn erwirtschaftet wird.
Nicht gewerblich ist die Verwaltung eigener Immobilien, auch als Mitglied einer WEG, einer Familie mit Immobilienbesitz oder einer Erbengemeinschaft. In solchen Fällen liegt keine Gewinnerzielungsabsicht vor.
Welche Kosten bringt die Gründung einer Hausverwaltung mit sich?
Um Ihre eigene Hausverwaltung zu gründen brauchen Sie Startkapital für folgende Ausgaben:
Es ist ratsam, auch eine Reserve für unvorhergesehene Ausgaben einzuplanen, da bei der Gründung eines Unternehmens immer unerwartete Kosten auftreten können.
Achtung!
Wenn Sie Anspruch auf Arbeitslosengeld haben, verzichten Sie nicht auf den Gründungszuschuss. In Abhängigkeit von Ihrer individuellen Situation können Sie so insgesamt bis zu 20.000 € an Fördermitteln erhalten. Dafür müssen Sie mindestens einen Tag arbeitslos gemeldet sein und noch wenigstens 150 Tage Anspruch auf Arbeitslosengeld haben. Sie brauchen für den Antrag:
Planen Sie für den laufenden Geschäftsbetrieb folgende Kosten ein:
Kalkulieren Sie generell vorsichtig, halten Sie immer eine angemessene Liquiditätsreserve und planen Sie Ihren persönlichen Finanzbedarf mit ein.
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Auf Nummer sicher: Ihre Versicherungen
Für Hausverwaltungen besonders wichtig, und auch gesetzlich vorgeschrieben, ist eine Berufshaftpflichtversicherung, die Schadenersatzansprüche aufgrund von Vermögensschäden abdeckt. Mögliche Versicherungsfälle können in diesem Zusammenhang beispielsweise aus fehlerhaften Kostenberechnungen, nicht beanstandeten Fehlern von Dienstleistern oder dem verspäteten Einzug von Mieten resultieren. Deckungssummen von 500.000 Euro pro Versicherungsfall und einer Million Euro pro Jahr sind die gesetzlichen Mindestanforderungen.
Oft lässt sich diese Berufshaftpflicht auch zu einer Betriebshaftpflichtversicherung erweitern. Diese deckt auch Sach- und Personenschäden ab sowie Schadenersatzanforderungen, die aus den Fehlern Ihrer Mitarbeiter resultieren.
Sinnvoll kann weiterhin der Abschluss einer Rechtsschutzversicherung und einer Betriebsinhaltsversicherung für Ihr Büro sein. Notwendig sind darüber hinaus gegebenenfalls Fahrzeugversicherungen und die Sozialversicherung für Ihre Mitarbeiter. Melden Sie Ihr Unternehmen bei der Verwaltungsberufsgenossenschaft (VBG) an, auch wenn Sie noch keine Angestellten haben.
Denken Sie darüber hinaus auch an Ihre eigene Sozialversicherung und Altersvorsorge. Informieren Sie sich über die verschiedenen Optionen der gesetzlichen und privaten Versicherung.
Professionelle Buchhaltung: Das A und O
Als Hausverwalterin oder Hausverwalter übernehmen Sie einen Teil der Buchhaltung Ihrer Kunden, müssen aber auch Ihre eigenen Geschäftsvorfälle erfassen. Verwenden Sie dafür Software, die auf die besonderen Anforderungen der Hausverwaltung zugeschnitten ist.
Unverzichtbar ist ein eigenes Geschäftskonto, auch wenn Sie klein starten. Bewahren Sie sämtliche Belege auf, eventuell in digitaler Form unter Beachtung der GoBD. Für die Einrichtung der Buchhaltung, bestimmte Buchführungsaufgaben und Steuererklärungen können Sie die Dienste eines Steuerbüros in Anspruch nehmen.
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Fazit: Erfolgreich selbstständig mit eigener Hausverwaltung
Wenn Sie eine Hausverwaltung gründen, gehen Sie einer vielseitigen und gut skalierbaren Tätigkeit nach. Sie tragen dabei eine hohe Verantwortung, denn es geht um die Verwaltung großer Werte.
Gründen Sie mit einem gut durchdachten Konzept und einem Alleinstellungsmerkmal, das sich an der Marktsituation orientiert. Wenn Sie ein starkes Netzwerk aufbauen, sich kontinuierlich weiterbilden und flexibel auf Marktveränderungen reagieren, können Sie mit Ihrem Unternehmen langfristig erfolgreich sein.
