Richtig kündigen: Worauf Arbeitgeber achten müssen (inkl. Checkliste und Muster)

Kündigen – die drei wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie müssen einen Arbeitnehmer kündigen und suchen nach Informationen? Besonders häufig treten folgende Fragen auf:

Das folgende Video zeigt Ihnen, anhand eines Praxisbeispiels wie Sie Richtig kündigen:

Lernen Sie im nächsten Abschnitt die wichtigsten Grundlagen des Kündigungsrechts kennen.

Grundlagen zum Thema Kündigen auf einen Blick

Ein Arbeitsverhältnis kann sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer gekündigt werden, entweder ordentlich oder außerordentlich. Ordentlich zu kündigen, ist der Regelfall. Dabei ist in jedem Fall eine Kündigungsfrist einzuhalten und zusätzlich müssen Arbeitgeber nach der 6-monatigen Wartezeit den Kündigungsschutz beachten. Das bedeutet, es muss gemäß Kündigungsschutzgesetz (KSchG) ein verhaltens-, personen- oder betriebsbedingter Grund vorliegen. Zusätzlich gilt für bestimmte Mitarbeiter ein Sonderkündigungsschutz.

Eine außerordentliche, fristlose Kündigung sollte die Ausnahme sein. Denn für diese braucht es einen wichtigen Grund, der die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar macht. Kündigen müssen Sie dann innerhalb von 2 Wochen nach Bekanntwerden dieses Grundes. Außerordentliche Kündigungen erfolgen zwar meist verhaltensbedingt, kommen aber auch infrage, wenn ein Arbeitnehmer aufgrund eines Sonderkündigungsschutzes nicht ordentlich kündbar ist. Das betrifft z. B. Betriebsratsmitglieder, denen aus zwingenden betrieblichen Gründen gekündigt werden muss. In diesem Fall wird die Kündigungsfrist durch eine Auslauffrist ersetzt.

Gesetzliche Grundlagen einer Kündigung

Kündigungen und der Kündigungsschutz beruhen auf mehreren gesetzlichen Grundlagen. So regelt § 622 BGB die Kündigungsfristen und § 623 BGB schreibt die Schriftform der Kündigung vor. Bedeutung haben weiterhin das Kündigungsschutzgesetz sowie für den Sonderkündigungsschutz verschiedene weitere Gesetze, u. a. das MuSchG, das BEEG und das SGB IX. Darüber hinaus spielen individuelle tarif- und arbeitsvertragliche Regelungen eine Rolle.

Informieren Sie sich als Arbeitgeber gründlich über den Kündigungsschutz und die Kündigungsfristen. Denn dabei sind viele Details zu beachten, damit die Rechtmäßigkeit der Kündigung nicht in einem Kündigungsschutzverfahren widerlegt werden kann.

Aus der Praxis: Gründe für eine Kündigung durch den Arbeitgeber

Das Kündigungsschutzgesetz unterscheidet zwischen verhaltensbedingten, personenbedingten und betriebsbedingten Gründen, wenn es darum geht, ordentlich und fristgemäß zu kündigen. Daneben gibt es die außerordentlichen, fristlosen Kündigungen. Einige Beispiele sollen die verschiedenen Anlässe erläutern.

Verhaltensbedingt kündigen

Eine verhaltensbedingte Kündigung setzt immer ein konkretes Fehlverhalten des Arbeitnehmers voraus, mit dem er gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen hat. Im Normalfall wird danach nicht sofort gekündigt, sondern es gehen eine oder mehrere Abmahnungen voraus. Erst im Wiederholungsfall kündigen Sie. Schwere Fehler können aber auch zu einer fristlosen Kündigung führen.

Ein Grund für eine verhaltensbedingte Kündigung kann häufiges Zuspätkommen sein. Nach einem einmaligen Vorfall zu kündigen, wäre in diesem Fall nicht verhältnismäßig. Wenn sich dieses Fehlverhalten jedoch wiederholt und bereits eine oder mehrere Abmahnungen erfolgten, wäre fristgemäßes, verhaltensbedingtes Kündigen rechtmäßig.

Personenbedingt kündigen

Eine personenbedingte Kündigung folgt nicht aus einem Fehlverhalten des Arbeitnehmers, der Grund liegt jedoch trotzdem in seiner Person. Er kann diesen Grund i. d. R. nicht kurzfristig abstellen. Personenbedingt zu kündigen ist nur gerechtfertigt, wenn es dem Arbeitgeber nicht zugemutet werden kann, den Mitarbeiter weiter zu beschäftigen.

Ein Beispiel dafür wäre, dass einem Berufskraftfahrer der Führerschein entzogen wurde und er deshalb seine Aufgabe nicht mehr erfüllen kann. In diesem Fall ist jedoch vor dem Kündigen zu prüfen, ob es nicht andere passende Jobs im Unternehmen gibt.

Krankheitsbedingt kündigen

Die krankheitsbedingte Kündigung gehört zu den personenbedingten Kündigungen. Hier müssen die Interessen beider Seiten sehr gründlich gegeneinander abgewogen werden. Denn zum einen soll der Arbeitnehmer geschützt werden, zum anderen darf aber auch keine für den Arbeitgeber unzumutbare Situation entstehen.

Deshalb sind krankheitsbedingte Kündigungen nur unter strengen Voraussetzungen erlaubt. Durch häufige Fehlzeiten oder eine sehr lange Erkrankung müssen die betrieblichen Abläufe stark beeinträchtigt sein. Zusätzlich ist eine sogenannte Negativprognose erforderlich, welche besagt, dass der Arbeitnehmer auch in Zukunft seiner Arbeit nicht im erforderlichen Maß nachgehen können wird. Weiterhin muss der Arbeitgeber prüfen, ob er den Mitarbeiter an einem anderen, leidensgerechten Arbeitsplatz im Unternehmen einsetzen kann.

Betriebsbedingt kündigen

Die Ursachen für betriebsbedingte Kündigungen liegen nicht beim Arbeitnehmer, sondern beim Unternehmen. Angenommen, eine Abteilung mit 10 Mitarbeitern muss aus wirtschaftlichen Gründen geschlossen werden. Von den 10 Arbeitnehmern können 5 an einer anderen Stelle im Unternehmen arbeiten, aber den restlichen 5 muss gekündigt werden.

Hier ist die Sozialauswahl zu beachten, damit vorzugsweise den Arbeitnehmern gekündigt wird, die persönlich weniger stark davon betroffen sind. Eine Kündigung betrifft dann eher den 25-Jährigen ohne Familie und mit 2 Jahren Betriebszugehörigkeit statt den 40-Jährigen mit Kindern und 10 Jahren Betriebszugehörigkeit.

Fristlos kündigen

Im Gegensatz zu den bisher vorgestellten Formen der fristgemäßen Kündigung erfordert das fristlose, außerordentliche Kündigen einen schwerwiegenden Grund, der die Fortführung des Arbeitsverhältnisses für den Arbeitgeber unzumutbar macht. Das kann z. B. der Fall sein, wenn ein Arbeitnehmer Geschäftsgeheimnisse an die Konkurrenz weitergegeben hat.

Ablauf einer Kündigung

Kündigen sollte grundsätzlich der letzte Schritt sein, nachdem Sie versucht haben, bestehende Probleme auf andere Weise zu lösen. Das betrifft nicht nur verhaltensbedingte Kündigungen. Auch bei betriebs- und personenbedingten Gründen ist es empfehlenswert, nach anderen Wegen zu suchen, z. B. der Möglichkeit einer anderen Beschäftigung im Unternehmen. Führen Sie vor einer verhaltensbedingten Kündigung mindestens ein Mitarbeitergespräch und nutzen Sie Ihr Recht, eine Abmahnung auszusprechen.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann auch ein Aufhebungsvertrag eine günstige Alternative zum Kündigen sein. In Abhängigkeit von der konkreten Situation hat dieser sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber im Vergleich zur Kündigung bestimmte Vor- und Nachteile. Lesen Sie hierzu mehr auf unserer Seite zum Thema Aufhebungsvertrag.

Das muss eine Kündigung enthalten (inkl. Muster-Vorlage)

Damit eine Kündigung rechtsgültig ist, muss sie bestimmte Inhalte aufweisen und Formvorschriften erfüllen. Folgendes ist Pflicht: Schriftform auf Papier, eigenhändige Unterschrift einer dazu berechtigten Person, Name und Anschrift des Arbeitnehmers, Firmenname und Anschrift des Arbeitgebers, eindeutige Kündigungsaussage sowie der Kündigungstermin, zu dem das Arbeitsverhältnis endet.

Häufig enthalten Kündigungsschreiben noch weitere Bestandteile. Das ist der typische Aufbau, an dem Sie sich orientieren können, inklusive einiger Musterformulierungen:

Checkliste: Formalitäten bei einem Kündigungsschreiben auf einen Blick

Sie haben einen Kündigungsbrief geschrieben? Überprüfen Sie noch einmal anhand folgender Checkliste, ob Sie an alles gedacht haben:

Für die Wahrung der Kündigungsfrist ist es wichtig, dass Sie den Zugang des Schreibens beim Arbeitnehmer nachweisen können. Im Idealfall übergeben Sie es persönlich und lassen sich den Empfang bestätigen. Sie können den Kündigungsbrief aber auch als Einschreiben per Post versenden oder durch einen Boten übergeben lassen.

Nach der Kündigung – so geht es weiter

Nachdem Sie das Kündigungsschreiben überreicht bzw. versendet haben, stehen Sie vor weiteren Aufgaben. Behalten Sie als Arbeitgeber Folgendes im Blick:

Beachten bei der Entscheidung für oder gegen das Kündigen immer die konkrete Situation. Falls Sie nur schwer Fachkräfte finden, ist auch eine grundsätzlich berechtigte Kündigung nicht unbedingt die beste Lösung für Ihr Unternehmen.

FAQ: 10 wichtige Fragen zum Thema Kündigen auf einen Blick

Das Kündigungsrecht ist ein komplexer Themenbereich, sodass in diesem Zusammenhang häufig ganz spezielle Fragen auftauchen. Folgende FAQ-Antworten klären einige konkrete Details:

Lassen Sie sich bei Unsicherheiten von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten. Denn Fehler können zur Folge haben, dass ein Arbeitsgericht im Rahmen eines Kündigungsschutzverfahrens die Kündigung für unwirksam erklärt.

Fazit: Gut informiert kündigen

Bevor Sie als Arbeitgeber kündigen, informieren Sie sich genau über zulässige Gründe und formelle Anforderungen. Achten Sie besonders auf die Einhaltung der Kündigungsfrist, da diese für jeden Arbeitnehmer individuell berechnet werden muss. Sie können für ein Kündigungsschreiben Muster bzw. Formulierungshilfen nutzen, müssen diese aber an Ihre konkrete Situation anpassen.