Schnellcheck Onboarding – die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Sie suchen grundlegende Informationen zum Onboarding? Die folgenden Fragen und Antworten liefern einen ersten Überblick:
Das folgende Video zeigt Ihnen, wie Sie neue Mitarbeiter schnell und effizient einarbeiten:
Erfahren Sie im folgenden Abschnitt, warum jedes Unternehmen Wert auf ein gutes Onboarding legen sollte.
Vorteile und Ziele: Darum ist professionelles Onboarding unerlässlich
Wenn Sie neue Mitarbeiter mit strukturierten Maßnahmen fördern und so aktiv „an Bord holen“, spricht man von Onboarding. Aus den nachstehend genannten Gründen wirkt sich die Qualität dieser Einarbeitungsphase nachhaltig auf den Unternehmenserfolg aus:
Onboarding bedeutet nicht nur, dass fachliche Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt werden. Es gehört noch mehr dazu, wie der nächste Abschnitt zeigt.
Onboarding ist nicht gleich Onboarding
Onboarding ist ein komplexer Prozess, der darauf abzielt, den neuen Mitarbeiter umfassend in das Unternehmen zu integrieren. Achten Sie darauf, dass das auf jeder der im Folgenden genannten Ebenen geschieht:
Neben dieser inhaltlichen Untergliederung unterteilt man das Onboarding auch zeitlich in 5 Phasen, die Sie im nächsten Abschnitt kennenlernen.
Der Onboarding-Prozess: So läuft die Einarbeitung ab
Auch wenn der Schwerpunkt beim Onboarding auf den ersten Tagen im Unternehmen liegt, so beginnt der gesamte Prozess deutlich früher und dauert auch länger. Man unterscheidet 5 Phasen.
Phase 1: Preboarding
Zum Preboarding gehören alle Maßnahmen, die nach dem Abschluss des Arbeitsvertrags, aber noch vor dem eigentlichen Start des neuen Arbeitnehmers im Unternehmen durchgeführt werden. Eine der wichtigsten Aufgaben in dieser Phase ist die Aufstellung des persönlichen Einarbeitungsplans. Sie können dafür Vorlagen verwenden, sollten diese aber individuell an die konkrete Situation sowie das Wissen und die Erfahrungen des Neueinsteigers anpassen.
Planen Sie, welche Einweisungen, Trainings, Schulungen, Events oder sonstige Maßnahmen durchgeführt werden sollen, und jeweils den Zeitrahmen sowie die dafür verantwortlichen Kollegen. Dazu gehört auch, dass Sie diese informieren sowie Termine aufeinander abstimmen. Beispiele für Aufgaben in diesem Zusammenhang sind:
Legen Sie in dieser Phase auch die Personalakte an, kümmern Sie sich um Sozialversicherungs- und Steuerfragen und überprüfen Sie gegebenenfalls, ob die für die Ausübung der Tätigkeit notwendigen Befähigungsnachweise vorhanden sind. Informieren Sie weiterhin das Team, mit dem der neue Kollege direkt zusammenarbeiten wird, und vereinbaren Sie, wer ihm als Mentor zur Seite stehen soll.
Auch die Vorbereitung des Arbeitsplatzes gehört zum Preboarding, damit der neue Mitarbeiter ohne Verzögerung starten kann. Je nach Art der Tätigkeit kann u. a. Folgendes notwendig sein:
Halten Sie bereits während des Preboardings Kontakt zum neuen Mitarbeiter. Durch gelegentliche E-Mails oder Briefe zeigen Sie nicht nur, dass er in Ihrem Unternehmen willkommen ist, sondern Sie können ihn bereits mit ersten Informationen versorgen. Unverzichtbar ist die rechtzeitige Mitteilung des Treffpunkts und der Zeit für den ersten Arbeitstag.
Phase 2: 1. Arbeitstag und 1. Woche
Am 1. Arbeitstag und in der darauffolgenden Woche entsteht beim neuen Mitarbeiter der erste prägende Eindruck von Ihrem Unternehmen. In dieser Phase wird er mit vielen Informationen konfrontiert. Achten Sie darauf, ihn nicht zu über- oder unterfordern, sondern alles nach und nach in passenden Schritten zu vermitteln. Es ist empfehlenswert, dass Sie ihm einen übersichtlichen Unternehmensguide mit wichtigen Kontaktdaten, einem Organigramm und FAQ-Antworten übergeben, oder diesen in digitaler Form zur Verfügung stellen.
Nach der persönlichen Begrüßung am vereinbarten Treffpunkt folgt ein Gespräch, in dem grundlegende Abläufe, das Onboarding sowie die konkreten Pläne für die nächsten Tage erklärt werden. Übergeben Sie den persönlichen Einarbeitungsplan. Besprechen Sie gegenseitige Erwartungen, signalisieren Sie Gesprächsbereitschaft und bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie sich auf die Zusammenarbeit freuen.
Jetzt ist es Zeit, dass der neue Mitarbeiter sein Team und falls vorhanden seinen Mentor kennenlernt. Wenn die Möglichkeit besteht, bietet sich dafür ein gemeinsames Essen an. Danach oder an einem der folgenden Tage werden bei einem Unternehmensrundgang weitere Abteilungen / Verantwortungsbereiche, die Produkte und wichtige Ansprechpartner vorgestellt.
Dann beginnt die Einarbeitung nach Plan. Nach der ersten Woche ist es Zeit für ein Mitarbeitergespräch, in dem Sie sich über die gewonnenen Erfahrungen austauschen, den Einarbeitungsplan bei Bedarf korrigieren und das bereits Erreichte würdigen.
Phase 3: Orientierung
In der Orientierungsphase wird ein großer Teil des notwendigen Wissens und der Fähigkeiten vermittelt. Je nach Art der Stelle gelingt das u. a. mit folgenden Maßnahmen:
Auch regelmäßige Feedbackgespräche sind in dieser Phase von hoher Bedeutung und sollten in kürzeren Abständen durchgeführt werden, zum Beispiel wöchentlich.
Phase 4: Vertiefung
Nun arbeitet der neue Angestellte bereits weitestgehend selbstständig und übernimmt nach und nach mehr Verantwortung. Ergänzend absolviert er Schulungen, Workshops oder ähnliche Bildungsmaßnahmen zur Vertiefung und Festigung der Fähigkeiten. Wichtig ist weiterhin die soziale Integration durch Teambildung, Konferenzen und Ähnliches.
Feedbackgespräche sind auch jetzt noch relevant, finden aber in größeren Abständen statt. Hier können Sie neben der gemeinsamen Auswertung und der positiven Würdigung des Erreichten auch überprüfen, ob der Einarbeitungsplan angepasst werden sollte.
Phase 5: Detailoptimierung und Mitarbeiterbindung
Widmen Sie sich jetzt verstärkt der Mitarbeiterbindung, damit der gut eingearbeitete Angestellte dem Unternehmen erhalten bleibt. Dazu trägt u. a. Folgendes bei:
Das Onboarding ist weitestgehend abgeschlossen und nur einige Details müssen gegebenenfalls noch korrigiert werden. Um das herauszufinden, werten Sie gemeinsam mit dem neuen Kollegen die bisherige Einarbeitung aus. Oft, aber nicht zwangsläufig, endet mit dieser Phase auch die Probezeit.
Klassische Maßnahmen für gutes Onboarding
Bestimmte Maßnahmen sind typisch für das Onboarding und kommen in vielen Unternehmen zur Anwendung. Das gehört dazu:
Das sind die am häufigsten angewendeten Maßnahmen. Vielleich haben Sie oder Ihre Mitarbeiter aber auch eigene Ideen, wie Sie den Einarbeitungsprozess in Ihrem Unternehmen gestalten können. Den individuellen Ideen sind hierbei keine Grenzen gesetzt.
Praxisbeispiele: So läuft die Mitarbeitereinführung in großen Unternehmen
Es gibt viele Möglichkeiten für ein interessantes und individuelles Onboarding, mit dem neuen Kollegen ein optimaler Start ermöglicht wird. Was sich am besten eignet, hängt auch von der Art und Philosophie Ihres Unternehmens ab. Holen Sie sich Anregungen bei bekannten Unternehmen!
Twitter: Vom gemeinsamen Essen bis zum Willkommens-Paket
Bei Twitter frühstücken neue Mitarbeiter an ihrem ersten Arbeitstag mit einem Manager, bevor sie an einem Unternehmensrundgang teilnehmen. Mittags essen sie gemeinsam mit ihrem Team und lernen so ihre direkten Mitarbeiter näher kennen. Am komplett eingerichteten Arbeitsplatz erwartet sie ein Willkommenspaket.
Es gibt Kleingruppen-Meetings, die speziell für Neueinsteiger durchgeführt werden, und allgemeine Informationen zum Unternehmen vermitteln. Zusätzlich werden wöchentlich speziell für neue Mitarbeiter Präsentationen durchgeführt, und zwar abwechselnd von verschiedenen Managern. So können Neueinsteiger nach und nach viele wichtige Ansprechpartner persönlich kennenlernen.
Netflix: Persönliche Kontakte im Fokus
Bei Netflix legt man großen Wert darauf, neue Mitarbeiter von Anfang an in wichtige Projekte einzubinden, um schnelle Erfolgserlebnisse zu schaffen. Alle Neueinsteiger treffen sich zu Beginn persönlich mit Top-Führungskräften.
Der Arbeitsplatz ist beim Start vollständig eingerichtet. Sobald weitere Arbeitsmittel benötigt werden, erhält man diese unkompliziert und schnell über ein Self-Service-Portal. Jedem neuen Kollegen wird für die Zeit der Einarbeitung ein Mentor zugewiesen.
DATEV: Newsletter schon vor dem Start
DATEV informiert neue Mitarbeiter ab 9 Wochen vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn mit wöchentlichen Mails über das Unternehmen und den Arbeitsalltag. Auch direkt nach dem Start gibt es ca. einen Monat lang tägliche eine Mail mit nützlichen Tipps. Zusätzlich können im Intranet alle Informationen und Angebote für neue Mitarbeiter zentral abgerufen werden.
Mehrmals im Jahr wird auf dem IT-Campus in Nürnberg ein „Welcome Day“ für neue Kollegen durchgeführt, was in der pandemiegeprägten Zeit auch online gut funktioniert hat. Das Welcome-Paket am ersten Arbeitstag trägt ebenfalls zu einem angenehmen Start bei.
Facebook: 6 Wochen Bootcamp
Das Onboarding-Programm dauert bei Facebook 6 Wochen. Während dieser Zeit arbeiten die neuen Kollegen, unterstützt von Mentoren, in verschiedenen Teams. So können sie testen, wo ihre besonderen Interessen und Stärken liegen.
Von Anfang an werden die Neueinsteiger gefordert, beispielsweise indem sie innerhalb relativ kurzer Zeit bestimmte Probleme lösen müssen. Sie sollen schnell dazu in der Lage sein, Herausforderungen anzunehmen. Nach diesem sechswöchigen Onboarding-Bootcamp können die Teilnehmer entscheiden, ob und in welchem Bereich sie bei Facebook arbeiten möchten.
Zappos: Unternehmenskultur im Test
Bei Zappos legt man besonders großen Wert darauf, dass neue Mitarbeiter zum Unternehmen passen und gut mit ihren Kollegen harmonieren. Deshalb absolviert jeder vor dem eigentlichen Start einen fünfwöchigen Kurs, bei dem die Unternehmenskultur und -werte im Mittelpunkt stehen.
Erst danach sollen sich die Teilnehmer darauf festlegen, ob sie bei Zappos arbeiten möchten. Um sicherzugehen, dass diese Entscheidung bewusst und ehrlich getroffen wird, bietet ihnen das Unternehmen 2.000 Dollar, falls sie sich dagegen entscheiden.
Exkurs: Digitales Onboarding – wie geht das?
Die Corona-Pandemie hat viele Unternehmen vor die Herausforderung gestellt, dass nicht nur die Arbeit an sich, sondern auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter online durchgeführt werden mussten. Unabhängig davon gibt es Branchen, in denen Remote-Arbeit generell vorherrscht, und wo auch das rein digitale Onboarding schon lange ein Thema ist. Bei vielen Tätigkeiten geht das jedoch nicht, da praktische Anweisungen und persönlicher Kontakt zu Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern unverzichtbar sind.
Wenn die Arbeit jedoch ausschließlich online erledigt werden kann, ist eine rein digitale Mitarbeitereinführung grundsätzlich möglich. Lediglich die soziale Integration ist in diesem Fall schwieriger, da zum Beispiel gemeinsame Pausen, der persönliche Kontakt und ungezwungene Gespräche entfallen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, dem gegenzusteuern, etwa durch einen Team-Chat für Privates oder virtuelle Kaffeepausen mit Kollegen. Plattformen wie MS Teams, Skype oder Zoom helfen dabei, dies umzusetzen.
In Zukunft dürfte für viele Unternehmen eine hybride Lösung aus digitalem und Präsenz-Onboarding sinnvoll sein, zumal die dafür notwendigen Strukturen und Voraussetzungen jetzt in vielen Unternehmen vorhanden sind. Denn digitale Angebote ermöglichen häufig mehr Flexibilität. Das kann beispielsweise so aussehen, dass sich Mitarbeiter durch tätigkeitsspezifische E-Learning-Angebote das notwendige theoretische Wissen selbst aneignen, aber praktische Anweisungen und Trainings direkt im Unternehmen durchgeführt werden.
Falls Sie beabsichtigen, das Onboarding (fast) vollständig zu digitalisieren, müssen Sie die gleichen Voraussetzungen schaffen, wie für Remote-Work generell. Dazu gehören im Wesentlichen:
Wenn Sie Präsenz-Onboarding mit unternehmensspezifischen E-Learning-Angeboten ergänzen möchten, können Sie dafür spezielle Autoren-Tools nutzen. Diese erlauben das Erstellen von Lerninhalten wie Kursen, Simulationen, Videoinhalten oder Quiz-Abfragen. Empfehlenswert sind weiterhin eine Plattform mit wichtigen Informationen für Neueinsteiger sowie Chats und Foren für alle Angestellten.
10 Tipps für gutes Onboarding
Sie fragen sich, worauf Sie beim Onboarding besonders achten müssen und wie sich dieser Prozess effizient gestalten lässt? Beachten Sie dazu folgende Tipps:
Tipp 1: Stets ein offenes Ohr haben
Stehen Sie sowohl dem neuen Mitarbeiter als auch seinen Kollegen als Ansprechpartner zur Verfügung und kommunizieren Sie diese Bereitschaft auch.
Tipp 2: Wertschätzung zeigen
Sparen Sie nicht mit Lob und Anerkennung, denn Wertschätzung von Tag 1 an wirkt motivierend.
Tipp 3: Regelmäßiges Feedback
Planen Sie regelmäßige Feedbackgespräche ein, in denen Sie nicht nur Rückmeldung geben, sondern vor allem den Dialog anregen. Fragen Sie den Mitarbeiter nach seiner Meinung und eventuellen Verbesserungsvorschlägen.
Tipp 4: Nicht an der falschen Stelle sparen
Gutes Onboarding verursacht Aufwand. Dieser lohnt sich aber, wenn man im Gegenzug die positiven Effekte betrachtet.
Tipp 5: Überforderung vermeiden
Der neue Kollege muss während der Einarbeitungszeit viele Informationen und Eindrücke verarbeiten. Planen Sie das Onboarding so, dass diese in sinnvollen Etappen Schritt für Schritt vermittelt werden. So vermeiden Sie demotivierende Überforderung.
Tipp 6: Geeignete Prozesse standardisieren
Für gleichartige Arbeitsstellen lassen sich Teile des Onboardings standardisieren, sodass Sie beispielsweise eine Vorlage für den Einarbeitungsplan erarbeiten oder Prozesse vordefinieren können, die dann individuell angepasst werden.
Tipp 7: Software nutzen
Wenn Sie bereits Software für Ihre Personalverwaltung verwenden, enthält diese möglicherweise auch Funktionen für das Onboarding, oder entsprechende Module sind zusätzlich erhältlich. Das können beispielsweise Checklisten oder die Vorlage für einen Unternehmensguide sein.
Tipp 8: Motivierende Bildungsangebote integrieren
Für das Onboarding spielt die Wissensvermittlung eine wichtige Rolle. E-Learning-Angebote, eventuell auch mit spielerischem Charakter, fördern nicht nur neue Mitarbeiter.
Tipp 9: Ausreichend Vorbereitungszeit einplanen
Das Onboarding muss auch auf organisatorischer Ebene gut vorbereitet werden. Planen Sie realistisch ein, wie viel Zeit etwa für die Bereitstellung von Dienstkleidung oder Lizenzen benötigt wird.
Tipp 10: Schwerpunkte setzen
Überlegen Sie, was in Ihrem Unternehmen und für die konkrete Stelle besonders relevant ist, und richten Sie das Onboarding daran aus. Das können neben den obligatorischen fachlichen Anforderungen beispielsweise die Unternehmenskultur, Problemlösungskompetenz oder Teamfähigkeit sein.
Erfolgreiche Onboarding-Prozesse zu implementieren, erfordert Erfahrung. Hinterfragen Sie deshalb Ihre Maßnahmen, suchen Sie nach Optimierungspotenzialen und holen Sie Feedback von Ihren Angestellten ein.
Fazit: Onboarding als Basis für die erfolgreiche Zusammenarbeit
Die Qualität des Onboardings entscheidet in hohem Maß darüber, wie schnell und gut ein neuer Mitarbeiter produktiv sein kann und sich an das Unternehmen bindet. Deshalb ist es wichtig, dass Sie dabei konzeptionell vorgehen. Orientieren Sie sich an den Besonderheiten der 5 Phasen, gestalten Sie die Inhalte aber so, dass sie zum individuellen Profil Ihres Unternehmens passen. Legen Sie während des gesamten Prozesses besonderen Wert auf einen funktionierenden Informationsfluss und intensiven Dialog.
