Schnellcheck Change Management – die wichtigsten Fragen auf einen Blick
In Ihrem Unternehmen stehen Veränderungen an und Sie möchten deshalb mehr über das Change Management wissen? Hier sind die Antworten auf grundlegende Fragen:
Erfahren Sie im nächsten Abschnitt mehr über das Change Management und die Abgrenzung von der Organisationsentwicklung.
Kurzcheck: Definition Change Management
Das Change Management umfasst die Planung, Durchführung und Kontrolle von Änderungsprozessen, die aufgrund gewandelter Rahmenbedingungen notwendig geworden sind. Es geht darum, vorhandene Strukturen und Abläufe zu verändern, damit das Unternehmen neuen Anforderungen gerecht werden kann. Die allgemeine Schnelllebigkeit der heutigen Zeit erfordert häufige Change-Prozesse. Kleinunternehmen oder Selbstständige, die ein Kleingewerbe anmelden, sind davon ebenso betroffen wie internationale Konzerne. Unternehmer sollten daher das Thema dauerhaft im Blick behalten, um frühzeitig agieren zu können, falls ein Wandel bevorsteht. Denn schnelles Reagieren verhindert Zeitdruck und erhöht die Erfolgschancen des gesamtes Change-Prozesses.
Obwohl sich die Organisationsentwicklung ebenfalls mit Veränderungen beschäftigt, unterscheidet sie sich in einigen wichtigen Punkten vom Change Management. Es handelt sich dabei um einen anhaltenden Prozess, während beim Change Management ein konkretes Ziel im Mittelpunkt steht, nach dessen Erreichung das Change-Projekt abgeschlossen ist. Weiterhin beteiligt die Organisationsentwicklung in stärkerem Maße alle Mitarbeiter und berücksichtigt deren Interessen. Das Change Management verfolgt vorwiegend einen Top-down-Ansatz innerhalb der Organisation.
Change Management: Beispiele für den Einsatz
Die Notwendigkeit eines Change-Prozesses ergibt sich immer aus veränderten Rahmenbedingungen und daraus folgenden neuen Anforderungen. Diese Ursachen lösen häufig Veränderungsbedarf aus:
Beachten Sie!
Für Unternehmen ist es wichtig, diese Dynamiken in ihrem Umfeld rechtzeitig zu erkennen und schnell darauf zu reagieren.
Modelle des Change Managements, die sich in der Praxis bewährt haben
Um den Change-Management-Prozess zu beschreiben und Anregungen für seine Umsetzung zu geben, sind mehrere Modelle entwickelt worden, wovon drei im Folgenden vorgestellt werden. Alle diese Ansätze beschreiben das Veränderungsmanagement als Prozess, der in mehreren Stufen abläuft. Die Anwendung detaillierterer Modelle mit vielen Stufen ist umso sinnvoller, je umfangreicher und komplexer die anstehenden Veränderungen sind.
3-Phasen-Modell von Kurt Lewin
Dieses Modell konzentriert sich darauf, die Widerstände zu minimieren, welche jedem Change-Management-Prozess entgegenstehen. Es bezieht sich allgemein auf Gruppen von Menschen und gilt somit auch für Unternehmen. Lewin beschreibt folgende Phasen:
Hinweis:
Kritiken an diesem Modell beziehen sich darauf, dass die Refreezing-Phase aufgrund der schnelllebigen Entwicklungen im Unternehmensumfeld an Bedeutung verliert.
5-Stufen-Modell von Wilfried Krüger
Dieses Modell teilt den Change-Prozess in 5 wesentliche Phasen ein. Dabei bezieht es sich speziell auf Unternehmen und Organisationen:
Das Modell bildet den Rahmen für die flexible Ausgestaltung der einzelnen Schritte entsprechend der individuellen Situation des Unternehmens.
8-Phasen-Modell von John P. Kotter
John P. Kotter hat das Modell von Kurt Lewin weiterentwickelt und 8 Stufen für das Change-Management herausgearbeitet:
Dieses Modell stellt vor allem den großen Einfluss der Führungskräfte bei der Umsetzung des Change Managements heraus.
Die 10 wichtigsten Schritte für Erfolg im Change Management
Neben den vorgestellten Modellen gibt es noch weitere, die das Change Management beschreiben. Diese unterscheiden sich, gehen aber in jedem Fall von mehreren Stufen aus. In der Praxis haben sich daraus ableitend folgende Schritte bewährt:
- 1Erkennen des Veränderungsbedarfs
Wenn Probleme auftreten, eine Krise zu befürchten ist, oder sich bestimmte Entwicklungen im Umfeld auf das Unternehmen auswirken könnten, sollten Sie analysieren, ob es einen Veränderungsbedarf gibt. Das beschränkt sich nicht auf negative Einflüsse. Auch neue Chancen bieten durch einen rechtzeitig durchgeführten Veränderungsprozess lohnenswerte Perspektiven. - 2Anstoßen der Veränderung
Change-Projekte starten nicht von selbst, sondern müssen aktiv angestoßen werden, im Normalfall vom Management oder Ihnen als Gründer. Dabei ist mit Widerstand zu rechnen, da die meisten Menschen lieber am Bewährten und Gewohnten festhalten. - 3Einbeziehung aller Betroffenen
Um den Widerstand so gering wie möglich zu halten, müssen alle vom Veränderungsprozess Betroffenen rechtzeitig informiert werden. So sinkt auch die Gefahr für Gerüchte und Spekulationen. - 4Aufbau und Befähigung des Projektteams
Je nach Größe Ihres Teams, wird das Change-Projekt von Ihnen, einem Change Manager oder bestenfalls von einem Team geleitet, in dem Experten aus verschiedenen betroffenen Bereichen vertreten sind. Diese müssen durch Schulungen, Trainings oder Ähnliches auf ihre Aufgabe vorbereitet werden. Viele Unternehmen nutzen dafür externe Beratung und Unterstützung. - 5Definition eines übergeordneten Ziels
Was soll der Change-Prozess bewirken? Ausgehend vom Veränderungsbedarf wird das übergeordnete Ziel definiert, z. B. Expansion in einen zukunftsweisenden Markt, Anpassung des Produktprogramms an die geänderte Nachfrage oder Kostensenkung in bestimmten Bereichen. - 6Ableitung von Strategien
Welche Maßnahmen sind zur Erreichung des übergeordneten Ziels notwendig? Das Projektteam erarbeitet gemeinsam die Strategien und befragt dafür auch die betroffenen Mitarbeiter. - 7Konkrete Planung
Die Strategie wird verfeinert. Sie legen konkrete Schritte fest, planen Zwischenziele und Termine sowie das Budget. Wo es möglich ist, sollten Sie messbare KPIs festlegen. Diese erleichtern die Erfolgskontrolle. - 8Analyse der Schwachstellen
Bestimmte Risiken, auf die weiter unter noch eingegangen wird, können ein Change-Projekt ausbremsen oder scheitern lassen. Deshalb ist es wichtig, eventuelle Schwachstellen zu analysieren und diesen besondere Aufmerksamkeit zu widmen. - 9Überwachen des Fortschritts
Anhand der festgelegten Zwischenziele und KPIs wird der Erfolg regelmäßig überwacht. Bei Abweichungen sind geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um das Change-Projekt voranzubringen. - 10Erfolge sichern und kommunizieren
Wenn sich gewünschte Veränderungen eingestellt haben, müssen diese mit geeigneten Maßnahmen gefestigt werden. Sonst besteht die Gefahr, dass sich nach und nach wieder der alte Zustand einstellt. Denken Sie auch daran, Erfolge zu kommunizieren, um die Mitarbeiter zu motivieren.
Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil des Change Managements. Erfahren Sie im nächsten Abschnitt mehr über geeignete Kanäle.
Kanäle des Change Managements
Rechtzeitig Transparenz zu schaffen, zu erklären und zu überzeugen - das sind wichtige Voraussetzungen dafür, dass der Change-Prozess gelingen kann. Je mehr sich die Mitarbeiter einbezogen fühlen, desto geringer werden die Widerstände sein. Dabei muss diese Kommunikation nicht nur einseitig ablaufen, sondern es sollte ein Dialog entstehen. Beim Veränderungsmanagement arbeitet man mit verschiedenen Kommunikationskanälen. Dabei eignet sich jede Methode jeweils für bestimmte Situationen und Mitarbeitergruppen:
Change Management in der Praxis: zwei Beispiele
1. Beispiel: Mehr Unabhängigkeit durch einen Onlineshop
Ein produzierendes Unternehmen möchte sich von Zwischenhändlern unabhängig machen und seine Produkte zusätzlich direkt über einen eigenen Onlineshop und andere Internet-Verkaufsplattformen vertreiben. Es gibt dieses Vorhaben der gesamten Belegschaft über das Firmenmagazin bekannt. Zusätzlich nehmen die direkt davon betroffenen Mitarbeiter an einem Meeting mit einer Präsentation der ersten Ideen durch die Geschäftsführung teil. Sie können dort Fragen stellen und ihre eigenen Gedanken einbringen.
Anschließend wird ein Projektteam gebildet, das sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit den Veränderungen planen, initiieren und überwachen soll. Im Verlauf des Veränderungsprozesses veranstaltet es einige Workshops, in denen Betroffene aktuelle Fragen und Probleme klären.
Das Projektteam beschließt gemeinsam mit den Vertriebsmitarbeitern, wer sich zu den Themen E-Commerce und Online-Marketing weiterbilden wird, um für die neuen Aufgaben fit zu sein, und welche Aufgaben von externen Dienstleistern übernommen werden (z. B. Aufbau des Onlineshops). Weiterhin analysiert es, wie sich der Workflow im Unternehmen ändern muss, damit flexible Reaktionen auf die Wünsche der Endkunden möglich sind.
Die Mitarbeiter werden über Zwischenerfolge wie die Eröffnung des Onlineshops oder erste Verkäufe über bekannte Plattformen informiert. Sobald deutliche Verkaufserfolge erkennbar sind, gibt es für alle Beteiligten einen Grund zum Feiern.
2. Beispiel: Neuausrichtung des Produktprogramms aufgrund neuer Konkurrenz
Ein Unternehmen sieht sich durch einen neuen Konkurrenten bedroht. Die Geschäftsführung erarbeitet deshalb eine Strategie, welche im Wesentlichen die Neuausrichtung des Produktprogramms vorsieht. Nur so kann die Abgrenzung von der Konkurrenz und damit die Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit gelingen.
Die anstehenden Veränderungen sind jedoch tiefgreifend und haben zur Folge, dass sich viele Arbeitsabläufe und Prozesse im Unternehmen grundlegend ändern werden und dass einige Mitarbeiter neue Fähigkeiten erwerben müssen. Deshalb bildet man ein Projektteam für das Change-Management, welches nicht nur sämtliche Veränderungsprozesse plant und koordiniert, sondern vor allem die Angestellten überzeugen und motivieren muss.
Dafür ist es wichtig, das Vorhaben rechtzeitig über ein Rundschreiben bekannt zu geben und plausibel zu begründen. Es werden auch Meetings und individuelle Gespräche angeboten. Zusätzlich können Teambuilding-Maßnahmen Konflikte unter den Mitarbeitern und den Widerstand gegen die Veränderungen reduzieren.
Sobald Mitarbeiter erfolgreich Weiterbildungen abgeschlossen haben, veränderte Produktionsstrecken laufen oder die ersten Produkte des neuen Sortiments erfolgreich verkauft wurden, ist das Erfolgsmeldungen wert. Am Ende des erfolgreichen Change-Prozesses sollte eine Belohnung für alle Betroffenen stehen.
10 Risiken und häufige Fehler beim Change Management
Veränderungen innerhalb einer Organisation durchzusetzen ist nie einfach, weshalb der Kampf gegen Widerstände und die Überzeugungsarbeit Hauptaufgaben im Veränderungsmanagement sind. Dieses wird durch bestimmte Risiken oder typische Fehler erschwert oder kann sogar scheitern. Das sind die häufigsten Gründe dafür:
1. Keine klare Zieldefinition
Das Ziel darf nicht zu diffus sein, weil die Mitarbeiter sonst den konkreten Nutzen nicht erkennen. Beispiel: Anstatt nur eine Änderung des Produktprogramms in Aussicht zu stellen, sollte das Change Management kommunizieren, dass sich das Unternehmen mit der Umgestaltung der Produktpalette bewusst von dem neuen Konkurrenten abgrenzen möchte.
2. Unzureichende Kommunikation
Gelingende Kommunikation ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für das Change Management, da sich nur so Widerstände gegen Veränderungen auflösen lassen. Dabei sollten Führungskräfte den Mitarbeiten auch Gelegenheit zum Feedback geben. Es ist wichtig, Bedenken und Unsicherheiten nicht zu ignorieren, sondern darauf einzugehen, um diese abzubauen.
3. Zeitdruck
Nur mit einer durchdachten und transparenten Planung kann das Change Management gelingen. Unter Zeitdruck wird oft nachlässig geplant und auch der gesamte Prozess kann nicht stringent genug durchgeführt werden. Deshalb müssen Veränderungsprozesse rechtzeitig angestoßen werden und nicht erst, wenn ernsthafte Probleme oder gar eine Krise abzusehen sind.
4. Fehlende Ressourcen
Veränderungsmanagement funktioniert nicht ohne ausreichend personelle und finanzielle Ressourcen. Diese müssen eingeplant werden, damit das Change-Projekt nicht scheitert.
5. Hierarchien
Wenn in einem Unternehmen noch starre Hierarchien vorhanden sind, besteht eine besonders hohe Gefahr von Machtkämpfen, die den Erfolg des Change-Prozesses gefährden können. Trotzdem sind vor allem in solchen Unternehmen Veränderungen oft dringend notwendig. Das Change Management muss dieses Risiko ganz besonders im Auge behalten.
6. Ignorieren von Konflikten
Konflikte und Widerstände sind Begleiter aller Change-Projekte. Ein Fehler wäre es jedoch, diese einfach zu ignorieren und zu übergehen. Konflikte müssen auf jeden Fall gelöst werden und Widerstand, der ernstgenommen wird, kann sogar eine Quelle für wertvolles Feedback sein.
7. Zu radikale Änderungen
Je radikaler und umfassender die Änderungen im Unternehmen sein sollen, desto schwieriger sind sie umzusetzen. Denn der Widerstand wird in diesem Fall besonders groß sein und der gesamte Prozess des Veränderungsmanagements ist sehr komplex. Wägen Sie deshalb gut ab, was machbar ist.
8. Fehlende Glaubwürdigkeit des Managements
Change Management darf nie halbherzig wirken oder den Eindruck erwecken, dass sich die Führungskräfte nicht an die eigenen Regeln halten. Wenn im Unternehmen bereits mehrere Change-Projekte gescheitert sind, leidet die Glaubwürdigkeit und die Mitarbeiter lassen sich kaum noch motivieren.
9. Keine Erfolgserlebnisse
Erfolgserlebnisse sind wichtig für die Motivation der Mitarbeiter. Oft werden zwar Zwischenerfolge erzielt, aber nicht bekanntgegeben. In diesem Fall entfällt der motivierende Effekt.
10. Unzureichende Korrektur von Zielabweichungen
Der Fortschritt des Veränderungsprozesses muss anhand vorab definierter Zwischenziele überwacht werden. Wenn Zielabweichungen zu lang ignoriert werden, kann das zu schwer korrigierbaren Fehlentwicklungen führen.
Empfehlung:
Binden Sie die Suche nach solchen Schwachstellen mit in das Change Management ein, um ungünstige Entwicklungen rechtzeitig abzuwenden.
Fazit: Change Management rechtzeitig starten und gut planen
Organisationen sind einem laufenden Wandel ausgesetzt. Warten Sie nicht bis zu einer Krise, bevor Sie einen Veränderungsprozess initiieren. Denn nur wenn Sie Chancen und Risiken im Unternehmensumfeld rechtzeitig erkennen, können Sie planvoll vorgehen und die gewünschten Ergebnisse erfolgreich erzielen.
Betrachten Sie das Change Management als notwendigen Bestandteil jeder Umstrukturierung. Neben der Planung und Organisation stellt dabei die Kommunikation einen wichtigen und anspruchsvollen Aufgabenbereich dar.
