Einfach gemacht: Umsatzsteuererklärung als Unternehmer in 11 Schritten selbst erstellen

Schnellcheck Umsatzsteuererklärung – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Im Zusammenhang mit der Umsatzsteuererklärung tauchen bei vielen Selbstständigen folgende Fragen auf:

Umsatzsteuererklärung auf einen Blick erklärt

In der Steuererklärung geben Sie alle für die Umsatzsteuer relevanten Werte für das gesamte Kalenderjahr an. Dazu gehören neben den Ihren Kunden in Rechnung gestellten Entgelten und Steuerbeträgen auch Ihre gezahlten Vorsteuern und die während des Jahres geleisteten Umsatzsteuervorauszahlungen. Weiterhin erfassen Sie unentgeltliche Wertabgaben, steuerfreie und nicht steuerbare Umsätze.

Die Daten für die Umsatzsteuererklärung entnehmen Sie Ihrer Buchhaltung. Belege müssen Sie nur abgeben, wenn das Finanzamt diese anfordert. Falls Sie jedoch eine höhere Vorsteuererstattung erwarten, können Sie durch die Übermittlung der relevanten Unterlagen die Zahlung eventuell beschleunigen.

Wer muss sie erstellen und welche Fristen gibt es?

Alle Unternehmer müssen Umsatzsteuerjahreserklärungen abgeben, auch von der Umsatzsteuerpflicht befreite Kleinunternehmen und Selbstständige, die ausschließlich steuerfreie Umsätze erzielen. Wenn Sie die Steuererklärung selbst erstellen, ist der 31. Juli des Folgejahres letzter Abgabetermin. Coronabedingt gelten vorübergehend noch längere Fristen, und zwar für 2022 bis zum 2. Oktober 2023 und für 2023 bis zum 2. September 2024.

Umsatzsteuer-Voranmeldung vs. Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuerjahreserklärung ist die Jahresabrechnung Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldungen für das gesamte Kalenderjahr. Hier fassen Sie noch einmal alle Daten zusammen, die Sie im Rahmen der Voranmeldungen bereits übermittelt haben, und führen gegebenenfalls Korrekturen durch.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung der Umsatzsteuerjahreserklärung 2024

Folgende Anleitung bezieht sich auf die Erstellung der Umsatzsteuererklärung über das offizielle kostenlose ELSTER-Portal. Sie können auch ein anderes Steuertool mit ELSTER-Schnittstelle verwenden, das Sie nach dem gleichen Prinzip durch den Prozess leitet.

Nicht alle der hier genannten Schritte sind für jedes Unternehmen relevant. Ihnen werden keine Felder angezeigt, die auf der Basis Ihrer Angaben keine Bedeutung für Sie haben. Achten Sie bei allen Eintragungen von Geldbeträgen darauf, dass Sie negative Werte mit einem Minuszeichen kennzeichnen und Fremdwährungsbeträge im Euro umrechnen.

1. Schritt: Anmeldung

Melden Sie sich bei ELSTER an und wählen Sie das Formular für die Umsatzsteuererklärung aus. Wenn Sie bereits ein Profil angelegt haben, können Sie dieses verwenden, sodass einige Felder schon vorausgefüllt sind. Falls Sie die Steuererklärung erstmalig elektronisch erstellen, müssen Sie die Informationen noch manuell eingeben. Dazu gehört auch die Betriebssteuernummer, die Sie nach der Anmeldung Ihres Unternehmens über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erhalten haben. Falls Ihnen noch keine Steuernummer vorliegt, markieren Sie das entsprechende Feld.

Es gibt neben dem Hauptformular für die Umsatzsteuererklärung die Anlage UN für Unternehmen mit Sitz im Ausland. Darüber hinaus sind vereinzelt weitere Formulare für besondere Situationen erforderlich, auf die während des Ausfüllprozesses an der jeweiligen Stelle hingewiesen wird.

2. Schritt: Allgemeine Angaben

Falls die Felder noch nicht mit den Daten aus Ihrem gespeicherten Profil vorbelegt sind, geben Sie Ihren Namen oder den des Unternehmens sowie die Adress- und Kontaktdaten an. Die nächsten beiden Eintragungen betreffen nur Unternehmen mit Sitz im Ausland oder Fiskalvertreter.

Das Feld „Dauer der Unternehmereigenschaft“ füllen Sie nur aus, wenn Sie nicht im gesamten Kalenderjahr durchgehend unternehmerisch tätig waren. Das bedeutet, Sie haben entweder im Verlauf des betreffenden Jahres gegründet oder Ihr Geschäft aufgegeben.

Im nächsten Schritt geht es darum, ob Sie die Soll-Versteuerung (vereinbarte Entgelte) anwenden oder die Ist-Versteuerung (vereinnahmte Entgelte) beantragt haben. Kleinunternehmer müssen hier nichts eintragen.

Sie können zu Ihrer Steuererklärung individuelle Erläuterungen abgeben. Hierzu wählen Sie die entsprechende Option aus und nutzen das Freitextfeld.

3. Schritt: Besteuerung der Kleinunternehmer

Den nächsten Teil der Umsatzsteuererklärung füllen Sie nur aus, wenn Sie Kleinunternehmer sind. Sie tragen hier lediglich die Umsätze des vorletzten und vergangenen Kalenderjahres ein. Anhand der Angaben überprüft das Finanzamt, ob Sie die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung noch erfüllen.

Falls Sie in dem Kalenderjahr, für das Sie die Umsatzsteuererklärung erstellen, gegründet haben, müssen Sie den auf das gesamte Jahr hochgerechneten Umsatz eintragen. Hier gilt die Grenze von 22.000 Euro.

Die meisten Kleinunternehmen sind an diesem Punkt mit Ihrer Umsatzsteuererklärung fertig. Nur wenn die in den Erläuterungen zur Steuererklärung aufgezählten Sachverhalte für Sie relevant sind, müssen Sie noch weitere Felder ausfüllen. Das betrifft unter anderem Erklärungspflichten zu innergemeinschaftlichen Erwerben.

4. Schritt: Steuerpflichtige Lieferungen, sonstige Leistungen und unentgeltliche Wertabgaben

Hier tragen Sie zunächst die Summe aller Umsätze und erhaltenen Anzahlungen für Lieferungen und sonstige Leistungen zum allgemeinen Steuersatz von 19 Prozent ein.

Die nächsten Felder beziehen sich auf unentgeltliche Wertabgaben, da diese ebenfalls umsatzsteuerpflichtig sind. Eine unentgeltliche Lieferung liegt vor, wenn Vermögensgegenstände aus dem Betriebsvermögen heraus kostenlos abgegeben oder durch den Betriebsinhaber privat entnommen wurden. Ähnlich verhält es sich mit unentgeltlichen sonstigen Leistungen. Dazu gehört auch die Überlassung von Firmenfahrzeugen für die private Nutzung. Für die Wertermittlung dieser unentgeltlichen Abgaben gibt es unterschiedliche Richtlinien.

In den folgenden Feldern erfassen Sie die Umsätze und Steuern für Lieferungen und sonstige Leistungen sowie unentgeltliche Wertabgaben zum ermäßigten Steuersatz von 7 %. Weiterhin gibt es noch ein Feld für Umsätze zu anderen Steuersätzen. Damit sind die coronabedingten Steuersatzermäßigungen auf 5 % und 16 % gemeint.

5. Schritt: Umsätze der Land- und Forstwirtschaft bei Besteuerung nach Durchschnittssätzen

Dieser Abschnitt betrifft nur Land- und Forstwirte, welche die Durchschnittssatzbesteuerung nach § 24 UStG anwenden. Sofern Sie an Kunden mit Umsatzsteueridentnummer innerhalb des EU-Gemeinschaftsgebiets geliefert haben, tragen Sie diese steuerfreien Entgelte in das erste Feld ein. Die nächsten Felder sind für unterschiedliche Umsätze vorgesehen, für die Sie zum Teil Steuern abführen müssen, oder nach § 24 UStG nicht.

6. Schritt: Nachsteuern

Das betrifft Sie nur, wenn Sie in einem vorangegangenen Kalenderjahr von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung oder Durchschnittssatzbesteuerung gewechselt haben. Es geht um Nachsteuern, die im Zusammenhang mit Anzahlungen entstanden sind.

7. Schritt: Steuerfreie Lieferungen, sonstige Leistungen und unentgeltliche Wertabgaben

Diese Angaben beziehen sich auf steuerfreie Umsätze, zunächst auf solche, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Tragen Sie zuerst innergemeinschaftliche Lieferungen an Kunden mit Umsatzsteueridentifikationsnummer ein. Geht es um die Lieferung neuer Fahrzeuge, erfassen Sie im nächsten Feld den Umsatz, wenn diese für Kunden ohne Umsatzsteueridentifikationsnummer bestimmt waren.

Es folgen Felder für steuerfreie Umsätze, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen. Im Wesentlichen betrifft das die in § 4 UStG aufgeführten Leistungen.

8. Schritt: Innergemeinschaftliche Erwerbe

Das sind Lieferungen, die Sie in Deutschland aus einem anderen Land des europäischen Gemeinschaftsgebiets erhalten haben. Steuerfrei sind nur die in den §§ 4b und 25c UStG genannten Erwerbe, die Sie in das erste Feld eintragen.

In den folgenden Zeilen erfassen Sie die innergemeinschaftlichen Erwerbe getrennt nach den Steuersätzen von 19 % und 7 %. Die anderen Steuersätze im nächsten Feld betreffen die vorübergehende coronabedingte Steuersatzsenkung. Falls Sie ein neues Fahrzeug von einem Lieferanten ohne Umsatzsteueridentnummer gekauft haben, tragen Sie diesen Erwerb getrennt von den anderen im nächsten Feld mit dem allgemeinen Steuersatz von 19 % ein.

9. Schritt: Besondere Situationen

Die nächsten Felder beziehen sich auf die Steuerschuldnerschaft bei Auslagerung aus einem Umsatzsteuerlager und auf innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte. Das sind komplexe Sachverhalte, die hier nicht näher vorgestellt werden sollen.

Im Abschnitt „Leistungsempfänger als Steuerschuldner“ geht es um das Reverse-Charge-Verfahren, das für die in § 13b UStG genannten Leistungen gilt. Sie tragen hier die Bemessungsgrundlagen und Steuerbeträge ein, für die Sie als Leistungsempfänger die Steuer schulden.

Die folgenden Felder beziehen sich auf unterschiedliche Ergänzungen. Prüfen Sie, was für Ihr Unternehmen relevant ist.

10. Schritt: Vorsteuer

Fassen Sie hier die Vorsteuerbeträge zusammen, die Sie im Rahmen Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldungen bereits abgerechnet haben.

Berichtigungen sind bei einer Änderung der Verhältnisse notwendig, die sich auf den Vorsteuerabzug auswirken. Das ist etwa dann der Fall, wenn ein Anlagegut ursprünglich für die Erzielung steuerpflichtiger Umsätze angeschafft wurde, später aber nur zur Erzielung nicht vorsteuerabzugsberechtigter Umsätze verwendet wird.

11. Schritt: Berechnung

Hier geben Sie das Vorauszahlungssoll an, das Sie im Zusammenhang mit Ihren Umsatzsteuer-Voranmeldungen bereits gezahlt haben. Dazu gehört auch die aufgrund einer Dauerfristverlängerung geleistete Sondervorauszahlung. Das Programm errechnet dann auf der Grundlage Ihrer Angaben Ihre Nachzahlung oder Erstattung.

Wie geht es nach der Abgabe der Umsatzsteuererklärung weiter?

Wenn das Finanzamt mit seinen Auffassungen nicht von Ihren Angaben abweicht, erhalten Sie keinen Steuerbescheid. Falls die Berechnung eine Nachzahlung ergibt, müssen Sie den Betrag innerhalb eines Monats nach Abgabe der Steuererklärung unaufgefordert überweisen, sofern Sie keine Lastschrift vereinbart haben. Eine Erstattung erhalten Sie automatisch.

5 typische Fehler, die Sie bei der Umsatzsteuererklärung vermeiden sollten

Die Plausibilitätsprüfung durch ELSTER oder Ihr Steuertool verhindert zwar einige Fehler, aber nicht alle. Achten Sie vor allem auf folgende Fehlerquellen:

Falls Ihnen ein Fehler unterlaufen ist, suchen Sie Hilfe bei einem Steuerberater. Dieser weiß, wie Sie ihn korrigieren und dabei den Schaden begrenzen.

Umsatzsteuerjahreserklärung für Kleinunternehmer und Freiberufler – das sollten Sie wissen

Wenn Sie als Gründer in Ihrem Fragenbogen zur steuerlichen Erfassung angeben, dass Ihr auf das Jahr hochgerechneter Umsatz im Gründungsjahr 22.000 Euro nicht übersteigen wird, sind Sie gemäß § 19 UStG automatisch als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit, sofern Sie nicht bewusst die Regelbesteuerung wählen. Sie berechnen Ihren Kunden keine Umsatzsteuer, geben keine Voranmeldungen ab, dürfen aber auch keine Vorsteuer abziehen.

Die Kleinunternehmereigenschaft erfüllen Sie, solange der Umsatz des Vorjahres 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird. Eine Umsatzsteuerjahreserklärung müssen Sie trotzdem abgeben. Aber Sie brauchen im Normalfall neben den allgemeinen Angaben nur den kurzen Abschnitt für Kleinunternehmer auszufüllen. Achtung: Wenn Sie ein Kleingewerbe anmelden, erfüllen Sie nicht automatisch die Voraussetzung für einen Kleinunternehmer! 

Freiberufler gemäß § 18 EStG werden umsatzsteuerrechtlich nicht anders behandelt als Gewerbetreibende. Erwähnenswert sind in diesem Zusammenhang nur die steuerfreien Umsätze nach § 4 UStG. Diese betreffen einige der freien Berufe, aber weder beschränken sie sich darauf noch gelten sie für jeden Freiberufler.

Steuerfrei sind unter anderem Heilbehandlungen durch Vertreter medizinischer Berufe sowie unter bestimmten Voraussetzungen Leistungen von Künstlern und selbstständigen Lehrern. Wenn Sie ausschließlich steuerfreie Leistungen erbringen, können Sie sich durch einen Antrag beim Finanzamt von den Umsatzsteuervoranmeldungen befreien lassen. Eine Umsatzsteuerjahreserklärung müssen Sie trotzdem abgeben.

Hilfe bei der Umsatzsteuererklärung und weitere wichtige Hinweise

Im Zusammenhang mit der Umsatzsteuererklärung können komplexe Fragen auftreten, vor allem wenn es um nicht alltägliche Fälle und Auslandsgeschäfte geht. Eine Steuerberatung ist in diesen Fällen empfehlenswert.

Falls Ihre Umsatzsteuerjahreserklärung nicht zu kompliziert ist und Sie oder Ihre Mitarbeiter das nötige Fachwissen dafür haben, können Ihnen auch Steuertools wie Smartsteuer beziehungsweise Buchhaltungssoftware wie Accountable oder Haufe X360 eine Hilfe sein. Diese Programme haben Schnittstellen zu ELSTER, sodass Sie die Steuererklärung elektronisch einreichen können. Denn dazu sind Sie als Unternehmer in Deutschland grundsätzlich verpflichtet. Sie erhalten während der Arbeit mit diesen Tools passende Informationen und Erklärungen, die etwas nutzerfreundlicher sind als die des ELSTER-Portals.

Denken Sie daran, dass Sie jährlich noch weitere Steuererklärungen erstellen müssen. Je nach Rechtsform sind das die Einkommensteuererklärung oder die Erklärung Ihrer Körperschaftsteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer.

Fazit: Nur einfache Umsatzsteuererklärung selbst erstellen

Ob Sie Ihre Umsatzsteuererklärung selbst bei ELSTER oder mit Hilfe einer Software ausfüllen können, hängt von der Komplexität Ihrer Geschäftsbeziehungen und dem bei Ihnen oder Ihren Mitarbeitern vorhandenen Fachwissen zu diesem Thema ab. Das Umsatzsteuerrecht enthält aber auch einige Fallstricke, sodass Hilfe durch einen Steuerberater im Zweifel empfehlenswert ist.