Umsatzsteuer: Die wichtigsten Fakten zur Mehrwertsteuer für Selbstständige – einfach erklärt

Schnellcheck Umsatzsteuer – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie möchten sich näher über die Umsatzsteuer informieren? Das sind einige der häufigsten Fragen dazu:

Lernen Sie zunächst das Prinzip dieser Steuer sowie die unterschiedlichen Steuersätze und ihre Anwendung kennen.

Umsatzsteuer: Was ist das und wie hoch ist sie?

Das Grundprinzip der Umsatzsteuer besteht darin, dass Unternehmen beim Verkauf von Produkten oder Leistungen einen gesetzlich vorgeschriebenen Steuersatz auf den Preis (netto) aufschlagen und die eingenommenen Beträge an das Finanzamt abführen müssen. Sie können von ihrer gesamten Umsatzsteuerschuld wiederum die Vorsteuer abziehen, die sie selbst an ihre Lieferanten und Dienstleister gezahlt haben.

Im Jahr 2022 betrug der Anteil der Umsatzsteuer an den Gesamteinnahmen des Bundes 36,4 Prozent. Sie ist damit die wichtigste staatliche Einnahmequelle. Dabei steht sie als Gemeinschaftssteuer Bund und Ländern zu. Wirtschaftlich wird sie letztendlich von den Verbrauchern getragen.

Der Steuersatz liegt grundsätzlich bei 19 Prozent. Daneben gibt es den ermäßigten Satz von 7 Prozent für bestimmte Waren und Leistungen, die in § 12 Abs. 2 UStG und der Anlage 2 zum Gesetz aufgelistet sind. Dazu gehören unter anderem:

Seit 1. Januar 2023 gibt es auch einen in § 12 Abs. 3 UStG geregelten Nullsteuersatz. Denn auf die Lieferung von kleineren Photovoltaikanlagen fällt unter bestimmten Voraussetzungen keine Umsatzsteuer mehr an. Weiterhin gibt es noch Steuersätze von 5,5 und 9 Prozent für land- oder forstwirtschaftliche Betriebe, welche die Durchschnittssatzbesteuerung nach § 24 UStG anwenden.

Ursprünglicher Zweck des ermäßigten Steuersatzes von 7 Prozent war es, den Grundbedarf des täglichen Lebens nicht zu stark zu belasten. Dazu zählte man unter anderem Grundnahrungsmittel, kulturelle Angebote und den öffentlichen Nahverkehr. Allerdings sind die unterschiedlichen Besteuerungen ähnlicher Produkte nicht immer logisch erklärbar, wie folgende Beispiele zeigen:

Mit diesen Abgrenzungsfragen muss sich auch die Rechtsprechung häufig beschäftigen. Informieren Sie sich deshalb genau, welchem Steuersatz Ihr Produkt unterliegt und lassen Sie sich gegebenenfalls steuerlich beraten.

Was bedeutet die Umsatzsteuer für mich als Unternehmer?

Ob Sie Waren oder Dienstleistungen anbieten, spielt für Ihre Umsatzsteuerpflicht und die Möglichkeit zur Verrechnung der Vorsteuer keine Rolle. Achten Sie in jedem Fall auf die korrekte Rechnungsstellung. Die Pflichtbestandteile einer Rechnung sind in § 14 UStG aufgelistet. Wichtig ist, dass Sie jeweils den Steuersatz und den Steuerbetrag mit angeben, gegebenenfalls aufgesplittet nach 7 und 19 Prozent.

Wann kann ich Vorsteuer abziehen?

Nur wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, können Sie auch Vorsteuer abziehen. Das bedeutet, Sie dürfen nicht die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, die weiter unter noch näher erklärt wird. Auch Ihr Lieferant oder Dienstleister muss umsatzsteuerpflichtig sein und eine ordnungsgemäße Rechnung mit Steuerausweis erstellen, damit Sie diesen Betrag als Vorsteuer verrechnen können.

Eine weitere Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass Sie das jeweils eingekaufte Produkt oder die Leistung für Ihr Unternehmen verwenden und damit ebenfalls steuerbare Umsätze erarbeiten. Wer ausschließlich steuerbefreite Leistungen gemäß § 4 UStG erbringt, kann den Vorsteuerabzug nicht nutzen. Erzielt ein Unternehmen sowohl steuerbare als auch steuerfreie Umsätze, müssen die Eingangsrechnungen entsprechend zugeordnet werden.

Wie berechne und bezahle ich die Umsatzsteuer?

Die Höhe der Umsatz- und Vorsteuerbeträge ergibt sich aus Ihrer Buchhaltung. Denn mit den Eingangsrechnungen verbuchen Sie auch die Vorsteuer und mit den Ausgangsrechnungen die den Kunden in Rechnung gestellte Umsatzsteuer. Die Verrechnung der Umsatzsteuerschuld mit der Vorsteuer und die jeweiligen Zahlungen erfolgen regelmäßig im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldungen. Weiterhin müssen Sie jährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben, die das gesamte Kalenderjahr betrachtet und dabei die unterjährigen Vorauszahlungen und Erstattungen mit einbezieht.

Lassen Sie sich Ihre Umsatzsteuer-Zahllast mit Lexware Office aufgeschlüsselt nach Umsatzsteuer und Vorsteuer darstellen: 

Die Umsatzsteuervoranmeldungen übermitteln Sie über ELSTER an das Finanzamt. Wenn Sie im Vorjahr mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer gezahlt haben, erfolgt das monatlich, sonst quartalsweise. Falls Sie im Vorjahr nicht mehr als 1.000 Euro Mehrwertsteuer abgeführt haben, kann Sie das Finanzamt von der Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung befreien. Sie zahlen die nach der Voranmeldung oder dem Steuerbescheid ermittelte Umsatzsteuerschuld jeweils mit der vereinbarten Zahlungsmethode, oder das Finanzamt überweist Ihnen gegebenenfalls ein Guthaben. Grundsätzlich sind Sie als Unternehmer, egal ob Sie als Freiberufler oder gewerblich tätig sind, zum Vorsteuerabzug berechtigt. Kleinunternehmer hingegen sind nicht berechtigt, den Vorsteuerabzug geltend zu machen, da sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind. 

Abgabefrist für die Voranmeldungen ist jeweils der 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums. Sollte dieser auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fallen, gilt der nächste Werktag. Falls Ihnen diese Frist zu knapp ist, um regelmäßig alle Geschäftsvorfälle des betreffenden Zeitraums zu verbuchen, können Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen. Sie haben dann dauerhaft einen Monat länger Zeit.

Beispiel zur Berechnung: Ermittlung der Umsatzsteuer-Zahllast für einen Monat

Ein Unternehmen hat im Juni einen Nettoumsatz von 80.000 € erzielt. Seinen Kunden berechnete es jeweils 19 % Umsatzsteuer, was insgesamt einem Steuerbetrag von 15.200 € entspricht. Der Nettowert der im Juni eingegangenen Rechnungen für Waren und Leistungen zum vollen Steuersatz von 19 % liegt bei 30.000 €, wofür insgesamt Mehrwertsteuer in Höhe von 5.700 € in Rechnung gestellt wurde. Zusätzlich hat das Unternehmen noch für 6.000 € (netto) Waren zum ermäßigten Satz von 7 % gekauft, wofür 420 € Mehrwertsteuer anfielen. Die Vorsteuersumme für Juni liegt somit bei 6.120 € (5.700 € + 420 €). Wenn man diese vom Umsatzsteuerbetrag (15.200 €) abzieht, ergibt sich eine Umsatzsteuerschuld von 9.080 €, die das Unternehmen an das Finanzamt zahlen muss.

Exkurs: Mehrwertsteuer für Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG befreit Selbstständige mit geringem Umsatz von der Umsatzsteuerpflicht. Sie kommt infrage, wenn der Jahresumsatz im Vorjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird. Im Gründungsjahr sollte der auf das Kalenderjahr hochgerechnete Umsatz unter der 22.000-Euro-Grenze bleiben. Die folgende Darstellung fasst die Voraussetzungen zusammen:

Als Kleinunternehmer können Sie den Vorsteuerabzug nicht nutzen. Sie dürfen auf Ihren Ausgangsrechnungen auch keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen zusätzlich auf die Steuerfreiheit aufgrund der Kleinunternehmerregelung hinweisen. Mögliche Formulierungen dafür sind:

Gründer tragen ihre Umsatzprognosen in den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein. Daraus ergibt sich, ob sie die Kleinunternehmerregelung nutzen können oder nicht. Es besteht sowohl für Gründer als auch zu jedem späteren Zeitpunkt die Möglichkeit, bewusst auf die Steuerbefreiung zu verzichten. An diese Entscheidung sind Sie jedoch 5 Jahre lang gebunden.

Der hauptsächliche Vorteil der Kleinunternehmerregelung besteht darin, dass Sie den Aufwand für den Steuerausweis auf Rechnungen und die Umsatzsteuervoranmeldungen sparen. Da Sie aber auch keine Vorsteuer abziehen können, lohnt sich der Verzicht auf die Umsatzsteuerpflicht nicht in jedem Fall. Welche Option für Sie die beste ist, hängt von mehreren Faktoren ab.

Wenn Sie regelmäßig viel einkaufen, zum Beispiel für ein Handelsunternehmen, ist der Verzicht auf den Vorsteuerabzug wirtschaftlich eher nachteilig. Ihre Preise können Sie als Kleinunternehmer günstiger gestalten. Das ist jedoch nur gegenüber Privatkunden oder anderen Kleinunternehmern vorteilhaft, da steuerpflichtige Geschäftskunden mit Ihren Rechnungen keinen Vorsteuerabzug geltend machen können.

FAQ zum Thema Mehrwertsteuer

Das Umsatzsteuerrecht ist komplex und enthält viele Sonderregelung. Die folgenden Antworten auf FAQ gehen auf solche Details ein, beantworten aber auch allgemeine Themen:

Wie bei allen steuerlichen Themen gilt auch für die Umsatzsteuer, dass Sie sich bei Fragen an einen Steuerberater wenden sollten. Unser Artikel dient der Information und ersetzt nicht die steuerliche Beratung. Wir haben die Inhalte sorgfältig recherchiert, übernehmen aber keine Haftung für ihre Richtigkeit.

Fazit: Korrekte Umsatzsteuer dank sorgfältiger Rechnungslegung und Buchführung

Im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer kommt es vor allem darauf an, die richtigen Steuersätze anzuwenden und zu verbuchen, Rechnungen korrekt auszustellen und die Umsatzsteuervoranmeldungen sowie die Jahressteuererklärung rechtzeitig abzugeben. Halten Sie auch Ihre Buchhaltung aktuell, damit Sie die Umsatz- und Vorsteuerbeträge in die Voranmeldungen übernehmen können und einen besseren Überblick über voraussichtliche Zahllasten oder Erstattungen erhalten.

Als Kleinunternehmer können Sie sich den Verwaltungsaufwand sparen, der mit der Umsatzsteuer in Verbindung steht. Allerdings lohnt sich der Verzicht auf die Umsatzsteuerpflicht nicht in jedem Fall, da die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug entfällt.