Mitarbeiter anmelden: Überblick über alle Ämter und benötigten Unterlagen

Mitarbeiter anmelden

Nach erfolgreichem Recruiting und der Personalauswahl haben Sie es geschafft – Ihr Team wächst. Damit Sie bei der Anmeldung Ihrer neuen Mitarbeiter nichts übersehen, stellen wir Ihnen die wichtigsten Schritte für die formelle Einstellung zusammen. Erfahren Sie, wie und wo Sie Ihre Mitarbeiter anmelden müssen, was vorab zu erledigen ist und welche Unterlagen Sie hierfür brauchen. Ergänzend erläutern FAQ-Antworten noch einige häufig gestellte Fragen.

Inhaltsverzeichnis

Mitarbeiter anmelden – die drei wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie möchten als Unternehmer Mitarbeiter einstellen und suchen Informationen zur Anmeldung? Dabei stehen häufig folgende Fragen im Mittelpunkt:

  • Wie melde ich einen Mitarbeiter an?
    Nehmen Sie die Anmeldung beim Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm vor. Alternativen dazu sind „Mein Elster“ und sv.net.
  • Wann muss man Arbeitnehmer anmelden?
    Die meisten Anmeldungen erfolgen vor oder mit der ersten Lohnabrechnung, aber spätestens 6 Wochen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses.
  • Was braucht man, um Mitarbeiter anzumelden?
    Neben einigen persönlichen Daten des Mitarbeiters brauchen Sie vor allem die Versicherungsnummer, die Steueridentifikationsnummer und die Information zur Krankenkasse.

Im nächsten Abschnitt lesen Sie, was zu tun ist, bevor Sie nach Ihrer Existenzgründung das erste Mal Arbeitnehmer einstellen.

Drei Voraussetzungen, um einen Mitarbeiter anmelden zu können

Noch bevor Sie bei verschiedenen Stellen Mitarbeiter anmelden können, müssen Sie die im Folgenden vorgestellten Registrierungen vornehmen.

1.   Betriebsnummer beantragen

Die Betriebsnummer brauchen Sie für sämtliche Meldungen zur Sozialversicherung. Ihre Beantragung können Sie selbst oder Ihr Steuerbüro online beim Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit durchführen.

2.   Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

Die Berufsgenossenschaft ist für die gesetzliche Unfallversicherung zuständig. Jedes neue Unternehmen muss innerhalb einer Woche nach der Gründung dort angemeldet werden, auch wenn es keine Mitarbeiter beschäftigt. Pflichtversichert ist jedoch meist nur das Personal. Arbeitgeber und Soloselbstständige unterliegen nur bei bestimmten Berufen der Versicherungspflicht.

Es gibt mehrere Berufsgenossenschaften für unterschiedliche Branchen. Standardmäßig führen Sie die Anmeldung online durch. Ersatzweise steht auch ein PDF-Formular zur Verfügung.

3.   Registrierung beim Finanzamt

Bevor Sie erstmalig Beschäftigte beim Finanzamt anmelden können, müssen Sie sich dort als Arbeitgeber registrieren. Das erfolgt über das Online-Portal „Mein Elster“, wofür Sie zunächst Aktivierungsdaten anfordern, die Ihnen das Finanzamt dann innerhalb von 2 Wochen zustellt. Alternativ eignet sich für den Login auch die Onlinefunktion Ihres Personalausweises.

Übersicht der Ämter: Schritt für Schritt neue Mitarbeiter anmelden

Sie haben Ihre Firma beim Finanzamt sowie bei der Berufsgenossenschaft registriert und eine Betriebsnummer beantragt? Jetzt können Sie Ihre neuen Mitarbeiter anmelden.

Meldung beim Finanzamt

Wenn Sie die Entgeltabrechnung für Ihr Unternehmen an ein Steuerbüro delegiert haben, übernimmt dieses die Anmeldung neuer Mitarbeiter beim Finanzamt. Andernfalls müssen Sie sich selbst darum kümmern. Sie nutzen dafür im Normalfall Ihre Software zur Entgeltabrechnung. Alternativ können Sie auch über das Online-Portal „Mein Elster“ Mitarbeiter anmelden.

Wenn Sie einen Mitarbeiter anmelden, fordern Sie damit seine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) an. Deshalb müssen Sie noch vor der ersten Lohnabrechnung den Mitarbeiter anmelden, spätestens jedoch 6 Wochen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses. Tragen Sie dafür die geforderten persönlichen Daten inklusive der Steuer-Identifikationsnummer in die elektronischen Formulare ein.

Spätestens nach 5 Werktagen erhalten Sie die Lohnsteuerabzugsmerkmale, wozu u. a. die Steuerklasse, das Kirchensteuermerkmal und die Zahl der Kinderfreibeträge gehören. Falls der Arbeitnehmer noch keine Steueridentifikationsnummer besitzt, weil er erst aus dem Ausland zugezogen ist, verwenden Sie statt der ELStAM für einen Übergangszeitraum von maximal 3 Monaten die Ihnen vorliegenden Informationen für den Lohnsteuerabzug.

Minijobber melden Sie nicht auf dem hier beschriebenen Weg beim Finanzamt an, sondern nur bei der Minijob-Zentrale. Falls Sie ausschließlich Minijobber beschäftigen, müssen Sie sich auch nicht als Arbeitgeber beim Finanzamt registrieren.

Meldung zur Sozialversicherung

Auch zur Sozialversicherung müssen Sie den Mitarbeiter anmelden, und zwar spätestens 6 Wochen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses, i. d. R. mit der ersten Lohnabrechnung. Diese Meldung ist ausschließlich auf elektronischem Weg möglich, entweder über ein dafür zugelassenes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine Ausfüllhilfe wie sv.net. Zu unterscheiden ist hierbei jedoch zwischen sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern, die Sie über die Krankenkasse anmelden, und geringfügig Beschäftigten, deren Anmeldung bei der Minijob-Zentrale erfolgt.

Bei der Krankenkasse Mitarbeiter anmelden

Die Krankenkasse ihres Mitarbeiters ist die zentrale Melde- und Beitragseinzugsstelle für sämtliche Zweige seiner Sozialversicherung, also auch für die Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Sie müssen dort den Mitarbeiter anmelden und übermitteln mit den regelmäßigen Lohnabrechnungen jeweils einen Beitragsnachweis, auf dessen Grundlage die Beiträge eingezogen werden.

Wenn Sie den Mitarbeiter anmelden, brauchen Sie dafür einige persönliche Daten, u. a. seine Krankenkasse und Sozialversicherungsnummer. Bestimmte Informationen geben Sie als Tätigkeits-, Personengruppen- und Beitragsgruppenschlüssel an. Nutzen Sie dafür die Online-Hilfe zur Ermittlung des Tätigkeitsschlüssels auf der Seite der Arbeitsagentur. Weiterhin ist die Übersicht über Personengruppenschlüssel der Knappschaft Bahn See nützlich. Hier finden Sie auch Informationen zur Ermittlung des Beitragsgruppenschlüssels, aus dem erkennbar ist, welche Merkmale für die einzelnen Zweige der Sozialversicherung gelten.

Bei der Minijob-Zentrale Mitarbeiter anmelden

Minijobber melden Sie nicht über die Krankenkasse zur Sozialversicherung an, sondern bei der Minijob-Zentrale, was gleichzeitig auch die Anmeldung beim Finanzamt ersetzt. Das gilt sowohl für 450-Euro-Minijobs als auch für kurzfristige Beschäftigungen. Gewerbliche Minijobber melden Sie über ein dafür zugelassenes Entgeltabrechnungsprogramm oder sv.net an. Eine Ausfüllhilfe dafür finden Sie auf der Seite der Minijob-Zentrale. Privathaushalte nutzen zur Anmeldung das Haushaltsscheck-Formular. Im Folgenden geht es nur darum, wie Sie Minijobs für gewerbliche Mitarbeiter anmelden.

Für die Anmeldung einer kurzfristigen Beschäftigung, die nicht länger als 3 Monate am Stück oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr umfasst, tragen Sie in jedem Fall den Personengruppenschlüssel 110 ein. Der Beitragsgruppenschlüssel ist in diesem Fall immer 0000, da für keinen Zweig der Sozialversicherung Beiträge anfallen. Auch das beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt beträgt 0 €. Sie müssen jedoch Angaben zum Krankenversicherungsschutz des Minijobbers machen.

Handelt es sich um einen 450-Euro-Minijob, wählen Sie i. d. R. die Personengruppe 109. Nur in den seltenen Fällen des § 2 Abs. 1 Nr. 1 SGB VII tragen Sie die 190 ein. Für den Beitragsgruppenschlüssel der Personengruppe 109 gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Die erste Ziffer zur Krankenversicherung ist eine 0, wenn der Minijobber privat versichert ist, und eine 6, wenn eine gesetzliche Krankenversicherung vorliegt (freiwillig, pflicht- oder familienversichert).
  • Die zweite Ziffer bezieht sich auf die Rentenversicherung. Eine 0 tragen Sie hier ein, wenn der Minijobber von der Rentenversicherungspflicht befreit ist, etwa als Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung. Die 5 zeigt an, dass er bei Ihnen schriftlich die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht beantragt hat und nur Sie den Pauschalbetrag von 15 % zahlen. Eine 1 gehört in dieses Feld, wenn der volle Rentenversicherungsbetrag gezahlt wird, der aus Ihrem Anteil von 15 % und dem des Minijobbers in Höhe von 3,6 % besteht.
  • Die letzten beiden Ziffern des Beitragsgruppenschlüssels für die Arbeitslosen- und Pflegeversicherung füllen Sie jeweils mit 0 aus.

Ggf. Sofortmeldung zur Sozialversicherung

Zur Bekämpfung von Schwarzarbeit sind Arbeitgeber bestimmter Branchen dazu verpflichtet, neue Beschäftigte, inklusive der Minijobber, spätestens zum Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung zu melden. Diese Pflicht gilt für die in § 28a Abs. 4 SGB IV genannten Branchen, wozu u. a. das Bau-, Gastronomie- und Reinigungsgewerbe gehören.

Die Sofortmeldung geben Sie über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder sv.net ab. Sie ersetzt nicht die eigentliche Meldung zur Sozialversicherung bei der Krankenkasse. Falls Ihnen die Versicherungsnummer des Mitarbeiters noch nicht bekannt ist, übermitteln Sie ersatzweise den Geburtstag und die Anschrift. Dokumentieren Sie weiterhin den verpflichtenden Hinweis an Ihre Angestellten, dass diese jederzeit ihren Personalausweis mit sich führen müssen.

Meldung zur Unfallversicherung bei der Berufsgenossenschaft

Die Meldung zur gesetzlichen Unfallversicherung erfolgt nicht sofort bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Auch müssen Sie nicht namentlich jeden einzelnen Mitarbeiter anmelden. Vielmehr geben Sie einmal im Jahr, und zwar immer am 16. Februar, die UV-Meldung für das vorangegangene Kalenderjahr ab, ebenfalls über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder sv.net.

Mit dieser melden Sie das gesamte beitragspflichtige Einkommen aller im betreffenden Jahr bei Ihnen beschäftigten Mitarbeiter, auch der Minijobber. Aus diesem Gesamteinkommen, der Gefahrenklasse Ihres Unternehmens und der jährlich von der Berufsgenossenschaft ermittelten Umlageziffer ergibt sich Ihr Jahresbeitrag für die gesetzliche Unfallversicherung.

Ggf. Belehrung beim Gesundheitsamt

Für eine Tätigkeit in der Gastronomie oder Gemeinschaftsverpflegungen bzw. in lebensmittelverarbeitenden Betrieben muss der Beschäftigte an einer Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetzes teilgenommen haben, um einen Gesundheitsausweis zu erhalten. Nimmt er danach innerhalb von 3 Monaten eine entsprechende Tätigkeit auf und der Arbeitgeber bestätigt das im Ausweis, gilt dieser lebenslang.

Deshalb ist der Nachweis oft bereits vorhanden, wenn Sie in einer solchen Branche neue Mitarbeiter einstellen. Andernfalls muss der Arbeitnehmer rechtzeitig einen Termin beim Gesundheitsamt vor Ort vereinbaren.

Ggf. gesetzlich vorgeschriebene Einstellungsuntersuchungen

In einigen Fällen sind ärztliche Untersuchungen vor der Einstellung vorgeschrieben, wofür es verschiedene gesetzliche Grundlagen gibt. Das betrifft zum einen Jugendliche unter 18 Jahren, weiterhin u. a. die Seefahrt, den Kontakt mit Gefahrstoffen oder Strahlenbelastungen und die Personenbeförderung.

Mitarbeiter anmelden

Diese Unterlagen benötigen Sie zur Anmeldung eines Mitarbeiters

Sowohl für die vorgeschriebenen Anmeldungen als auch für die Personalakte brauchen Sie bestimmte Informationen und Unterlagen. Fordern Sie Folgendes von Ihrem neuen Mitarbeiter an:

  • Steueridentifikationsnummer
    Diese hat jeder gemeldete Bürger vom Bundeszentralamt für Steuern erhalten. Wer aus dem Ausland zuzieht, bekommt sie kurz nach seiner ersten Meldung in Deutschland.
  • Personalausweis
    Lassen Sie sich den Personalausweis vorlegen, um die persönlichen Daten überprüfen zu können.
  • Sozialversicherungsausweis
    Dieser wird bei der Aufnahme der ersten sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung ausgestellt. Wichtig für Sie als Arbeitgeber ist die aufgedruckte Versicherungsnummer.
  • Urlaubsbescheinigung des ehemaligen Arbeitgebers
    Der Arbeitnehmer hat das Recht, dass ihm sein früherer Arbeitgeber eine Bescheinigung über den im Kalenderjahr bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub ausstellt. Auf dieser Basis können Sie den restlichen Urlaubsanspruch ermitteln.
  • Information zur Krankenversicherung
    Es genügt die Information, bei welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist.
  • Ggf. Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen
    Wenn Sie vermögenswirksame Leistungen zahlen und der Arbeitnehmer einen entsprechenden Vertrag laufen hat, lassen Sie sich die Vertragsdaten geben.
  • Ggf. Arbeitserlaubnis
    Staatsangehörige eines Landes der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes oder der Schweiz brauchen keine Arbeitserlaubnis. In allen anderen Fällen ist sie im Aufenthaltstitel eingetragen, z. B. im Visum oder in der Aufenthaltserlaubnis.
  • Ggf. Schwerbehindertenausweis
    Wenn Sie wissen, dass der Mitarbeiter schwerbehindert ist, lassen Sie sich den Ausweis vorlegen, da das u. a. für den Sonderkündigungsschutz und die Erfüllung Ihrer Pflichtquote Bedeutung hat. Er muss Sie nur dann über seine Schwerbehinderung informieren, wenn diese die Eignung für die konkrete Tätigkeit einschränkt.
  • Ggf. Nachweis Elternschaft
    Diese Information hat Bedeutung für die Ermittlung des Pflegeversicherungsbeitrags. Der Nachweis kann u. a. durch die Geburtsurkunde erfolgen.

Fordern Sie die Unterlagen rechtzeitig bei Ihrem neuen Mitarbeiter an, damit Sie alle Anmeldungen ohne Probleme durchführen können.

FAQ – 10 häufige Fragen zum Thema Mitarbeiter anmelden

Wenn Arbeitgeber Mitarbeiter anmelden möchten, tauchen oft folgende Fragen auf:

  1. Wann ist eine Sofortmeldung vorgeschrieben?
    Die Sofortmeldung vor der Arbeitsaufnahme ist für die in § 28a Abs. 4 SGB IV genannten Branchen vorgeschrieben.
  2. Was muss ich beachten, wenn ich einen Minijobber anmelden möchte?
    Die Anmeldung erfolgt bei der Minijob-Zentrale anstatt bei der Krankenkasse und dem Finanzamt. In die Sofortmeldung und die UV-Jahresmeldung nehmen Sie Minijobber mit auf.
  3. Was muss ich beachten, wenn ich zum ersten Mal einen Mitarbeiter einstelle?
    Sie müssen vorher Ihr Unternehmen beim Finanzamt und bei der Berufsgenossenschaft angemeldet sowie eine Betriebsnummer beantragt haben.
  4. Wer kontrolliert die gemachten Angaben bei der Mitarbeiteranmeldung?
    Zum einen erfolgt ein Abgleich mit Bestandsdaten, zum anderen führen die Rentenversicherung und das Finanzamt Betriebsprüfungen durch.
  5. Welche Fristen gibt es für die Mitarbeiteranmeldung?
    Die meisten Anmeldungen erfolgen vor oder mit der ersten Entgeltabrechnung, jedoch nicht später als 6 Wochen nach der Einstellung. Sofortmeldungen müssen bei der Arbeitsaufnahme bereits erledigt sein. Die UV-Meldung nehmen Sie jährlich am 16. Februar vor.
  6. Kann ich Mitarbeiter nachträglich anmelden?
    Fristversäumnisse gelten als Ordnungswidrigkeit und können bei Kontrollen Bußgelder nach sich ziehen. Holen Sie eine versäumte Anmeldung schnellstmöglich nach.
  7. Kann ich als Einzelunternehmen einen Mitarbeiter anstellen und wenn ja, was muss ich beachten?
    Sie können als Einzelunternehmer beliebig viele Mitarbeiter einstellen. Wenn jedoch ein Kleingewerbe vorliegt, also kein Eintrag im Handelsregister besteht, kann die Einstellung von zu vielen Mitarbeitern einen solchen notwendig machen. Das hängt jedoch auch von weiteren Faktoren wie u. a. dem Umsatz, Gewinn, Betriebsvermögen, Kreditvolumen und der Branche ab. Es gibt dafür keine gesetzlich definierten Schwellenwerte, sodass in jedem Fall individuell entschieden werden muss. Informieren Sie sich dazu bei Ihrem Gründungsberater oder bei der IHK.
  8. Welche Kosten entstehen, wenn ich einen Mitarbeiter anmelde?
    Die Anmeldung neuer Mitarbeiter bei der Krankenkasse, der Minijob-Zentrale und dem Finanzamt ist kostenlos, sofern Sie diese Aufgabe nicht an einen Dienstleister delegieren.
  9. Was ist sv.net?
    Wenn Sie keine Entgeltabrechnungssoftware verwenden, können Sie Ihre Meldungen zur Sozialversicherung über dieses Programm durchführen, das es als Browser-Anwendung oder zur Installation auf dem Computer gibt.
  10. Wie melde ich Mitarbeiter für Midijobs an?
    Einen Midijob melden Sie wie alle sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnisse bei der Krankenkasse und beim Finanzamt an.

Bei weiteren Fragen finden Sie auch umfassende Informationen auf den Seiten der Sozialversicherungsträger und Behörden.

Fazit: Rechtzeitig Mitarbeiter anmelden

Nehmen Sie Ihre Meldepflichten als Arbeitgeber ernst, um Probleme und Bußgelder zu vermeiden. In größeren Unternehmen erledigen meist spezialisierte Fachkräfte diese Aufgabe. Eine Alternative ist das Outsourcing, denn auch ein von Ihnen beauftragter Dienstleister für die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann Ihre Mitarbeiter anmelden. Zu den branchenführenden Produkten gehört die Lohn- und Gehaltsabrechnung von Lexoffice.

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Roul Radeke von Selbststaendigkeit.de

Roul Radeke

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer des 2015 gegründeten Onlineportals Selbststaendigkeit.de und bei radeke-interim.de. Das Onlineportal Selbststaendigkeit.de bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching), digitale Produkte für die Selbstständigkeit und zahlreiche Werbemöglichkeiten.