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Recruiting: So gelingt die Personalbeschaffung in 2024

In diesem Ratgeber lernen Sie:
Ihre 7 Herausforderungen im Recruting, ob internes oder externes Recruting für Ihr Business der beste Weg ist und was es damit auf sich hat.
Ob aktives oder passives Recruting für Ihr Business die beste Wahl ist und was die Stärken und Schwächen sind.
Wie Sie erfolgreich neue Mitarbeiter einstellen und und was Sie in diesem Prozess beachten sollten.
Sie sind Unternehmer oder HR-Verantwortlicher und suchen neue Mitarbeiter? Dann informieren Sie sich hier, wie erfolgreiches Recruiting funktioniert. Lernen Sie die einzelnen Schritte, die verschiedenen Arten der Personalbeschaffung und wirkungsvolle Instrumente dafür kennen. Lesen Sie auch, vor welchen besonderen Herausforderungen Recruiter heute stehen und was nach dem Abschluss des Arbeitsvertrages noch zu erledigen ist.

Schnellcheck Recruiting – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie beschäftigen sich mit dem Thema Personalbeschaffung und haben einige Fragen dazu? Hier erhalten Sie die ersten Antworten:

  • Wie funktioniert Recruiting?
    Recruiting geht von den Ergebnissen der Personalbedarfsplanung aus und umfasst alle Maßnahmen, die darauf abzielen, für zu besetzende Stellen passende Mitarbeiter zu finden.
  • Was gehört alles zum Recruiting?
    Dazu gehören im Wesentlichen die Auswahl geeigneter Recruiting-Instrumente, das Erstellen und Veröffentlichen von Stellenanzeigen, das Führen von Bewerbungsgesprächen und die Personalauswahl.
  • Was sind Recruiting Tools?
    Das sind Software-Lösungen, die den Recruiting-Prozess unterstützen, etwa durch das Erfassen und Pflegen von Bewerberdaten, das Erstellen einer Karriereseite, die Suche von Bewerbern in externen Quellen oder die automatische Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf mehreren Kanälen.

Erfahren Sie zunächst, was man genau unter Recruiting versteht, bevor Sie die einzelnen Schritte der Personalbeschaffung kennenlernen.

Was ist Recruiting?

Recruiting umfasst alle Maßnahmen, die dazu beitragen, den bestmöglichen Mitarbeiter für eine vakante Stelle im Unternehmen zu finden und ihn für das Unternehmen zu gewinnen. Vor allem die erfolgskritischen Positionen erfordern in diesem Zusammenhang eine hohe Kompetenz der Personalverantwortlichen.

Recruiting wird auch als Personalbeschaffung bezeichnet. Die Voraussetzung dafür ist eine fundierte Personalbedarfsplanung, denn nur dann kann das Recruiting rechtzeitig und zielgerichtet einsetzen. Diese Aufgabe stellt Unternehmer heute mehr als noch vor einigen Jahren vor Herausforderungen, da geeignetes Personal in vielen Branchen schwerer zu finden ist.

Der Recruiting-Prozess in 8 Schritten

Die genaue Vorgehensweise beim Recruiting sollte sich immer an der konkreten Situation und der individuellen HR-Strategie orientieren. Im Wesentlichen läuft die Personalbeschaffung in folgenden Schritten ab.

Der Recruiting-Prozess in 8 Schritten

1. Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung gehört nicht zum Recruiting im engeren Sinne, ist aber die Voraussetzung dafür. Sie ermitteln, wie viele und welche Arbeitnehmer Sie wann und an welcher Stelle im Unternehmen brauchen. Daraus ergibt sich, ob und wann Neueinstellungen erforderlich sind, was die Grundlage für die Rekrutierung bildet.

2. Stellenanzeige schreiben

Mit einer Stellenanzeige teilen Sie mit, dass Sie eine bestimmte Stelle in Ihrem Unternehmen besetzen möchten. Sie soll die Aufmerksamkeit von Interessenten auf sich ziehen und alle wichtigen Informationen vermitteln. Dazu gehören die wesentlichen Aufgaben sowie die Anforderungen, die ein Bewerber dafür erfüllen muss und die er im Idealfall mitbringt.

Die Anzeige vermittelt die grundlegenden Inhalte der Stellenbeschreibung, die es für jeden Job im Unternehmen geben sollte. Hier sind sämtliche Aufgaben und Anforderungen detailliert aufgeführt. Auch die Erstellung eines Anforderungsprofils ist in diesem Zuge empfehlenswert.

3. Veröffentlichung der Stellenanzeige

Es gibt verschiedene Wege, eine Stellenanzeige zu veröffentlichen, worauf weiter unten noch eingegangen wird. Die Herausforderung besteht darin, die Zielgruppe mit dem bestmöglichen Kosten-Nutzen-Verhältnis möglichst passgenau zu erreichen. Wie Ihnen das gelingt, können Sie mit geeigneten Kennzahlen überwachen.

4. Vorauswahl

Sobald Bewerbungen eingegangen sind, treffen Sie eine Vorauswahl. So filtern Sie die Bewerber heraus, die zum Jobinterview eingeladen werden.

Prüfen Sie die eingegangenen Bewerbungen zunächst darauf, ob die Sollkriterien erfüllt werden, die für die Ausübung dieser Tätigkeit unverzichtbar sind. Danach können Sie noch weitere Kriterien festlegen und nach ihrer Relevanz gewichten.

5. Bewerbungsgespräch führen

Bereiten Sie die Interviews gut vor. Bewerbungsgespräche bieten Ihnen die Möglichkeit, sich einen persönlichen Eindruck zu verschaffen und noch offene Fragen zu klären. Sie vermitteln aber auch dem Bewerber einen Eindruck von Ihrem Unternehmen. Das Bewerbungsgespräch können Sie durch Tests oder Assessment-Center ergänzen, wenn das in der konkreten Situation die Entscheidung für einen Kandidaten unterstützt.

6. Personalauswahl

Definieren Sie objektive Kriterien, nach denen Sie aus den verbleibenden Bewerbern Ihren zukünftigen Mitarbeiter auswählen. Beziehen Sie geeignete Angestellte Ihres Unternehmens in die Prozesse zur Auswahl ein, z. B. das Management, direkte Vorgesetzte oder Kollegen. Die Entscheidung sollte transparent und nachvollziehbar sein.

7. Arbeitsvertrag

Verhandeln Sie mit dem Bewerber ggf. noch die Konditionen für den Arbeitsvertrag. Dann können Sie den Vertrag entwerfen und gemeinsam unterzeichnen. Damit startet das Arbeitsverhältnis.

8. Onboarding

Onboarding gehört zwar nicht zur Personalbeschaffung im engeren Sinne, aber es ist wichtig, den neuen Mitarbeiter strukturiert einzuarbeiten, damit er schnell voll einsatzfähig ist und motiviert bleibt.

Internes vs. externes Recruiting

Internes und externes Recruiting unterscheiden sich darin, ob neue Mitarbeiter innerhalb oder außerhalb des Unternehmens gesucht werden. Häufig kombiniert man beides miteinander. Entscheiden Sie je nach Situation, worauf der Schwerpunkt bei der Personalbeschaffung liegen sollte.

Internes Recruiting

Wenn es für einen zu besetzenden Arbeitsplatz im Betrieb bereits an anderer Stelle einen geeigneten Kollegen gibt, kann es sich lohnen, diesen direkt anzusprechen. Eventuell hat er Interesse an einer Versetzung oder beruflichen Weiterentwicklung. Für eine interne Ausschreibung erarbeiten Sie eine Stellenanzeige, die Sie über das Intranet, per E-Mail, durch einen Aushang oder in einer Mitarbeiterzeitschrift veröffentlichen. Möglicherweise sind Sie auch aufgrund einer Betriebsvereinbarung dazu verpflichtet, offene Stellen für alle Arbeitnehmer intern auszuschreiben.

Wenn bei einer internen Stellenbesetzung der neue Arbeitsplatz höhere Anforderungen stellt als der alte, handelt es sich um eine Form der Personalentwicklung, die oft mit Weiterbildungen oder anderen Maßnahmen vorbereitet werden muss. Falls die neue Stelle ähnliche Anforderungen an den Mitarbeiter stellt wie die bisherige, spricht man von einer Versetzung. Folgende Beispiele sollen das verdeutlichen:

  1. Die Stelle der Teamleitung ist zu besetzen. Ein Teammitglied hat Interesse und Talent dafür und wird rechtzeitig mit Weiterbildungen und einer gezielten Einarbeitung darauf vorbereitet.
  2. Eine Assistenzstelle ist vakant. In einer anderen Abteilung soll eine ähnliche Stelle abgebaut werden, sodass der Mitarbeiter versetzt werden kann.
Vorteile des internen Recruitings:
  • Die Gefahr einer Fehlbesetzung ist geringer, da der Mitarbeiter bereits bekannt ist.
  • Es erfordert in den meisten Fällen weniger Aufwand und Kosten als das externe Recruiting.
  • Der betroffene Mitarbeiter hat eventuell die Chance, sich beruflich weiterzuentwickeln.
Nachteile des internen Recruitings:
  • Es sind nicht in jedem Fall geeignete Mitarbeiter im Unternehmen vorhanden.
  • Die alte Stelle muss ggf. neu besetzt werden.
  • Belastung persönlicher Beziehungen durch Verkaufsaktivitäten
  • Teils aggressive Werbemethoden
  • Mitunter Nähe zum Schneeballsystem
  • Unternehmerisches Risiko

Externes Recruiting

Externes Recruiting liegt vor, wenn Sie außerhalb des Unternehmens nach neuen Mitarbeitern suchen. Sie erreichen damit sowohl Arbeitssuchende als auch wechselwillige Arbeitnehmer, die sich beruflich verändern möchten. Folgende Beispiele verdeutlichen das:

  1. Ein Mitarbeiter kündigt, sodass die Arbeitsstelle kurzfristig neu besetzt werden muss. In diesem Fall sollten mehrere Recruiting-Instrumente wie das Veröffentlichen einer Stellenanzeige, die Suche in Jobbörsen und Mitarbeiterempfehlungen kombiniert werden, um die Chancen auf geeignete Bewerber zu erhöhen.
  2. Es ist absehbar, dass in einem längerfristigen Zeitraum die Stelle eines Ingenieurs zu besetzen ist. Hier kann sich neben Stellenanzeigen auch die Suche und direkte Ansprache geeigneter Kandidaten auf Karrieremessen oder in Business-Netzwerken wie LinkedIn oder Xing lohnen.
Vorteile des externen Recruitings:
  • Es sind viele potenzielle Bewerber erreichbar.
  • Neue Mitarbeiter bringen häufig neue Impulse ins Unternehmen.
  • Sie können unter bestimmten Voraussetzungen einen Einarbeitungszuschuss der Arbeitsagentur oder des Jobcenters erhalten.
Nachteile des externen Recruitings:
  • Der Prozess ist meist zeitaufwendig und kostenintensiv.
  • Die Bewerber lassen sich weniger gut einschätzen, wodurch das Risiko für Fehlbesetzungen steigt.

Eine Alternative zur Festanstellung von Arbeitnehmern kann in bestimmten Situationen die zeitweise Beschäftigung von Leiharbeitern einer Arbeitnehmerüberlassung sein. Das ist bei nur vorübergehend erhöhtem Personalbedarf sinnvoll, oder wenn das Recruiting bisher erfolglos war.

Aktives vs. passives Vorgehen

Die Unterscheidung zwischen aktivem und passivem Recruiting bezieht sich auf die externen Maßnahmen. Differenzierungsmerkmal ist, ob das Unternehmen oder der Bewerber zuerst die Initiative ergreift.

Aktives Recruiting

Zum aktiven Recruiting, auch als Active Sourcing bezeichnet, zählen folgende Methoden:

  • Veröffentlichung einer Stellenanzeige, um die Aufmerksamkeit der Zielgruppe zu wecken
  • direkte Kontaktaufnahme zu geeigneten Kandidaten über Business-Netzwerke wie LinkedIn oder Xing
  • persönliche Kontaktaufnahme im Rahmen von Recruiting-Veranstaltungen, Karriere-Messen oder Bewerbertagen im eigenen Betrieb

Passives Recruiting

Beim passiven Recruiting geht die Initiative vom Bewerber aus und das Unternehmen reagiert. Dazu zählen:

  • Reaktionen auf Initiativbewerbungen von Interessenten, die sich ohne konkrete Stellenausschreibung bewerben (Problem: Angesichts der Situation auf dem Arbeitsmarkt werden diese in vielen Fällen nicht lange verfügbar sein.)
  • Recherche in Stellengesuchen und Kontaktaufnahme zu geeigneten Interessenten

Zu den passiven Maßnahmen der Personalbeschaffung kann im weitesten Sinne auch alles zählen, was arbeitssuchende und wechselwillige Personen dazu motivieren soll, sich zu bewerben, z.B. das Employer Branding und das Personalmarketing.

Employer Branding soll die Arbeitgebermarke inklusive Alleinstellungsmerkmal stärken, z. B. durch Imagekampagnen. Dazu zählt auch die Vermittlung von Werten, die für das Unternehmen besonders wichtig sind. Eine gewünschte Folge davon ist, dass sich Interessenten bewerben, bei denen der Cultural Fit stimmt, d. h. sie passen auch menschlich ins Unternehmen. Viele Bewerber der jüngeren Generation legen z. B. Wert auf Nachhaltigkeit oder eine sinnstiftende Tätigkeit.

Sämtliche HR-Aktivitäten orientieren sich an der übergeordneten Personalmarketing-Strategie, die das Unternehmen am Arbeitsmarkt ausrichtet. Diese kann auch einzelne Maßnahmen umfassen, die die Personalbeschaffung unterstützen, z. B. Kampagnen zur Gewinnung bestimmter Fachkräfte oder Benefits für Arbeitnehmer wie Gesundheitsangebote oder ein Jahresticket für den ÖPNV.

Recruiting-Instrumente im Überblick

Verwenden Sie für Ihre Personalbeschaffung mehrere Instrumente in Kombination. Die Herausforderung bei der Auswahl besteht darin, eine möglichst große Reichweite innerhalb der Zielgruppe zu erreichen und dabei die Kosten in einem angemessenen Rahmen zu halten. Im Folgenden erhalten Sie wichtige Informationen und Tipps zu den häufigsten Methoden.

Recruiting-Instrumente im Überblick

Unternehmenswebsite inklusive Karriereseite

Wenn Interessenten auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden sind, ist Ihre Website oft der erste Anlaufpunkt für weitere Informationen. Vorteilhaft ist es, wenn potenzielle Bewerber dort eine Karriereseite finden, wo sie sich über aktuelle Stellenangebote, berufliche Perspektiven und das Bewerbungsverfahren informieren können.

Im Idealfall gibt es dort das Angebot einer unkomplizierten Bewerbung, etwa ein Kontaktformular mit Upload-Funktion für Dokumente oder die Möglichkeit einer One-Click-Bewerbung, welche die Inhalte des Xing- oder LinkedIn-Profils übermitteln. Die Website sollte für Mobilgeräte optimiert sein, denn vor allem die jüngere Generation erledigt vieles per Smartphone, auch Bewerbungen. Bedenken Sie weiterhin die Suchmaschinenoptimierung, denn Google for Jobs durchsucht neben Jobbörsen auch Unternehmenswebsites.

In Stellengesuchen recherchieren

Hierbei suchen Sie nach Stellengesuchen in Bewerberdatenbanken und auf Kleinanzeigen-Portalen. Beispielsweise bietet sich die Jobbörse der Arbeitsagentur dafür an, aber auch Stepstone, Indeed oder ähnlichen Online-Portale.

Wenn es zu Ihrer Zielgruppe passt, suchen Sie auch nach Kleinanzeigen in Printmedien wie Fachmagazinen, Regionalzeitungen und Anzeigenblättern. Vielleicht rekrutieren Sie auf diesem Weg bereits passende Bewerber und können sich den Aufwand für weiteres Recruiting sparen.

Eigene Stellenanzeigen veröffentlichen

Wenn Sie selbst eine Stellenanzeige veröffentlichen, muss diese das Aufgaben- und Anforderungsprofil übersichtlich vermitteln. Sie sollte aber auch so gestaltet sein, dass sie die Aufmerksamkeit auf sich zieht. Eine Alternative zu klassischen Anzeigen sind Recruiting-Videos.

Nutzen Sie für die Veröffentlichung mehrere Kanäle und wägen Sie dabei ab, wo Sie Ihre Zielgruppe am besten erreichen. Für Online-Anzeigen eignen sich Jobbörsen, wobei es auch solche für bestimmte Berufsgruppen gibt. Auf Social-Media-Plattformen können Sie die Stellenanzeige selbst posten oder kostenpflichtig als Werbeanzeige zielgruppengerecht ausspielen lassen. Printmedien und Aushänge eignen sich für Ihr Stellenangebot möglicherweise ebenfalls.

Business-Netzwerke

Die bekanntesten Business-Netzwerke, die für die Personalbeschaffung dienen können, sind LinkedIn und Xing. Hier können Sie zum einen ein Profil Ihres Unternehmens anlegen, mit dem Sie Interessenten auf dem Laufenden halten, und auch Stellenangebote veröffentlichen. Durch die Vernetzung mit den Profilen Ihrer Angestellten erzielen Sie eine hohe Reichweite.

Die Netzwerke bieten sich aber auch für die aktive Suche an. Das heißt, Sie können nach interessanten Profilen filtern und Kontakt zu geeigneten Nutzern aufnehmen. Nicht alle sind arbeitssuchend oder wechselwillig, aber die Chance auf Erfolg besteht. Achten Sie darauf, dass Ihre Anfrage nicht als Spam wahrgenommen wird, weil sie zu unpersönlich ist. Gehen Sie immer auf das individuelle Profil ein.

Social Media

In sozialen Medien wie Facebook, Twitter oder Instagram können Sie ein eigenes Profil anlegen, wo Sie interessante News, Fotos und Videos posten. So bringen Sie sich immer wieder in Erinnerung und durch das Teilen Ihrer Beiträge gewinnen Sie an Reichweite.

Sie wecken damit auch das Interesse potenzieller Bewerber und stellen eine emotionale Bindung zu diesen her. Das zahlt sich aus, wenn Sie ein Stellenangebot veröffentlichen. Weiterhin können Sie auf Social-Media-Plattformen auch Stellenanzeigen als bezahlte Werbung zielgruppengerecht ausspielen lassen.

Events und Hochschulmarketing

Zur Zielgruppe dieser Recruiting-Maßnahmen gehören hauptsächlich Hochschulabsolventen und Young Professionals. Es handelt sich dabei vorrangig um Karrieremessen, Bewerbertage in Unternehmen oder Veranstaltungen an Hochschulen.

Hier können sich Unternehmen präsentieren und in direkten Kontakt mit den potenziellen Bewerbern treten. Vermitteln Sie den Interessenten, welche Vorteile Sie als Arbeitgeber zu bieten haben und warum es sich lohnt, in Ihrem Unternehmen anzufangen.

Mitarbeiter-Empfehlungen

Einige Unternehmer bieten ihren Arbeitnehmer an, Interessenten aus ihrem persönlichen Umfeld als Bewerber zu vermitteln. In Branchen mit hohem Fachkräftemangel werden dafür attraktive Prämien gezahlt.

Ein Vorteil besteht darin, dass Mitarbeiter schon aus eigenem Interesse Personen empfehlen, die sich für den Job eignen. Sie können diese meist sowohl fachlich als auch persönlich gut einschätzen.

7 Herausforderungen, die Recruiter bei der Personalbeschaffung meistern müssen

Der Arbeitsmarkt hat sich in den letzten Jahren verändert, sodass sich Arbeitgeber anpassen müssen. Die größten Herausforderungen sind:

  1. 1
    Demografischer Wandel
    Die geburtenstarken Jahrgänge gehen nach und nach in den Ruhestand und die niedrigen Geburtenraten der folgenden Jahre führen dazu, dass der Anteil an erwerbsfähigen Personen auf dem Arbeitsmarkt deutlich zurückgeht. Es wird daher immer schwieriger, geeignetes Personal zu finden.
  2. 2
    Fachkräftemangel
    Der Fachkräftemangel ist eine der Folgen des demografischen Wandels. Bestimmte Branchen trifft das besonders hart, z. B. den Pflegebereich, das Handwerk und IT-Berufe
  3. 3
    Lange Bewerbungsprozesse
    Finden Sie die richtige Balance zwischen der notwendigen Gründlichkeit und der Schnelligkeit des Bewerbungsprozesses. Denn zum einen sollen Fehlbesetzungen vermieden werden, zum anderen können zu lange Wartezeiten Bewerber dazu bewegen, inzwischen eine andere Stelle anzutreten.
  4. 4
    Hohe Fluktuation
    Die Fluktuation ist aufgrund der demografischen Gegebenheiten häufig altersbedingt, kann aber auch durch Kündigung oder Krankheit entstehen. Prognostizieren Sie die Entwicklung langfristig und kümmern Sie sich rechtzeitig um Ersatz.
  5. 5
    Digitalisierung
    Die Digitalisierung bringt für die Rekrutierung viele neue Chancen, fordert aber auch von Personalern entsprechende Fähigkeiten. Dazu gehören die Suchmaschinenoptimierung und das Online-Marketing zur wirkungsvollen Veröffentlichung von Stellenanzeigen, der Umgang mit Recruiting Tools und Social-Media-Kompetenz.
  6. 6
    Candidate Experience
    Candidate Experience fasst die Erfahrungen zusammen, die Bewerber während des Bewerbungsprozesses mit dem Unternehmen machen. Vor dem Hintergrund, dass diese oft online geteilt werden, ist es ratsam, alle Kandidaten wertschätzend zu behandeln.
  7. 7
    Konzentration auf das Wesentliche
    Bewerbungen aufgrund einfacher Formfehler ungeprüft auszusortieren, kann sich kaum noch ein Unternehmen leisten. Verzichten Sie bei der Personalauswahl auf Perfektion.

Die Erwartungen der Bewerber haben sich geändert, da auf dem Arbeitsmarkt andere Bedingungen herrschen als noch vor einigen Jahren. Heute müssen Arbeitgeber häufig Interessenten umwerben, um offene Stellen überhaupt besetzen zu können.

Mitarbeiter einstellen: So geht’s nach dem Recruiting weiter

Sobald Sie sich für einen Bewerber entschieden und den Arbeitsvertrag abgeschlossen haben, müssen Sie sich um weitere Formalitäten kümmern. Dazu gehört, dass Sie Ihre Mitarbeiter anmelden, im Wesentlichen zur Sozialversicherung und beim Finanzamt. Beachten Sie die damit zusammenhängenden Fristen.

Wichtig ist auch ein funktionierendes Onboarding, das Sie als Arbeitgeber gut vorbereiten müssen. Es umfasst alle Maßnahmen, die den neuen Arbeitnehmer sowohl fachlich als auch sozial in das Unternehmen integrieren. Es fördert seine schnelle Einsatzfähigkeit und die Motivation. Die Wahrscheinlichkeit einer Kündigung in der Probezeit sinkt dadurch.

Fazit: Neue Anforderungen an das Recruiting

Die Personalbeschaffung ist schwieriger geworden, nicht zuletzt aufgrund der veränderten Situation auf dem Arbeitsmarkt. Planen Sie alles rund um das Recruiting deshalb rechtzeitig und achten Sie darauf, Ihr Image durch Employer Branding zu pflegen und die Verbindung zu Interessenten aufrechtzuerhalten.

Wählen Sie Recruiting-Instrumente aus, mit denen Sie Ihre Zielgruppe am besten erreichen. Es gibt einige Tools, die das Bewerbermanagement unterstützen. Informieren Sie sich, welche Funktionen Ihnen konkret helfen können und welche Angebote in diesem Bereich existieren.

Disclaimer

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Jetzt mit Roul Radeke, dem Autor dieses Beitrags vernetzen:

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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