Qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben in nur 10 Minuten + Ihre Arbeitgeber-Pflichten inkl. Word-Vorlage

Sie sind selbstständig und müssen ein Arbeitszeugnis für einen Mitarbeiter schreiben? Dabei gibt es viel zu beachten. Erfahren Sie mehr über die Arten sowie den Aufbau von Arbeitszeugnissen und lernen Sie typische Formulierungen der Zeugnissprache kennen. Beschäftigen Sie sich auch mit rechtlichen Fragen. Unsere Formulierungshilfen unterstützen Sie bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen.

Arbeitszeugnis schreiben – die drei wichtigsten Fragen auf einen Blick

Das Thema „Arbeitszeugnisse“ ist komplex und beschäftigt auch die Arbeitsgerichte nicht selten. Häufig tauchen bei Unternehmern die folgenden drei Fragen auf:

• Ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein Zeugnis auszustellen?
  Diese Pflicht besteht. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss der Arbeitnehmer jedoch selbst anfordern.
• Wie sieht ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus?
  Neben allen Angaben eines einfachen Arbeitszeugnisses inklusive der Tätigkeitsbeschreibung enthält es auch die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung.
• Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
  Auf ein Endzeugnis hat jeder Arbeitnehmer Anspruch, der das Unternehmen verlässt, darüber hinaus Auszubildende nach Abschluss der Ausbildung und Praktikanten.

Das Endzeugnis hat die größte praktische Bedeutung. Es gibt aber auch noch andere Anlässe, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Die unterschiedlichen Arten von Arbeitszeugnissen im Überblick

Der Artikel beschäftigt sich hauptsächlich mit dem Endzeugnis, das ein Arbeitnehmer mit seinem Ausscheiden aus dem Unternehmen erhält, und das bei Bewerbungen auf andere Stellen die Angaben in seinem Lebenslauf belegt. Wird das Zeugnis bereits vorher ausgestellt, etwa direkt nach einer fristgemäßen Kündigung, spricht man vom vorläufigen Zeugnis, von dem das Endzeugnis auch abweichen kann. Darüber hinaus können sich Arbeitnehmer bei Bedarf Zwischenzeugnisse ausstellen lassen, wenn sie im Unternehmen bleiben.

Weiterhin unterscheidet man zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis. Unterschiede bestehen darin, dass die qualifizierte Variante auch Beurteilungen der Leistung und des Verhaltens enthält. Der sonstige Inhalt stimmt überein. Einfache Arbeitszeugnisse sind lediglich bei sehr kurzen Arbeitsverhältnissen mit einfachen Aufgaben angemessen.

Inhalt und Aufbau eines Arbeitszeugnisses + Erstellung in nur 10 Minuten

Bestimmte Angaben müssen in einem Arbeitszeugnis enthalten sein, andere sind empfehlenswert. Zu den Pflichtangaben gehören bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis:

• Bezeichnung des Unternehmens
• Zeugnisdatum
• Vorname, Name sowie Geburtsdatum und -ort des Arbeitnehmers
• Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
• Tätigkeitsbeschreibung
• Leistungsbewertung

Folgen Sie den üblichen Standards, wenn Sie ein Arbeitszeugnis schreiben, denn Personaler erwarten einen bestimmten Aufbau. Orientieren Sie sich dafür an der folgenden Gliederung:

• Briefkopf
  Hierzu gehören sowohl Name und Anschrift des Unternehmens als auch des Arbeitnehmers.
• Überschrift
  Benennen Sie das Dokument als Arbeitszeugnis.
• Einleitung
  Diese enthält den Namen sowie das Geburtsdatum und den Geburtsort des Arbeitnehmers, die Berufsbezeichnung und gegebenenfalls die Abteilung, sowie die Dauer des Arbeitsverhältnisses.
• Kurze Vorstellung des Unternehmens
  Es ist empfehlenswert, das Unternehmen in 1 bis 2 Sätzen kurz vorzustellen.
• Tätigkeitsbeschreibung
  Führen Sie alle Tätigkeiten auf, die der Arbeitnehmer ausgeführt hat, beginnend mit der wichtigsten. Dafür können Sie auch Stichpunkte / Bulletpoints verwenden.
• Bewertung der Leistung
  Hierbei geht es darum, die Leistungen des Arbeitnehmers qualitativ zu beurteilen. Gehen Sie dabei auf die Bereitschaft, die Fähigkeit, das Fachwissen, die Arbeitsweise und den Erfolg ein. Verfassen Sie danach eine Gesamtbeurteilung. Bei Führungskräften wird auch eine Beurteilung der Führungsleistung erwartet.
• Beurteilung des Verhaltens
  Bewerten Sie das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden bzw. Geschäftspartnern. Achten Sie auch auf die Reihenfolge. Denn Abweichungen davon können als versteckte negative Bewertung gedeutet werden.
• Schlussabsatz
  Dieser besteht aus dem Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses, einem Ausdruck des Bedauerns, einer Dankesformel und Zukunftswünschen. Den Austrittsgrund dürfen Sie nur erwähnen, wenn der Mitarbeiter ausdrücklich zugestimmt hat.
• Ort, Datum und Stempel
  Diese Bestandteile sind wichtig, da es sich bei einem Arbeitszeugnis um eine Urkunde handelt.
• Unterschrift und Funktion
  Unterschreiben sollten ein oder zwei dem Arbeitnehmer übergeordnete Personen, zum Beispiel aus der Geschäftsführung oder Personalabteilung.

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Geheimcodes im Arbeitszeugnis – Beispiele für Formulierungen und was sie bedeuten

Ein Arbeitszeugnis muss der Wahrheit entsprechen, aber auch wohlwollend formuliert sein. Das bedeutet, dass es keine unnötigen negativen Formulierungen enthalten darf, welche die weitere Bewerbung des Mitarbeiters erschweren. Da das oft eine Gratwanderung ist, hat sich eine spezielle Zeugnissprache entwickelt, die von erfahrenen Personalern angewendet und verstanden wird. Positiv erscheinende Formulierungen sind deshalb nicht in jedem Fall auch so gemeint.

Dieses Video zeigt Ihnen welche Geheimcodes im Arbeitszeugnis es geben kann:

Dazu ist es wichtig zu wissen, dass verschlüsselte Formulierungen gemäß § 109 Abs. 2 der Gewerbeordnung grundsätzlich nicht erlaubt sind. Einige der verwendeten Geheimcodes wurden daher von der Rechtsprechung für unzulässig erklärt. Bestimmte Formulierungen und Gepflogenheiten haben sich jedoch durchgesetzt und kommen regelmäßig zur Anwendung. Beispielsweise sind bei der Leistungsbewertung folgende Formulierungen üblich, die sich an den in der Schule üblichen Noten orientieren:

Auch weitere Details können Botschaften vermitteln. Bedenken Sie Folgendes, wenn Sie ein Arbeitszeugnis schreiben, auch um Missverständnisse zu vermeiden:

• Sehr gute Bewertungen enthalten im Vergleich zu mittelmäßigen an entscheidenden Stellen Superlative oder die Begriffe „besonders“, „außerordentlich“, „sehr“, „äußerst“, „immer“, „jederzeit“ oder „stets“. Auch finden häufig Formulierungen wie „herausragend“, „außergewöhnlich“ oder „im höchsten Maße“ Verwendung.
• Die Ausdrücke „weitestgehend“ oder „im Großen und Ganzen“ haben hingegen eine abwertende Bedeutung.
• Werden Selbstverständlichkeiten mit aufgeführt, zum Beispiel Pünktlichkeit oder für den jeweiligen Beruf essenzielle Fähigkeiten, ist das ein negatives Signal.
• Ebenso negativ ist es zu werten, wenn für die ausgeübte Tätigkeit Unwesentliches zu stark betont wird.
• Kritik wird oft mit doppelten Verneinungen ausgedrückt. „Er war nicht unmotiviert.“ bedeutet z. B., dass er nicht besonders motiviert war.
• Wenn wichtige Teile der Tätigkeitsbeschreibung, der Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung fehlen, wird das negativ ausgelegt.
• Wenn Sie schreiben, der Mitarbeiter „war tätig“ oder „war aktiv“, vermittelt das einen besseren Eindruck als die passiven Formulierungen „war beschäftigt“ oder „war angestellt“.

Die Tabelle zeigt einige Formulierungsbeispiele für die unterschiedlichen Abstufungen. Hierbei geht es um die Bewertung der Fachkenntnisse.

Schlussabsatz im Arbeitszeugnis – drei Formulierungsideen

Der Schlussabsatz gehört zwar nicht zu den Pflichtbestandteilen eines Arbeitszeugnisses. Sein Fehlen sendet aber ein negatives Signal. Auch kommen hier, ebenso wie bei der Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, Zeugniscodes zur Anwendung. Folgende Bestandteile gehören zum Schlussabsatz:

• Austrittsgrund (wenn der Mitarbeiter ausdrücklich zugestimmt hat)
• Bedauernsformel
• Dankesformel
• Zukunftswünsche

Die Tabelle zeigt drei Formulierungsbeispiele und ihre Bedeutung:

Weitere Formulierungsideen und Zeugniscodes zum Schlussabsatz sowie ihre Bedeutung finden Sie auf unserer Seite zum Muster-Arbeitszeugnis.

Der nächste Abschnitt fasst zusammen, was nicht in einem Arbeitszeugnis stehen darf.

Achtung: Das darf nicht ins Arbeitszeugnis!

Gesetz und Rechtsprechung schließen bestimmte Inhalte in Arbeitszeugnissen aus. Achten Sie darauf, da der Arbeitnehmer sonst seinen Berichtigungsanspruch geltend machen kann:

• Versteckte Hinweise
  Mitunter wurden bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen Geheimzeichen verwendet, die Informationen versteckt vermitteln sollten, zum Beispiel Striche und Haken neben der Unterschrift. Diese sind verboten.
• Unleserliche Unterschrift
  Es gab ein Urteil des Landesarbeitsgerichtes Hamm aus dem Jahr 2016, das eine unleserliche und nicht parallel zum Text verlaufende Unterschrift unter dem Arbeitszeugnis für unzulässig erklärte, da es sich dabei ebenfalls um ein abwertendes Geheimzeichen handeln könnte.
• Doppeldeutigkeiten
  § 109 Abs. 2 der Gewerbeordnung untersagt die Verwendung von Formulierungen, die etwas anderes aussagen sollen, als aus ihrem Wortlaut ersichtlich ist. Damit sind weniger die üblichen Zeugniscodes gemeint, welche die Informationen zwar umschreiben, aber nicht verstecken. Problematisch sind Geheimcodes, die uninformierte Laien auch bei aufmerksamem Lesen nicht verstehen können.
• Persönliches
  Informationen, die mit dem Arbeitsverhältnis nicht direkt etwas zu tun haben, gehören nicht ins Arbeitszeugnis. Dazu zählen zum Beispiel gesundheitliche Aspekte, Familienstand, Ethnie, Religion oder Parteizugehörigkeit.
• Gewerkschafts- und Betriebsratszugehörigkeit
  Ausnahmen gelten hier, wenn der Arbeitnehmer einverstanden ist, dass seine Betriebsratszugehörigkeit im Arbeitszeugnis vermerkt werden soll, oder wenn er längere Zeit ausschließlich für den Betriebsrat gearbeitet hat.
• Krankheits- und Ausfallzeiten
  Auch hier gibt es Ausnahmen, und zwar wenn die Ausfallzeit einen sehr großen Anteil an der gesamten Anstellungsdauer ausmacht.

Neben den Feinheiten der Inhaltsgestaltung und Formulierung müssen Sie als Arbeitgeber noch weitere rechtliche Sachverhalte beachten. Der nächste Abschnitt fasst diese zusammen.

Rechtliche Eckdaten: Diese Pflichten hat der Arbeitgeber beim Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnisse sind häufig Gegenstand von Entscheidungen der Arbeitsgerichte. Machen Sie sich deshalb mit den grundsätzlichen rechtlichen Bestimmungen vertraut und beachten Sie folgende Tipps.

• Pflicht zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses
  Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ist für Arbeitsverhältnisse in § 109 der Gewerbeordnung und für Dienstverhältnisse (Beamte) in § 630 BGB festgeschrieben.
• Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis
  § 109 Abs. 2 der Gewerbeordnung besagt, dass Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis besteht, der Arbeitnehmer aber auch ein qualifiziertes Zeugnis verlangen kann.
• Formulierungen und Form
  § 109 Abs. 2 der Gewerbeordnung verbietet Doppeldeutigkeiten und versteckte Geheimzeichen. Unzulässig sind in diesem Zusammenhang auch Anführungszeichen, Fettdruck, Unterstreichungen sowie Frage- oder Ausrufezeichen.
• Wohlwollenspflicht
  Die Rechtsprechung hat mehrfach die Wohlwollenspflicht des Arbeitgebers betont. Das bedeutet, das Arbeitszeugnis darf den Arbeitnehmer bei seiner weiteren Bewerbung nicht ungerechtfertigt benachteiligen. Trotzdem sind Sie zu einer wahrheitsgemäßen Beurteilung verpflichtet.
• Übermittlung des Zeugnisses
  § 109 Abs. 3 der Gewerbeordnung und § 630 Abs. 3 BGB schließen die Erteilung des Arbeitszeugnisses in elektronischer Form aus. Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichtes aus dem Jahr 1993 muss es auf weißem Papier oder, falls vorhanden, auf Firmenbriefpapier gedruckt werden. Die Übermittlung muss daher per Post oder durch persönliche Übergabe erfolgen.
• Frist
  Stellen Sie ein Arbeitszeugnis möglichst direkt bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus. Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich gemäß § 195 BGB noch bis zu drei Jahre danach Anspruch darauf. Diesen kann er jedoch auch bereits vorher verwirken, wenn er ihn nicht zeitnah (laut Rechtsprechung 5 bis 15 Monate) geltend macht.
• Regelungen zum Arbeitszeugnis im Arbeitsvertrag
  Die Pflicht zur Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses muss nicht explizit im Arbeitsvertrag festgeschrieben werden, da sie bereits per Gesetz besteht. Möglich ist jedoch die Vereinbarung, dass sich die Bewertungsmaßstäbe an branchenüblichen Standards orientieren. Weiterhin kann eine Frist vereinbart werden, nach welcher der Arbeitnehmer keine Ansprüche mehr gegen den Arbeitgeber hat, was auch den Anspruch auf das Arbeitszeugnis einschließt.
• Berichtigungsanspruch
  Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf Berichtigung, wenn das Arbeitszeugnis inhaltliche oder formelle Fehler aufweist. Dazu gehören auch Rechtschreib- und Grammatikfehler. Den Anspruch kann er verwirken, wenn er ihn nicht innerhalb weniger Monate geltend macht.
• Schadenersatzpflicht
  Eine Schadenersatzpflicht kann Ihnen im Zusammenhang mit Arbeitszeugnissen sowohl gegenüber Arbeitnehmern als auch gegenüber zukünftigen Arbeitgebern Ihrer ehemaligen Mitarbeiter entstehen. Im ersten Fall besteht die Gefahr, wenn Sie Ihrer Pflicht zur Erstellung des Arbeitszeugnisses oder seiner Berichtigung nicht oder nicht rechtzeitig nachkommen und dem Arbeitnehmer dadurch Nachteile bei seiner Bewerbung entstehen. Der zweite Fall ist vorstellbar, wenn Sie wider besseren Wissens ein zu gutes Zeugnis ausstellen, etwa wenn der Arbeitnehmer aufgrund strafbarer Handlungen fristlos entlassen wurde, und der nachfolgende Arbeitgeber dadurch einen Schaden erleidet.
• Arbeitszeugnis für Auszubildende
  Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis für Auszubildende zum Ende des Ausbildungsverhältnisses ist in § 16 des Berufsbildungsgesetztes geregelt. Es gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen wie für Arbeitszeugnisse. In jedem Fall sind die während der Ausbildung erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten aufzuführen.

Sie haben noch Fragen zum Arbeitszeugnis? Der nächste Abschnitt beantwortet einige FAQ.

FAQ – Häufige Fragen zum Arbeitszeugnis

Im Zusammenhang mit Arbeitszeugnissen tauchen in der Praxis häufig Fragen auf. Die folgenden Antworten liefern Ihnen einige zusätzliche Tipps:

• Wann steht einem Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis zu?
  Jedem Arbeitnehmer, der das Unternehmen verlässt, steht ein Arbeitszeugnis zu. Das gilt auch für kurzfristige Beschäftigungen und Praktika.
• Hat der Arbeitnehmer auch nach einem nur wenige Wochen dauernden Arbeitsverhältnis Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?
  Dieser Anspruch besteht auch nach einem sehr kurzen Arbeitsverhältnis.
• Muss ein Arbeitgeber unaufgefordert ein Arbeitszeugnis ausstellen?
  Laut § 109 Gewerbeordnung Abs. 1 Satz 1 und 2 hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis, sodass sich daraus schließen lässt, dass der Arbeitgeber dieses unaufgefordert erstellen sollte. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss der Arbeitnehmer gemäß Satz 3 jedoch verlangen. Das kann auch mündlich erfolgen, ohne dass ein extra Anschreiben dafür erforderlich ist.
• Wer unterschreibt das Arbeitszeugnis?
  Günstig sind zwei Unterschriften. Auf jeden Fall muss eine dem Arbeitnehmer übergeordnete Person unterzeichnen. Das kann der Arbeitgeber oder ein direkter Vorgesetzter sein, gegebenenfalls auch beide. Der Personaler kann ebenfalls zusätzlich unterzeichnen.
• Welche Fristen bestehen im Zusammenhang mit dem Arbeitszeugnis?
  Wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber wiederholt erfolglos um die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses oder eine Berichtigung gebeten hat, kann er eine Frist setzen und diese mit rechtlichen Mitteln durchsetzen. Der Anspruch besteht grundsätzlich für eine Dauer von drei Jahren, wird aber bereits vorher verwirkt, wenn der Arbeitnehmer nichts unternimmt. In Arbeits- oder Tarifverträgen können kürzere Verjährungsfristen vereinbart werden.
• Darf der Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis selbst schreiben?
  Das ist nicht verboten, aber nur bei Arbeitnehmern empfehlenswert, die sich mit den sprachlichen Feinheiten der Zeugniserstellung auskennen.
• Welchen Spielraum habe ich bei einem schlechten Mitarbeiter?
  Sie müssen das Arbeitszeugnis einerseits wohlwollend formulieren, dürfen aber auch die Wahrheit nicht verschleiern. Arbeiten Sie mit den allgemein üblichen Zeugniscodes, die Sie auch in unserer Gratis-Vorlage finden.
• Welches Datum trägt ein Arbeitszeugnis?
  Das Datum sollte mit dem letzten Tag des Arbeitsverhältnisses übereinstimmen oder maximal bis zu vier Wochen davon abweichen. Größere Zeitabstände könnten bei der weiteren Bewerbung Fragen aufwerfen und den Arbeitnehmer benachteiligen.
• Zu welchem Zeitpunkt werden Zwischenzeugnisse erstellt?
  Wenn berechtigtes Interesse besteht, können Arbeitnehmer jederzeit ein Zwischenzeugnis anfordern. Vorstellbare Situationen sind ein Wechsel des Aufgabenbereichs, Umstrukturierungen, ein neuer Vorgesetzter oder eine langjährige Tätigkeit ohne Zwischenzeugnis.
• Was versteht man unter dem Zeugnisbrauch?
  In Abhängigkeit von der Branche oder dem Beruf ist es üblich, dass bestimmte Fähigkeiten im Arbeitszeugnis erwähnt werden. Ein Fehlen gilt als negatives Signal. Ein Beispiel dafür ist die Belastbarkeit in Stresssituationen bei Redakteuren.

Fazit: Qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben

Wenn Sie ein Arbeitszeugnis schreiben, müssen Sie mitunter die Gratwanderung zwischen der Wahrheits- und Wohlwollenspflicht bewältigen. Achten Sie auf die sprachlichen Feinheiten, damit Sie nicht versehentlich etwas anderes ausdrücken, als Sie wollen.

Es ist empfehlenswert, den Mitarbeitern qualifizierte Arbeitszeugnisse zu schreiben, auch wenn sie diese noch nicht selbst angefordert haben. Denn später wird es schwieriger, sich an die Leistungen und das Verhalten des Arbeitnehmers zu erinnern.