Mitarbeitergespräch führen: Checkliste & Erfolgs-Tipps für das Personalgespräch

Sie suchen als Arbeitgeber oder Chef Tipps für das erfolgreiche Mitarbeitergespräch? Erfahren Sie, zu welchen Anlässen Sie dieses führen, was zur Vorbereitung gehört und welche Inhalte wichtig sind. Erhalten Sie weiterhin konkrete Anregungen zur Gesprächsführung und lernen Sie einige rechtliche Aspekte kennen.

Schnellcheck Mitarbeitergespräche führen – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Mitarbeitergespräche sind zwar nur in bestimmten Situationen gesetzlich vorgeschrieben, haben sich jedoch aufgrund ihrer zahlreichen Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in vielen Unternehmen etabliert. Die folgenden häufig gestellten Fragen helfen Ihnen beim Einstieg in das Thema:

• Was ist ein Mitarbeitergespräch?
  Als Mitarbeitergespräch bezeichnet man das auf die Arbeit bezogene Gespräch zwischen (direkten) Vorgesetzten und Mitarbeitern.
• Warum werden Mitarbeitergespräche geführt?
  Mitarbeitergespräche werden zur Überprüfung der zwischen den Gesprächspartnern vereinbarten Ziele vorgenommen und um potenzielle Weiterentwicklungsmöglichkeiten zu besprechen. Außerdem gibt es noch spezielle Anlässe für ein Mitarbeitergespräch, z.B. zur Einstellung, als Konfliktbeseitigung oder nach einer längeren Abwesenheit.
• Wer führt das Mitarbeitergespräch?
  Das Mitarbeitergespräch führt der Chef (bei Kleinunternehmen) oder in größeren Betrieben die jeweiligen Führungskräfte / direkten Vorgesetzten mit dem jeweiligen Angestellten.
• Wie oft/zu welchen Anlässen finden Mitarbeitergespräche statt?
  Das Mitarbeitergespräch wird mindestens einmal jährlich und zu speziellen Anlässen wie beispielsweise der Karriereplanung des Mitarbeiters angesetzt.
• Welche Inhalte gehören in ein Personalgespräch?
  Die Inhalte müssen immer einen sachlichen Bezug zum Job haben. Das schließt nicht aus, dass sich ein Mitarbeitergespräch auch auf private Angelegenheiten beziehen darf, sofern sich diese auf die Arbeit auswirken.

Warum Mitarbeitergespräche so wichtig sind

Mitarbeitergespräche sind ein wichtiges Führungsinstrument. Sie tauschen sich auf diesem Weg mit Ihren Angestellten über arbeitsbezogene Angelegenheiten aus, geben Feedback und empfangen dieses auch. Die zukünftige Zusammenarbeit wird dabei ebenfalls besprochen. Für diesen Austausch fehlt es im Unternehmensalltag oft an Zeit und Gelegenheit, weshalb persönliche Gespräche einen geeigneten Rahmen dafür bieten.

Ein Mitarbeitergespräch bedeutet Aufwand und bindet bereits im Vorfeld personelle Ressourcen, denn vor dem eigentlichen Termin steht die Vorbereitung. Von der Informationsbeschaffung über die Planung des Gesprächsablaufs bis hin zur Organisation des Besprechungsraums sind mehrere Aufgaben zu erledigen. Trotzdem lohnt sich das Mitarbeitergespräch, wie die im Folgenden genannten Gründe zeigen.

5 Gründe, weshalb sich Mitarbeitergespräche lohnen

Das Mitarbeitergespräch ist für jeden Betrieb vorteilhaft. Und in den meisten Fällen (sofern es nicht gerade um das Kündigungsgespräch geht) auch für den betreffenden Mitarbeiter:

1. Feedback kann motivieren und für bessere Leistung sorgen
   Angestellte, die wegen ihrer hohen Leistungsfähigkeit und Einsatzbereitschaft vom Chef positives Feedback erhalten, bemühen sich oft nach dem Gespräch um noch bessere Leistungen und stehen einem beruflichen Aufstieg im Unternehmen aufgeschlossen gegenüber.
2. Risiko von Fehleinschätzungen kann minimiert werden
   Mitarbeitergespräche, die einen gravierenden Fehler zum Inhalt haben, dienen der genauen Klärung des Sachverhalts und der Ursache. Der Angestellte erhält die Gelegenheit, dazu Stellung zu nehmen und einen Lösungsvorschlag zu präsentieren.
3. Konfliktbewältigung und -vermeidung
   Regelmäßige Mitarbeitergespräche helfen, Probleme schon im Vorfeld zu erkennen: Mitarbeiter, die sich wegen ihres zu umfassenden Arbeitsbereichs überfordert fühlen, geben danach beispielsweise einige Aufgaben an einen Kollegen ab.
4. Stärkere Motivation durch bessere Mitarbeiterbindung
   Erhält der Beschäftigte positives Feedback, fühlt er sich dem Unternehmen noch mehr verbunden. Dies steigert seine Motivation zusätzlich.
5. Stärkung der Kommunikationsbereitschaft
   Mitarbeitergespräche auf Augenhöhe stärken das Vertrauen und die Kommunikationsbereitschaft zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Das ist die Basis für einen offenen und konstruktiven Austausch im Arbeitsalltag.

Inhalt von Mitarbeitergesprächen

In vielen Unternehmen werden Mitarbeitergespräche routinemäßig für alle Arbeitnehmer in festgelegten Zeitabständen durchgeführt, meist einmal pro Jahr.

1. Einstellungsgespräch (Einführungsgespräch)
   Einstellungsgespräche werden vor dem Onboarding durchgeführt. Der neue Angestellte erhält Informationen über seinen neuen Arbeitsplatz, sein Aufgabengebiet und seinen Vorgesetzten. Bei dieser Gelegenheit werden auch Fragen wie Arbeitszeit- und Urlaubsregelungen geklärt und anschießend im Arbeitsvertrag festgehalten. Außerdem sprechen beide Seiten über ihre Erwartungen. Wird das Personalgespräch erst am Ende der Probezeit vorgenommen, ist die Leistung des Mitarbeiters während dieses Zeitraums Thema.
2. Zielvereinbarungsgespräch
   Zielvereinbarungsgespräche sind notwendig, weil jedes Team auf ein klar definiertes Ziel hinarbeitet. Gemeinsam werden Erfolge sowie Schwierigkeiten analysiert und daraus gegebenenfalls Maßnahmen abgeleitet.
3. Jahresgespräch/Mitarbeiterjahresgespräch
   Im Jahresgespräch kommen alle im Laufe des vergangenen Jahres erreichten Ziele zur Sprache. Der Mitarbeiter benennt dabei aufgetretene Schwierigkeiten und ihre möglichen Gründe. Anschließend führt der Vorgesetzte die erforderlichen Verbesserungen durch.
4. Beurteilungsgespräch/Qualifikationsgespräch
   Bei diesem Mitarbeitergespräch handelt es sich oft um eine normale Leistungsbeurteilung. Kommt der direkte Vorgesetzte dabei zu dem Schluss, dass der Angestellte mit einer Fortbildung seine Leistungsfähigkeit verbessert, teilt er dies dem Beschäftigten mit. Anschließend diskutieren die Gesprächspartner über Verbesserungsvorschläge und die Weiterbildung.
5. Feedbackgespräch
   Feedbackgespräche beinhalten üblicherweise Lob und Kritik. Die Führungskraft schildert, was sie an der Arbeitsleistung und dem Verhalten des Angestellten gut findet und was nicht. Dieser begründet sein bisheriges Verhalten. Basieren die Kritikpunkte nicht auf eigenem Verschulden, führt er die dafür verantwortlichen Ursachen auf.
6. Rückkehrgespräch
   Ob nach längerer Krankheit, Schwangerschaft, Elternzeit oder einem Sabbatical, die Rückkehr an den Arbeitsplatz gelingt besser, wenn in einem Mitarbeitergespräch der Wiedereinstieg konkret geplant wird.
7. Karrieregespräch
   Hoch motivierte Mitarbeiter fallen durch herausragende Leistungen auf. Dies nehmen vorausschauende Vorgesetzte zum Anlass, mit ihnen Karrieregespräche zu führen. Sie erkundigen sich danach, welche Vorstellungen sie bezüglich ihrer Karriere haben. Möchte der Angestellte beispielsweise Leiter des Marketingteams werden, weil dieser Kollege in absehbarer Zeit ausscheidet, kann er diesen Wunsch bei einem Karrieregespräch äußern. Aufgaben, die hierfür als Vorbereitung dienen, oder mögliche Fortbildungen werden gemeinsam besprochen.
8. Arbeitsbeendigungsgespräch
   Arbeitnehmer, die aus der Firma ausscheiden, werden ebenfalls zu einem Mitarbeitergespräch gebeten. In diesem geht es um die Gründe sowie Klärung der Trennungs- und Austrittsformalitäten.
9. Konfliktbereinigungsgespräch
   Innerhalb des Teams kann es zu Konflikten kommen. Unterschiedliche Arbeitsstile, Arbeitszeiten und Arbeitseinstellungen sorgen mitunter für Probleme mit Kollegen und Teamleitern. Ein zur Konfliktbereinigung angesetztes Personalgespräch dient dazu, eine Lösung zu finden.
10. Lohngespräch
    Lohngespräche haben die Vereinbarung oder Erläuterung einer Lohn- und Gehaltszahlung zum Inhalt.
11. Einarbeitungsgespräch
    Hier wird besprochen, welche Aufgaben der neue Mitarbeiter übernimmt. Zugänge / Grundlagen hierfür werden vermittelt. Sie als Arbeitgeber können außerdem einen Ansprechpartner als Mentor bestimmen, an den sich der neue Angestellte bei Fragen und Problemen wendet. In einem Mitarbeitergespräch mit beiden Angestellten klären Sie diese Verantwortlichkeit sowie weitere Fragen zur Einarbeitung.

Struktur des Mitarbeitergesprächs

Alle Personalgespräche weisen eine bestimmte Struktur auf. In der Einleitung nennt der Vorgesetzte den Grund für das Mitarbeitergespräch und stellt kurz dar, welches Ziel es haben soll (Beispiel: Personalentwicklung). Danach folgt eine Beschreibung der bisherigen Arbeitssituation (erzielte Ergebnisse, Qualität der Zusammenarbeit). Der Vorgesetzte formuliert, über welches Entwicklungspotenzial der Beschäftigte laut bisherigen Erkenntnissen verfügt. Außerdem kann auch über mögliche Karrierewünsche / Entwicklungsmöglichkeiten gesprochen werden.

Sind sich beide Seiten einig, vereinbaren sie seine neuen Aufgaben (Zielvereinbarung mit Zwischenzielen). Der Vorgesetzte legt fest, in welchen Zeitabständen weitere Mitarbeitergespräche stattfinden werden. Abschließend fasst der Vorgesetzte die wichtigsten Punkte des Gesprächs zusammen und gibt einen Ausblick.

Ablauf von Mitarbeitergesprächen

Im Folgenden erhalten Sie einen groben Überblick, wie Mitarbeitergespräche üblicherweise ablaufen. Nehmen Sie dieses Schema als Grundlage Ihres Mitarbeitergesprächs, übersehen Sie nichts Wichtiges und verlieren Ihr Gesprächsziel nicht aus den Augen.

1. Planung
   Der Erfolg des Gesprächs hängt wesentlich von einer guten Vorbereitung ab. Stellen Sie die notwendigen Unterlagen zusammen und bereiten Sie alle für das Gespräch wichtigen Informationen auf. Definieren Sie die Ziele des Gesprächs und informieren Sie den Arbeitnehmer rechtzeitig, damit dieser sich ebenfalls vorbereiten kann.
2. Durchführung
   Achten Sie auf eine gute Gesprächsatmosphäre und bleiben Sie auch in schwierigen Situationen ruhig und sachlich. Geben Sie Feedback in Form von Ich-Botschaften und holen Sie auch mit konkreten Fragen welches ein. Erarbeiten Sie gemeinsam Lösungen sowie Ziele und protokollieren Sie diese.
3. Nachbereitung
   Reflektieren Sie den Inhalt des Gesprächs sowie die Qualität der Gesprächsführung und halten Sie Ihre persönlichen Erkenntnisse schriftlich fest. Überprüfen Sie die vereinbarten Ziele regelmäßig und bieten Sie dem Angestellten Unterstützung an.

Checkliste für das Mitarbeitergespräch: Alles Wichtige auf einen Blick

Die folgende Checkliste enthält sämtliche Details, die für Ihr Personalgespräch wichtig sind.

Teil 1: Planung

• Versenden der Einladung an den Mitarbeiter
• Notieren einiger Stichworte, die als Smalltalk (Eisbrecher) infrage kommen
• Auswertung der Unterlagen
• Argumente für positives und negatives Feedback
• Beispiele und Lösungsvorschläge für diese Argumente
• Erstellen der Rohfassung einer Strategie

Teil 2: Durchführung

• Begrüßung und einleitende Worte
• Analyse des Zeitraums nach dem letzten Mitarbeitergespräch (Feedback zur Arbeitsleistung, Vergleich Zielvereinbarung und erreichtes Ziel)
• Mitarbeiter stellt seine Sichtweise dar (Bewertung der Zusammenarbeit, der Unternehmensabläufe)
• Diskussion über Lösungen
• Zusammenfassung
• Treffen einer neuen Zielvereinbarung

Teil 3: Nachbereitung

• Auswertung des Mitarbeitergesprächs
• Auflistung der vom Vorgesetzten einzuleitenden Maßnahmen
• Beschreibung des erreichten Gesprächsziels
• Festhalten der neuen Informationen, die Sie erhalten haben (Mitarbeiter, betriebliche Abläufe, andere Vorgesetzte)
• Reflexion des eigenen Verhaltens
• Dokumentation des Mitarbeitergesprächs in zwei Ausfertigungen
• Übergabe eines Exemplars an den Mitarbeiter
• Verwahrung der eigenen Ausführung

Rechtliche Fragen zum Mitarbeitergespräch – einfach erklärt

Gehört die Durchführung von Personalgesprächen zu Ihrem Aufgabengebiet, sind Sie natürlich verpflichtet, sich an bestimmte rechtliche Vorgaben zu halten.

Bin ich als Arbeitgeber zum Mitarbeitergespräch verpflichtet?

Grundsätzlich sind Arbeitgeber oder Führungskräfte nicht zur regelmäßigen Führung von Mitarbeitergesprächen verpflichtet, sofern Betriebsvereinbarungen nichts anderes vorsehen. Allerdings bestimmt das Betriebsverfassungsgesetz, dass diese Pflicht in bestimmten Situationen besteht. Das Gesetz gilt für alle inländischen, privatwirtschaftlichen Unternehmen, unabhängig davon, ob ein Betriebsrat besteht. Wichtig sind folgende Regelungen:

• vor Beginn der Beschäftigung Unterrichtung über die Tätigkeit und Sicherheitsbelehrung (§ 81 Abs. 1 BetrVG)
• Unterrichtung über Veränderungen im Arbeitsbereich (§ 81 Abs. 2 BetrVG)
• wenn kein Betriebsrat vorhanden ist: Anhörung der Arbeitnehmer zu allen Maßnahmen, die deren Sicherheit oder Gesundheit beeinflussen können (§ 81 Abs. 3 BetrVG)
• Erörterung von Maßnahmen, die sich auf die Tätigkeit des Arbeitnehmers auswirken und für ihn Veränderungen zur Folge haben (§ 81 Abs. 3 BetrVG)
• auf Verlangen des Arbeitnehmers: Anhörung des Mitarbeiters zu allen Fragen, die ihn selbst und seine Tätigkeit betreffen (§ 82 Abs. 1 BetrVG)
• auf Verlangen des Arbeitnehmers: Erörterung zur Zusammensetzung des Arbeitsentgeltes, zur Leistungsbeurteilung und zu den Möglichkeiten der beruflichen Entwicklung (§ 82 Abs. 2 BetrVG)

Hat der Mitarbeiter ein Recht darauf, den Grund für das Gespräch vorab zu erfahren?

Dieses Recht besteht nur, wenn das Thema eine besondere Vorbereitung vonseiten des Arbeitnehmers erfordert, oder wenn der Anlass es erlaubt, dass dieser einen Betriebsrat oder Anwalt hinzuzieht. Betriebsvereinbarungen können jedoch die Pflicht zur Bekanntgabe des Gesprächsgrundes regeln.

Wie viele Personen sollen/dürfen am Mitarbeitergespräch teilnehmen – insbesondere, wenn es um Fehlverhalten des Mitarbeiters geht?

Grundsätzlich sollten Mitarbeitergespräche unter vier Augen geführt werden, vor allem wenn es um ein Fehlverhalten geht. Es dürfen aber noch weitere Personen teilnehmen, z. B. aus der Personalabteilung oder direkte Vorgesetzte. Der Arbeitnehmer darf nur unter bestimmten Voraussetzungen, die weiter unten noch genannt werden, einen Betriebsrat oder einen Anwalt hinzuziehen. Bei einem Fehlverhalten können diese Voraussetzungen gegeben sein. Das ist aber immer im Einzelfall zu prüfen.

Darf der Angestellte das Mitarbeitergespräch verweigern?

Der Angestellte ist grundsätzlich nicht berechtigt, das Personalgespräch zu verweigern, weil der Arbeitgeber ihm gegenüber ein Weisungsrecht hat (§ 106 GewO). Kommt er dieser Verpflichtung nicht nach, haben Sie das Recht, ihn abzumahnen und ihn bei mehrfacher Verweigerung sogar zu kündigen. Die Pflicht zur Teilnahme entfällt, wenn das Gespräch die Einigung auf einen Aufhebungsvertrag zum Inhalt hat.

Wann darf/soll/muss der Betriebsrat mit in das Personalgespräch kommen?

Das vom Mitarbeiter gewählte Betriebsratsmitglied darf nur bei Unterredungen anwesend sein, bei denen es um die folgenden Themen geht:

• Beschwerde des Arbeitnehmers über eine Benachteiligung
• Änderung des Tätigkeitsgebiets
• vom Arbeitnehmer gewünschte Einsichtnahme in seine Personalakte
• Beurteilung seiner Leistungen
• Karriereplanung
• Arbeitsentgelt

Im Krisenfall: Rechtsanwalt im Personalgespräch – ja oder nein?

Droht dem Mitarbeiter die Kündigung, darf er seinen Rechtsanwalt zum Personalgespräch mitbringen. In anderen Fällen hat der Vorgesetzte das Recht, die Teilnahme zu verbieten (Urteil des LAG Hamm vom 23.5.2001, Az. 14 Sa 497/01). Der Rechtsanwalt darf ebenfalls anwesend sein, wenn der Beschäftigte einer Straftat oder zumindest schweren Pflichtverletzung verdächtigt wird (Urteil des BAG vom 24.5.2012, Az. 2 AZR 206/11).

Ist ein Mitarbeitergespräch im Falle einer Krankschreibung oder Abwesenheit durch beispielsweise Urlaub des Angestellten möglich?

Ist der Angestellte krankgeschrieben, muss er nicht am Mitarbeitergespräch teilnehmen. Dies gilt auch für einzelne arbeitsfreie Tage und den Urlaubsanspruch, egal ob dieser an einem anderen Ort oder zu Hause verbracht wird.

Fazit: Mitarbeitergespräch führen

Mitarbeitergespräche gehören zum Pflichtprogramm von Vorgesetzten – sie bringen Unternehmen aber auch wirklich voran. Sie erfolgen in regelmäßigen Abständen und werden durch aus bestimmten Anlässen erforderliche Gespräche ergänzt. Die Planung des Gesprächs ist gut, um alle wichtigen Inhalte zu besprechen. Ein Leitfaden für das Gespräch hilft dabei, die Zeit sinnvoll zu nutzen.