Personalführung: Das 15-Minuten-Briefing für gute Chefs

Sie wollen gründen, führen bereits ein Unternehmen oder tragen Personalverantwortung und möchten mehr über Personalführung wissen? Lesen Sie in diesem Artikel, was gute Mitarbeiterführung ausmacht, welche Teilaufgaben dazu gehören und was verschiedene Führungsstile damit zu tun haben. Anhand konkreter Tipps lernen Sie weiterhin, was einen guten Chef auszeichnet und welche häufigen Fehler Sie vermeiden müssen. Erfahren Sie auch, welche besondere Anforderungen Veränderungsprozesse an die Personalführung stellen, und wie Sie diesen gerecht werden.

Inhaltsverzeichnis

Schnellcheck Personalführung – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie interessieren sich für das Thema Personalführung, weil Sie Ihre Kompetenzen auf diesem Gebiet verbessern möchten? Vielleicht haben Sie sich in diesem Zusammenhang bereits folgende Fragen gestellt:

  • Was gehört zur Personalverantwortung?
    Personalverantwortung umfasst neben organisatorischen Aufgaben wie Recruiting oder Einsatzplanung auch Aufgaben der Personalführung, wozu u. a. Motivation, Mitarbeitergespräche und Teambildung gehören.
  • Warum ist Personalführung so wichtig?
    Die Qualität der Personalführung beeinflusst in hohem Maß die Motivation und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter und trägt so zum Gesamterfolg des Unternehmens bei.
  • Was muss eine gute Führungskraft mitbringen?
    Besonders wichtige Eigenschaften sind beispielsweise Aufmerksamkeit, Kommunikationstalent, Offenheit und Fairness.

Erfahren Sie im nächsten Abschnitt mehr darüber, welche Teilaufgaben zur Personalführung gehören.

Was ist Personalführung genau?

Wer in einem Unternehmen für Human Resources zuständig ist oder Personalverantwortung trägt – in kleineren Betrieben ist dies oft der Selbstständige persönlich –, kümmert sich zum einen um organisatorische Dinge wie Recruiting, Einstellungen, Personaleinsatzplanung und Vertragsauflösungen. Daneben liegt ein wichtiger Schwerpunkt dieser Arbeit in der Personalführung. Darunter versteht man die Führung der Angestellten auf einer zwischenmenschlichen Ebene im Sinne der Unternehmensziele. Folgende Teilaufgaben gehören zur Personalführung:

Teilaufgaben der Personalführung

  • Onboarding
    Aufgabe der Mitarbeiterführung ist es nicht, jeden neuen Mitarbeiter selbst einzuarbeiten, sondern geeignete Strukturen dafür zu schaffen und die Verantwortung zu delegieren. Es sollten in jedem Fall ein fester Ansprechpartner für neues Personal und ein Einarbeitungsprogramm vorhanden sein.
  • Mitarbeitermotivation
    Mitarbeitermotivation ist die anspruchsvollste und wichtigste Aufgabe der Personalführung. Motivierte Mitarbeiter können sich besser mit den Zielen des Unternehmens identifizieren, leisten deshalb mehr und beeinflussen das Unternehmensklima positiv.
  • Mitarbeiterbindung
    Eine starke Mitarbeiterbindung reduziert die Fluktuation und damit den Verlust gut eingearbeiteter Mitarbeiter. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist eine hohe Mitarbeitermotivation.
  • Zielvereinbarung
    Angestellte müssen zum einen wissen, was von ihnen erwarten wird, und zum anderen auch persönliche Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen erkennen. Deshalb sind regelmäßige Gespräche zur Zielvereinbarung ein wirkungsvolles Instrument der Personalführung.
  • Mitarbeitergespräch
    Ob regelmäßig oder zu besonderen Anlässen, das Mitarbeitergespräch ist wichtig für den Dialog zwischen dem Personal und den dafür verantwortlichen Führungskräften. Dieser kommt sonst im Unternehmensalltag oft zu kurz, ist aber für die funktionierende Zusammenarbeit essenziell.
  • Feedbackgespräch
    Beim Feedbackgespräch stehen Leistungsbeurteilungen im Mittelpunkt. Neben sinnvollen Anregungen und Verbesserungsvorschlägen sollten dabei auch Lob und Anerkennung nicht zu kurz kommen.
  • Mitarbeiterbeurteilung       
    Voraussetzung für ein erfolgreiches Feedbackgespräch ist eine sorgfältige Mitarbeiterbeurteilung. Diese basiert auf Beobachtungen und deren Dokumentation über einen längeren Zeitraum hinweg.
  • Personalentwicklung
    Es gehört auch zu den Aufgaben der Führung, den Personalbedarf strategisch zu planen und Mitarbeiter im Arbeitsalltag so zu fördern und weiterzubilden, dass dieser langfristig gedeckt werden kann. Dabei kommt es darauf an, die Stärken der einzelnen Mitarbeiter zu erkennen und auszubauen.
  • Teambildung
    Es braucht Zeit, bis aus einer Gruppe von Mitarbeitern ein eingespieltes Team wird. Maßnahmen der Teambildung können diesen Prozess fördern.
  • Gestaltung des Arbeitsumfelds
    Dabei geht es zum einen um die Ausstattung und Ergonomie des Arbeitsplatzes, zum anderen um eine motivations- und leistungsfördernde Unternehmens- und Arbeitsorganisation, z. B. flache Hierarchien oder flexible Arbeitszeiten.
  • Abstimmung mit der Unternehmensführung
    In größeren Unternehmen gibt es meist einheitliche Regeln für die Personalführung, weshalb ein entsprechender Austausch zwischen den Führungskräften wichtig ist. Weiterhin müssen die Personalbeschaffung sowie die strategische Personalplanung und -entwicklung mit der gesamten Unternehmensplanung abgestimmt werden.

Neben der Personalführung im engeren Sinne, welche vorwiegend auf die Beeinflussung des Mitarbeiterverhaltens abzielt, gehören auch organisatorische Aufgaben zur Personalarbeit. Je nach Größe und Struktur des Unternehmens werden diese von HR-Spezialisten, direkten Vorgesetzten oder vom Unternehmer selbst erledigt. Im Wesentlichen zählt Folgendes dazu:

  • Einarbeitungsplan erstellen
    Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter funktioniert besser, wenn sie auf einem im Unternehmensalltag bewährten Konzept beruht. Mit dem Einarbeitungsplan vergisst man dabei nichts und der Start erfolgt reibungslos.
  • Probezeit
    Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter wird häufig eine Probezeit vereinbart, in der sowohl durch den Arbeitgeber als auch durch den Arbeitnehmer einfacher gekündigt werden kann. Es ist zu entscheiden bzw. auszuhandeln, ob diese Option genutzt wird, und wie lang die Phase jeweils dauert.
  • Urlaubsanspruch
    Den Urlaubsanspruch der Mitarbeiter unter Beachtung aller gesetzlichen Vorgaben vertraglich auszuhandeln und eine zuverlässige Urlaubsplanung zu realisieren, gehört ebenfalls zu den Aufgaben der Personalführung.
  • Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung
    Zum Schutz der Arbeitnehmer sind umfangreiche gesetzliche Vorschriften hinsichtlich der Arbeitszeit und notwendiger Ruhezeiten zu beachten. Auch müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten mit einem geeigneten System erfassen. Die Verantwortung dafür liegt ebenfalls bei den Führungskräften.

Auf welche Art und Weise diese Führungsfunktionen erfüllt werden, hat einen großen Einfluss auf die Motivation und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter und damit auf den Erfolg des Unternehmens. Dabei spielt auch der Führungsstil eine Rolle, über den Sie im nächsten Absatz mehr erfahren.

Den passenden Führungsstil für Ihre Mitarbeiterführung finden

Wenn Sie die Verantwortung der Personalführung tragen, wenden Sie bewusst oder unbewusst einen bestimmten Führungsstil an. Das ist die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern umgehen. Wissenschaftler haben im Lauf der Zeit mehrere Theorien entwickelt und unterschiedliche Stile beschrieben. Beispiele dafür sind der kooperative, der partizipative und der integrative Führungsstil, wobei in der Praxis meist Elemente mehrere dieser Modelle miteinander kombiniert werden.

Nicht jeder Stil eignet sich für jedes Unternehmen gleichermaßen. Vor allem die traditionellen autoritären und autokratischen Führungsstile können den Anforderungen der heutigen Arbeitswelt kaum noch gerecht werden. Lernen Sie in einem vertiefenden Artikel verschiedene Führungsstile kennen.

Tipp: Testen Sie mit wenigen Fragen in 10 Minuten Ihre Führungskompetenz und profitieren Sie von 25 praktischen Tipps für gute Führungskräfte!

DO: 10 Tipps, wie Sie zum guten Chef werden

Sie möchten wissen, wie sich Angestellte besonders gut motivieren lassen und wie Sie sich als guter Chef beweisen können? Beherzigen Sie die folgenden Grundsätze der Mitarbeiterführung:

  1. Anliegen der Mitarbeiter ernst nehmen
    Wenn sich Mitarbeiter mit ihren Anliegen an Sie wenden, nehmen Sie diese ernst und versuchen Sie, so gut es geht, Probleme zu lösen bzw. Einigungen zu erzielen. Bleiben Sie darüber hinaus generell aufmerksam, denn nicht jeder Mitarbeiter wird in schwierigen Situationen von selbst den Kontakt zu Ihnen suchen.
  2. Messbare Ziele definieren
    Führen Sie regelmäßig Zielvereinbarungsgespräche durch, damit Ihre Mitarbeiter wissen, was Sie von ihnen erwarten. Dabei sollten die Ziele nicht einseitig vorgegeben, sondern immer gemeinsam erarbeitet werden, sodass sich beide Seiten damit wohlfühlen.
  3. Mitarbeiter stärkenorientiert fördern
    Erforschen Sie die Stärken Ihrer Angestellten und fördern Sie diese gezielt, sodass sie Ihrem Unternehmen den größten Nutzen bringen können. Organisieren und finanzieren Sie dafür passende Weiterbildungen.
  4. Führungskräfte schulen
    Wenn Sie ein größeres Unternehmen leiten und somit auch Verantwortung für Führungskräfte tragen, achten Sie darauf, dass diese ihre Führungskompetenz durch Schulungen, Workshops und andere geeignete Methoden weiterentwickeln. Sollten Sie als Selbstständiger die Personalverantwortung tragen, hinterfragen Sie ebenfalls Ihre Stärken und Schwächen in diesem Bereich.
  5. Rollen klar definieren
    Damit es nicht zu demotivierenden Missverständnissen kommt, muss jeder Mitarbeiter seine konkreten Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen kennen. Eine schriftliche Dokumentation dieser Punkte ist empfehlenswert.
  6. Auf gutes Onboarding achten
    Wie gut sich neue Mitarbeiter integrieren und wie schnell sie für das Unternehmen gewinnbringend arbeiten können, hängt auch von der Qualität der Einarbeitung ab. Stellen Sie dafür jeweils einen festen Ansprechpartner bzw. Mentor zur Seite.
  7. Mitarbeiter einbeziehen
    Es ist für die meisten Angestellten motivierender, wenn sie im Rahmen ihrer Kompetenzen selbst Entscheidungen treffen können, anstatt nur Vorgaben zu erfüllen. Schaffen Sie deshalb, wo es möglich ist, flache Hierarchien mit Spielräumen für mehr Eigenverantwortung.
  8. Gesunde Fehlerkultur etablieren
    Übertriebene Angst vor Fehlern und ihren Folgen kann das Engagement und die Kreativität der Mitarbeiter ausbremsen. Zeigen Sie deshalb durch einen offenen und konstruktiven Umgang mit Fehlern, auch mit Ihren eigenen, dass diese in den meisten Fällen keine Katastrophe zur Folge haben.
  9. Offene und respektvolle Kommunikation pflegen
    Gute Kommunikation, die auf Dialoge anstatt auf einseitige Vorträge setzt, ist eine besondere Herausforderung im Rahmen der Mitarbeiterführung. Dabei sind Transparenz, Klarheit und ein respektvoller Umgang miteinander essenziell.
  10. Fair entlohnen
    Auch wenn Sie sonst alle Hinweise für eine gute Personalführung befolgen, ohne eine angemessene Entlohnung werden Sie Ihre Angestellten nicht motivieren können. Achten Sie dabei auch auf Fairness, d. h. eine Bezahlung, die den Fähigkeiten und Leistungen entspricht.
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Neben den empfohlenen Verhaltensweisen für die Mitarbeiterführung gibt es auch solche, die weniger förderlich sind. Über No-Gos der Personalführung informiert der folgende Absatz.

DONT: 10 Fehler der Personalführung, die Sie meiden sollten

Einige Handlungsweisen von Führungskräften beeinflussen die Mitarbeitermotivation und das Betriebsklima negativ, kommen in der Praxis aber immer wieder vor. Folgende Punkte verdeutlichen häufige Fehler bei der Personalführung, sodass Sie diese im Unternehmensalltag bewusst vermeiden können:

  1. Übertrieben kontrollieren
    In einem gewissen Rahmen sind Kontrollen zur Leistungsüberwachung und Qualitätssicherung notwendig. Wenn diese jedoch zu umfangreich und detailliert ausfallen, verbraucht das nicht nur unnötig Zeit, sondern zeigt fehlendes Vertrauen. Finden Sie einen gesunden Mittelweg.
  2. Keine Anerkennung aussprechen
    Lob und Anerkennung wirken stark motivierend. Nehmen Sie deshalb gute Leistungen nicht als selbstverständlich hin, sondern geben Sie regelmäßig positives Feedback. Feiern Sie gemeinsam mit Ihrem Team besondere Erfolge.
  3. Zu wenig delegieren
    Wer als Vorgesetzter zu viele Aufgaben selbst erledigt, anstatt sie zu delegieren, überlastet sich selbst und offenbart seinen Mitarbeitern mangelndes Vertrauen. Achten Sie auf eine geschickte Verteilung der Aufgaben, die jeden im richtigen Maß fordert.
  4. Konflikte ignorieren
    In jedem Team kann es zu Konflikten kommen, die das Arbeitsklima negativ beeinflussen. Als Führungskraft sollten Sie diese nicht ignorieren, sondern sich aktiv als Vermittler anbieten.
  5. Kein Vorbild sein
    Bedenken Sie, dass Sie als Führungskraft eine Vorbildwirkung haben, die auf Ihr Team abfärbt. Es ist sehr schwer, die Mitarbeiter z. B. zu Engagement, Termintreue oder Offenheit zu motivieren, wenn Sie diese Werte nicht selbst vorleben.
  6. Einzelne Mitarbeiter bevorzugen
    Es geschieht oft unbewusst, dass Vorgesetzte bestimmte Angestellte aufgrund persönlicher Sympathien bevorzugen. Darunter leidet das Betriebsklima, weshalb Sie diesen Eindruck nicht vermitteln dürfen.
  7. Personalentwicklung vernachlässigen
    Vielen Arbeitnehmern ist ihre berufliche Weiterentwicklung sehr wichtig. Wenn sie dafür in Ihrem Unternehmen keine Perspektive sehen, werden sie andere Möglichkeiten suchen.
  8. Falsch kritisieren
    Im Arbeitsalltag ist es regelmäßig notwendig, auch negatives Feedback zu geben. Das sollte aber immer sachlich, konstruktiv, respektvoll und nie vor anderen Mitarbeitern erfolgen.
  9. Fake-Arbeit vergeben
    Einige Vorgesetzte beschäftigen ihre Mitarbeiter mit Aufgaben ohne echten Sinn und Nutzen, z. B. in Zeiten einer Auftragsflaute. Klären Sie in solchen Situationen lieber gemeinsam mit den Arbeitnehmern, welche Arbeiten diese selbst als sinnvoll erachten. Vielleicht möchten sie Liegengebliebenes aufarbeiten oder sich zu bestimmten Themen weiterbilden.
  10. Leistungen der Mitarbeiter als eigene ausgeben
    Es gibt Führungskräfte, die Erfolge ihres Teams oder einzelner Angestellter nach außen ausschließlich als ihre eigenen kommunizieren. Dass das auf Angestellte demotivierend wirkt, ist verständlich.
Hinweis: Gelingt es Ihnen, durch geschickte Mitarbeiterführung eine motivierende Unternehmenskultur zu etablieren, sind Sie auch für schwierige Situationen, z. B. grundlegende Veränderungen, gut gerüstet.

Mitarbeiterführung in Zeiten des Wandels

Wenn für das Unternehmen Veränderungen anstehen, ist das auch eine besondere Herausforderung für die Personalführung. Denn oft fühlen sich Angestellte in solchen Situationen verunsichert. Das kann ihre Leistungsfähigkeit negativ beeinflussen und auch dazu führen, dass sie im schlimmsten Fall das Unternehmen verlassen. Eine transparente Kommunikation aller wichtigen News, die Begründung getroffener Maßnahmen und das Aufzeigen von Zukunftsperspektiven sind deshalb in solchen Situationen das A und O.

Es kann unterschiedliche Gründe dafür geben, dass Veränderungen im Unternehmen notwendig werden, z. B.:

  • technischer Fortschritt, der neue Möglichkeiten aufzeigt
  • neue Konkurrenten am Markt
  • Wertewandel (stärkeres Umweltbewusstsein)
  • gesellschaftliche Veränderungen (demografische Entwicklung)
  • Ressourcenverknappung (Kapital, Rohstoffe, Fachkräfte)
  • Internationalisierung (neue Kunden, Geschäftspartner, Standorte)
  • politische Ereignisse (Krisen, Regulierungen)

Im Hinblick auf Veränderungen im Unternehmen, vor allem im Zusammenhang mit der Personalführung, sind die Organisationsentwicklung und das Change Management wichtige Funktionen. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass es sich bei der Organisationsentwicklung gemäß Definition um einen andauernden Prozess handelt, der alle Unternehmensbereiche einschließt, von der Beschaffung über das Personalmanagement bis zum Marketing, und die Interessen aller Mitarbeiter so gut wie möglich berücksichtigt.

Das Change Management bezieht sich hingegen auf die Planung und Durchführung einzelner Änderungsprozesse, die aus einem bestimmten Grund notwendig geworden sind und irgendwann abgeschlossen werden. Es gibt verschiedene Modelle und Theorien, wie ein solcher Prozess ablaufen kann. Tendenziell geht man hier eher nach dem Top-Down-Ansatz vor als bei der Organisationsentwicklung. In beiden Fällen geht es jedoch darum, die Konkurrenzfähigkeit vor dem Hintergrund des Wandels nachhaltig zu sichern.

Fazit: Qualität der Personalführung von großer Bedeutung für den Unternehmenserfolg

Wer in einem Unternehmen Aufgaben der Personalführung übernimmt, trägt eine große Verantwortung, denn gutes, motiviertes Personal ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Deshalb ist es wichtig, die eigene Führungskompetenz regelmäßig zu hinterfragen und weiterzuentwickeln.

Erarbeiten Sie sich einen Führungsstil, der zu Ihrem Unternehmen passt. Achten Sie darüber hinaus im Unternehmensalltag darauf, die im Artikel genannten Fehler der Mitarbeiterführung zu vermeiden und die empfohlenen Verhaltensweisen bewusst anzuwenden.

Roul Radeke von Selbststaendigkeit.de

Roul Radeke

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer des 2015 gegründeten Onlineportals Selbststaendigkeit.de und bei radeke-interim.de. Das Onlineportal Selbststaendigkeit.de bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching), digitale Produkte für die Selbstständigkeit und zahlreiche Werbemöglichkeiten.