Pressemappe erstellen für Print und Online: Leitfaden für Selbstständige

Die Pressemappe ist ein bewährtes Tool, mit dem Sie die Aufmerksamkeit der Medienvertreter erlangen und langfristig wertvolle Kontakte aufbauen können. Erfahren Sie, wie Sie eine Pressemappe erstellen, was die gedruckte von der digitalen Variante unterscheidet und mit welchen Kosten Sie rechnen müssen.

Inhaltsverzeichnis

Die Pressemappe: Informationsquelle für Journalisten

Sie kümmern sich intensiv um das Marketing, damit potenzielle Kunden Ihr Unternehmen wahrnehmen. Ist Ihnen aber auch bewusst, welche Chancen Pressearbeit bietet? Denn wenn es in einem Artikel in der Presse oder anderen Medienbeiträgen um Ihr Unternehmen geht, erzielen Sie ebenfalls Aufmerksamkeit. Legen Sie deshalb Wert auf gute Public Relations (PR).

Eines der Tools der PR ist die Pressemappe. Diese enthält Materialien, die Sie Journalisten für Recherchen über Ihr Unternehmen zur Verfügung stellen.

Es ist empfehlenswert die entsprechenden Inhalte auch online bereitzustellen. In bestimmten Situationen bietet die klassische Print-Mappe jedoch Vorteile. Sie informiert Journalisten schnell und unkompliziert und lenkt so die Aufmerksamkeit auf Ihr Unternehmen.

Eine Pressemappe erstellen Sie deshalb meist anlässlich besonderer Events wie Messen oder Produktlaunches, oder auch als Gründer. Sie können ebenso allgemeine Mappen erarbeiten und interessierten Redaktionen zusenden.

Pressemappen drucken lassen: Anbieterübersicht

Sie können Pressemappen in verschiedenen Ausführungen und mit Ihrem eigenen Layout unkompliziert über Online-Druckereien bestellen. Beachten Sie aber immer die individuellen Anforderungen an die Druckdaten.

Der folgende Vergleich bezieht sich nur auf die Mappen. Kosten für den Druck der Inhalte müssen Sie noch zusätzlich einkalkulieren.

 

Flyeralarm

Mappenmeister

Wir-machen-Druck

Format A4 A4 A4
Anzahl der Kartonseiten 3 3 3
Füllhöhe 3 mm 5 mm 3 mm
Material 300 g Bilderdruck 300 g Premium-Karton 350 g Bilderdruck
Bedruckte Innenseite ja ja ja
Veredlung Dispersionslack Dispersionslack Dispersionslack
Extras 1 Lasche, Klemmschlitz für Visitenkarte 3 Laschen, CD/DVD-Tasche (beigelegt) 1 Lasche, Klemmschlitz für Visitenkarte, CD/DVD-Tasche (eingeklebt)
Stückzahl 100 100 100
Nettopreis 203,46 € 782,00 € 84,62 €

Inhalt und Aufbau einer Pressemappe

Bestimmte Komponenten sind typisch für eine Pressemappe. Integrieren Sie folgende Inhalte:

Typische Inhalte einer Pressemappe:

  • Inhaltsverzeichnis
  • Fact Sheet
  • Pressemitteilungen
  • Bildmaterial
  • Hintergrundinformationen
  • Presseecho
  • Kontaktdaten

Nachfolgend stellen wir Ihnen diese wichtigen Komponenten der Pressemappe im Detail vor.

Inhaltsverzeichnis: Übersicht auf einen Blick

Da Medienvertreter mit vielen Informationen in Kontakt kommen und diese schnell nach Relevanz filtern müssen, ist die Übersichtlichkeit der Mappe sehr wichtig. Mit einem Inhaltsverzeichnis ist beim Aufklappen sofort erkennbar, welchen Nutzen die Pressemappe dem Journalisten bietet.

Fact Sheet: allgemeine Unternehmensinformationen

Das Fact Sheet bündelt allgemeine Unternehmensinformationen. Denn diese brauchen Journalisten, damit sie sich ein Bild von Ihrem Unternehmen machen können. Es hat sich bewährt, das Fact Sheet als Kombination aus einem kurzen Text und tabellarisch angeordneten Fakten zu gestalten und auf eine Seite zu beschränken.

Der Text darf auf keinen Fall werblich wirken, was übrigens für die gesamte Pressearbeit gilt. Er stellt das Unternehmen in wenigen Sätzen kurz vor, wobei Sie auch Storytelling-Elemente verwenden können. Vielleicht gibt es eine interessante Anekdote über die Gründer oder über den Auslöser für die Geschäftsidee.

Bei den anschließend aufgeführten Unternehmensfakten kommt es auf Übersichtlichkeit an. Liefern Sie z. B. folgende Informationen:

  • Branche
  • Produkte oder Dienstleistungen
  • Zielgruppe
  • Gründungsdatum
  • Firmensitz
  • Standorte oder Filialen
  • Gründer, Inhaber, Geschäftsführer
  • Mitarbeiteranzahl
  • Daten wichtiger Ereignisse wie Erweiterungen, Übernahmen, Innovationen
  • Kontaktdaten des Presse-Ansprechpartners (Name, E-Mail, Telefon)

Pressemitteilungen: aktuelle Auswahl

Wenn Sie die Pressemappe anlässlich eines besonderen Ereignisses herausgeben möchten, schreiben Sie speziell dafür eine Pressemitteilung. Diese soll Journalisten dazu motivieren, einen Artikel über dieses Ereignis und damit über Ihr Unternehmen zu schreiben.

Falls Sie bereits in der Vergangenheit Pressemitteilungen veröffentlicht haben, können Sie zusätzlich noch 2 bis 3 davon beilegen. Sie sollten thematisch passen und möglichst aktuell sein.

Bildmaterial: journalistisch verwertbare Inhalte

Bilder bieten Journalisten einen besonderen Nutzen. Deshalb ist es empfehlenswert, dass Sie eine Auswahl geeigneter Fotos mitliefern. Diese bilden z. B. Gründer oder Mitarbeiter, das Unternehmensgebäude oder Produkte ab. Für die Wirtschaftspresse sind auch Informationsgrafiken interessant.

Damit sich Nutzer Ihrer Print-Mappe schnell eine Übersicht verschaffen können, drucken Sie die Fotos mit erklärenden Unterzeilen ab. Stellen Sie die Bilddateien aber auch digital in einer druckfähigen Auflösung von mindestens 300 dpi zur Verfügung. Sie können der Pressemappe zum Beispiel eine DVD oder einen USB-Stick beilegen oder auf Downloadmöglichkeiten über Ihre Website hinweisen.

Wenn zu den Adressaten Ihrer Pressemappe auch TV- und Radiosender gehören, ergänzen idealerweise professionell produzierte Video- und Audiobeiträge die Sammlung an Pressematerialien. Fügen Sie den Bildern und Dateien immer die Copyright-Angaben hinzu.

Hintergrundinformationen: Unterstützung für die Recherche

Damit Journalisten Ihr Unternehmen noch besser kennenlernen können, empfiehlt es sich, einige Zusatzinformationen in der Mappe unterzubringen. Beliebt sind Interviews mit wichtigen Personen, aus denen die Presse zitieren kann. Wenn Ihr Unternehmen bereits eine längere Geschichte aufweist, ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Etappen und Ereignisse sinnvoll.

Gibt es wissenschaftliche Studien und Veröffentlichungen, die im Zusammenhang mit Ihren Produkten von Bedeutung sind? Dann weisen Sie darauf hin. Falls Ihre Produkte oder Leistungen erklärungsbedürftig sind, fügen Sie der Mappe entsprechende Informationen bei. Erwähnen Sie auch, wenn Ihr Unternehmen Auszeichnungen erhalten hat oder wenn es sich für gute Zwecke engagiert. Unterstützen Sie die Recherche der Journalisten zusätzlich mit einigen Marktinformationen wie Umsatzzahlen, Marktanteilen oder Branchentrends.

Presseecho: Beiträge anderer Medien

Gibt es bereits Medienberichte über Ihr Unternehmen? Dann können Sie Ihrer Pressemappe ausgewählte Beiträge, die zum Anlass passen, als Presseecho hinzufügen. Das ist kein Muss und Gründer haben diese Möglichkeit meist auch noch nicht. Wenn jedoch z. B. die FAZ oder andere renommierte Medien bereits Artikel über Ihr Unternehmen veröffentlicht haben, können diese das Interesse der Journalisten wecken. Stellen Sie daher falls möglich eine zum Anlass passende Auswahl zusammen.

Kontaktdaten: Ansprechpartner auf einen Blick

Die Kontaktdaten stehen zwar bereits auf dem Fact Sheet und auch auf den einzelnen Dokumenten Ihrer Pressemappe. Darüber hinaus ist es jedoch sinnvoll, eine Visitenkarte mit den Daten der Person beizulegen, an die sich Medienvertreter bei Interesse wenden können. Auf der Visitenkarte sollten folgende Daten abgedruckt sein:

  • Name und Anschrift des Unternehmens
  • Ansprechpartner (Name und Funktion)
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • URL der Unternehmenswebsite

Allgemeine Tipps zur Gestaltung der Pressemappe

Journalisten kommen regelmäßig mit vielen Pressematerialien in Kontakt. Vor allem auf Events besteht eine große Auswahl an Pressemappen. Um die Aufmerksamkeit der Medienvertreter auf Ihr Unternehmen zu lenken, müssen Sie die Mappe ansprechend gestalten. Beachten Sie dafür die folgenden Punkte.

Mappentyp

Eine Pressemappe besteht im Normalfall aus einer Kartonmappe, in welcher Sie die einzelnen Unterlagen so unterbringen, dass sie sich bei Bedarf wieder entnehmen lassen. Einige Mappen haben Laschen, sodass Sie das Informationsmaterial einfach einlegen können. Bei anderen heften oder klemmen Sie es mithilfe einer Schiene fest.

Das Äußere Ihrer Pressemappe muss dazu anregen, sie aufzuklappen und sich mit dem übersichtlich präsentierten Inhalt zu beschäftigen. Die Mappen lassen sich sowohl außen als auch innen bedrucken. Neben einer ansprechenden Gestaltung kann sich auch ein hochwertiges Material positiv darauf auswirken, wie Ihr Unternehmen wahrgenommen wird.

Corporate Design

Gestalten Sie die Pressemappe entsprechend des Corporate Designs Ihres Unternehmens, das Sie für all ihre Drucksachen und gegebenenfalls auch für Fahrzeuge, Mitarbeiterbekleidung und Ähnliches verwenden. Das ist wichtig für den Wiedererkennungswert. Journalisten werden sich eher für Ihre Mappe interessieren, wenn ihnen das Design bekannt vorkommt.

Verwenden Sie die unternehmenstypischen Farben und Schriften sowohl für das Design der Mappe als auch der einzelnen Unterlagen. Sicher haben Sie auch ein Logo, das auf allen Dokumenten sowie der Pressemappe selbst abgebildet werden sollte.

Umfang

Medienvertreter mögen es nicht, mit zu vielen Informationen konfrontiert zu werden. Denn das raubt unnötig Zeit. Wägen Sie deshalb genau ab, welche Unterlagen die Mappe enthalten sollte.

Es ist auch möglich, für verschiedene Adressaten unterschiedliche Pressemappen zu erstellen, zum Beispiel für die Lokal- und für die Fachpresse.

Insgesamt sollte die Mappe etwa zwischen 10 und 30 Seiten enthalten.

Formatierungen

Formatieren Sie die Inhalte einheitlich. Auf jedem Blatt sollte erkennbar sein, zu welcher Pressemappe es gehört. Denn Journalisten werden möglicherweise Seiten entnehmen, um damit zu arbeiten. Fügen Sie Unternehmensnamen, Logo und Kontaktdaten z. B. in der Fußzeile ein.

Achten Sie darüber hinaus auf eine angemessene Schriftgröße und ein übersichtliches Seitenlayout. Falls Sie die Unterlagen drucken lassen, müssen Sie die Vorgaben der Druckerei für den Seitenrand beachten.

Qualität der Inhalte

Neben einem gut durchdachten Design, das die Aufmerksamkeit auf Ihre Pressemappe lenkt, ist die Qualität der Inhalte ein weiterer wichtiger Faktor für den langfristigen Erfolg Ihrer Pressearbeit. Achten Sie deshalb besonders auf folgende Anforderungen:

  • Vermeiden Sie bei sämtlichen Inhalten einen werbenden Stil.
  • Liefern Sie Fakten. Denn damit können Journalisten am besten arbeiten. Quellenangaben bei Marktdaten sind Pflicht.
  • Achten Sie auf Aktualität aller Inhalte.
  • Sämtliche von externen Dienstleistern erstellte Materialien müssen für Veröffentlichungen lizenziert sein.
  • Prüfen Sie die inhaltliche Richtigkeit.

Pressemappe erstellen: Die Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sie haben sich dazu entschlossen, eine Pressemappe zu erstellen? Dann gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Ziele der Pressemappe definieren

Möchten Sie allgemeine Unternehmensinformationen für interessierte Journalisten liefern oder anlässlich eines bestimmten Ereignisses eine Pressemappe erstellen? Danach bestimmt sich der Inhalt.

2. Inhalts-Elemente festlegen

Überlegen Sie, welche Unterlagen und Informationen Ihre Pressemappe enthalten soll. Orientieren Sie sich dabei am Ziel und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.

3. Inhalte erstellen

Texte, Fotos und Grafiken können Sie im eigenen Unternehmen erstellen oder externe Dienstleister damit beauftragen. Das hängt von Ihrem Budget ab und auch davon, inwiefern Sie oder Ihre Mitarbeiter sachlich und zeitlich dazu in der Lage sind.

4. Design festlegen

Das Design der Mappe soll das Interesse am Inhalt wecken und Ihre Corporate Identity zum Ausdruck bringen. Ein Slogan oder ein aussagekräftiges Foto auf der Vorderseite können dazu beitragen. Es gibt Tools und Muster, die Sie bei dieser Aufgabe unterstützen.

5. Pressemappen drucken lassen

Die Mappen geben Sie bei einer Druckerei in Auftrag. Die Inhalte können Sie ebenfalls drucken lassen. Das bietet sich vor allem bei Mappen für besondere Anlässe an, die Sie nicht auf Vorrat herstellen. Andernfalls kann es günstiger sein, bestimmte Unterlagen selbst nach Bedarf zu drucken, um Aktualisierungen übernehmen zu können.

6. Pressemappen verteilen

Verteilt werden Pressemappen zum Beispiel auf Events wie Pressekonferenzen oder Messen. Sie können die Mappen aber auch an interessierte Journalisten senden, entweder zur Vorabinformation über ein besonderes Ereignis oder zur allgemeinen Vorstellung des Unternehmens.

Was kosten Pressemappen?

Wie viel Ihre Pressemappe kosten wird, hängt davon ab, welche Arbeiten Sie unternehmensintern erledigen können und welche Sie extern in Auftrag geben. Es ist auch möglich, von einer PR-Agentur die gesamte Pressemappe erstellen zu lassen, von der Konzeption bis zum Versand und der anschließenden Kontaktbetreuung.

Beachten Sie bei der Kalkulation folgende Kostenfaktoren. Neben dem Anteil der Eigenleistungen beeinflussen auch der Umfang der Arbeiten und die Wahl der Anbieter die Höhe der Kosten.

  • Konzeptentwicklung:
    Das Ziel der Pressemappe wird bestimmt und daraufhin Art und Form der Inhalte festgelegt.
  • Design:
    Hier geht es um das Layout der Mappe und der Inhalte, womit Sie Grafikdesigner beauftragen können. Auch Druckereien bieten oft Tools, Muster und Unterstützung für diese Aufgabe.
  • Texterstellung:
    Für extern verfasste Pressemitteilungen und weitere Texte Ihrer Mappe müssen Sie ebenfalls Kosten einkalkulieren.
  • Fotomaterial:
    Da sich Fotos und für die Online-Pressemappe gegebenenfalls auch Videos für Veröffentlichungen in den Medien eignen müssen, ist Profi-Qualität auf jeden Fall empfehlenswert.
  • Druckkosten:
    Diese hängen von der Art der Mappe, der Auflage und vom Anbieter ab.
  • Datenträger:
    Kalkulieren Sie dafür Kosten ein, wenn Sie der Mappe eine DVD oder einen USB-Stick beilegen möchten.
Beispiel: Die Mappe wird im Unternehmen konzipiert. Sie enthält inklusive gedruckter Fotos 20 Seiten. Da die Verteilung bei einem Event erfolgen soll, entstehen keine Versandkosten. Für Fremdleistungen fallen ungefähr die in der Tabelle genannten Ausgaben an. Das sind jedoch nur Richtwerte, wobei auch das Verhältnis zwischen Text- und Fotoanteil die Kosten beeinflusst:
Kategorie

Geschätzte Kosten

Texte

400 € – 700 €

Mappendesign

300 € – 500 €

Fotos

200 € – 800 €

Druck (100 Mappen inklusive Inhalt)

300 € – 600 €

Gesamtkosten

1.200 € – 2.600 €

Digitale Pressemappe online zur Verfügung stellen

Für gute PR ist es unerlässlich, Pressematerial auch online anzubieten. Eine gedruckte Pressemappe hat vor allem die Funktion, die Aufmerksamkeit der Journalisten auf das Unternehmen zu lenken, womit Sie einen guten Presseverteiler aufbauen können. Wenn Sie Interesse geweckt haben, werden Medienvertreter auch über Ihre Website nach Material suchen.

Beschränken Sie sich für die digitale Pressemappe nicht darauf, die Druckversion als PDF-Datei zu veröffentlichen. Es ist sinnvoll, die Textbeiträge zusätzlich als einzelne PDF- und Word-Dateien zum Download bereitzustellen und über die Gesamt-Pressemappe zu verlinken. Der Online-Pressebereich kann zudem alle Pressemitteilungen in chronologischer Reihenfolge enthalten. Bauen Sie auch Links zu Ansprechpartnern im Unternehmen ein.

Stellen Sie Fotomaterial in hoher Auflösung (300 dpi) und in gängigen Formaten zur Verfügung. Die digitale Pressemappe bietet zudem den Vorteil, dass Sie auch Video- und Audiomaterial bereitstellen können.

Gute Pressemappen: Beispiele

Für die Gestaltung der eigenen Pressemappe ist ein Beispiel immer eine willkommene Vorlage. Suchen Sie Ideen bei anderen Unternehmen. An den folgenden Beispielen erkennen Sie, dass Pressemappen ganz unterschiedlich konzipiert sein können.

Beispiel Print-Pressemappe

SKEPP

Quelle: skepp.com

Beispiele für gelungene Online-Pressemappen

World Vegan Travel

Quelle: https://worldvegantravel.com/presskit/

PageGroup Deutschland

Quelle: https://www.michaelpage.de

mymuesli

My Müsli Press Kit

Quelle: https://www.mymuesli.com

Gelungene PR-Arbeit: Mithilfe der Pressemappe Presseverteiler aufbauen und präsent in den Medien sein

Obwohl sich Journalisten auch online informieren können, hat die gedruckte Pressemappe nicht ausgedient, denn sie fördert vor allem den Kontakt zu Medienvertretern. Auf dieser Basis können Sie einen effizienten Presseverteiler aufbauen.

Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Ihre mühevoll erstellten Materialien zunächst keine Beachtung finden. PR-Arbeit ist ein langfristiger Prozess, mit dem Sie Ihre Kontakte und Ihr Unternehmensimage nach und nach aufbauen und das Marketing unterstützen. Die erste Pressemappe ist nur der Anfangsschritt auf diesem Weg.

Roul Radeke von Selbststaendigkeit.de

Roul Radeke

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer des 2015 gegründeten Onlineportals Selbststaendigkeit.de und bei radeke-interim.de. Das Onlineportal Selbststaendigkeit.de bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching), digitale Produkte für die Selbstständigkeit und zahlreiche Werbemöglichkeiten.