Eine deutsche Rechnung richtig ausstellen
Fehlen relevante Informationen auf den ausgestellten Rechnungen oder werden falsche Angaben gemacht, reagiert das Finanzamt oft empfindlich und verweigert den sogenannten Vorsteuerabzug. Laut § 14 UStG muss eine ausgestellte Rechnung, die folgenden Angaben enthalten: Name und Anschrift des Rechnungsstellers, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers, den zu zahlenden Rechnungsbetrag einschließlich Mehrwertsteuer, Angabe zur Leistung, für die die Zahlung gefordert wird, das Datum der Leistungserbringung, die Rechnungs- und Umsatzsteuernummer, eventuell gewährte Rabatte oder Skonti. Kleinunternehmer sollten dringend einen Hinweis auf § 19 UstG auf die Rechnung schreiben.
Ein kostenfreies und einfach verwendbares Rechnungsprogramm sollte flexibel nutzbar sein, sodass alle UnternehmerInnen – ganz unabhängig davon, ob es sich um einen Kleinunternehmer, einen Selbstständigen oder ein Großunternehmen handelt – problemlos und lediglich mit ein paar Klicks die fälligen Rechnungen zu erstellen. Die Nutzung eines Rechnungsprogrammes überzeugt durchaus, wenn es darum geht, eine effektive, moderne und schnelle Lösung für die Rechnungsstellung zu haben.
Übersicht über die erstellten Rechnungen Es ist eine recht komplexe Angelegenheit, den Überblick über die ausgestellten Rechnungen zu behalten. Es gibt die Aufbewahrungspflicht für die bereits gezahlten Rechnungen, auf der anderen Seite ist es notwendig, den Überblick über die noch ausstehenden Rechnungen zu behalten. In einem Rechnungsprogramm wird immer der aktuelle Stand angezeigt.
Mahnungen, Zahlungserinnerungen und Gutschriften erteilen
Oftmals kommt es zu einer Verspätung der Zahlungen. Mit Rechnungsprogrammen können diese Vorgänge optimal verwaltet werden. Eine eingesetzte Software kann beispielsweise helfen, Rechnungen zu ändern, das Erteilen von Zahlungserinnerungen und Mahnungen können automatisiert werden.
Einfach rechtskonforme Rechnungen erstellen, Bildquelle: Selbststaendigkeit.de
Vorlagen für spezielle Rechnungen
Ist es notwendig, eine Rechnung in einer anderen Währung, ohne Umsatzsteuer oder im Reverse-Charge-Verfahren – worunter ein Wechsel der Steuerschuldnerschaft nach § 13 ff UstG gemeint ist – zu erstellen, sollten solche Spezialfälle der Rechnungserstellung berücksichtigt werden. Sie lassen sich über ein Rechnungsprogramm problemlos erstellen und korrigieren.
Automatische Unternehmensberichte
Ein Rechnungsprogramm bietet – im Gegensatz zu den einzeln gespeicherten Rechnungen – die Chance, den aktuellen Status des Unternehmens im Blick zu behalten. Es lassen sich Fragen zu den Umsätzen und den in Rechnung gestellten Leistungen beantworten. Gleichzeitig kann ermittelt werden, welches Produkt der Bestseller ist.
Ein online verfügbares Rechnungsprogramm schafft gleichzeitig auch die Möglichkeit, über das Internet zu bezahlen. Dazu werden Zahlungshinweise direkt über die Rechnung zur Verfügung gestellt, sodass Kreditkartenzahlung möglich wird. Bezahlte Rechnungen werden nach Zahlung als bezahlt markiert.
Kleinbetragsrechnungen werden gesondert behandelt
Ein weiterer Ausnahmefall in Deutschland sind die sogenannten Kleinbetragsrechnungen mit einer Rechnungssumme von höchstens 250 Euro brutto. An dieser Stelle greift § 33 UStDV, aus dem hervorgeht, dass nur die folgenden Angaben aus der Rechnung hervorgehen müssen:
- Name und Anschrift des Unternehmens, das die Rechnung ausgestellt hat
- Datum der Rechnungserstellung
- Menge und Art der gelieferten Ware
- Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung bzw. Dienstleistung
- Steuersatz der Umsatzsteuer
- Eventuell Hinweis auf die Befreiung von der Steuer
Kleinbetragsrechnungen müssen allerdings nicht den Namen des Empfängers, die Rechnungs- und Steuernummer sowie den Ausweis der Umsatzsteuer enthalten. Geschäftskunden können allerdings auch die Kleinbetragsrechnungen für den Vorsteuerabzug geltend machen.
Besonderheit: Die Rechnung für Kleinunternehmer
Für Kleinunternehmen, die in Deutschland aktiv sind, sieht § 19 Umsatzsteuergesetz eine Ausnahmeregelung vor, da es bei einem Verdienst von höchstens 22.000 Euro im Jahr der Gründung und 50.000 Euro in den Folgejahren von der Umsatzsteuer befreit wird. Bei der Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist es jedoch unbedingt erforderlich, dass auf der Rechnung ein Hinweis gegeben wird, dass diese Regelung zum Einsatz kommt, beispielsweise „Nach § 19 UstG wird keine Umsatzsteuer erhoben“. Wer sich für den Verzicht auf die Berechnung der Umsatzsteuer entscheidet, ist für fünf Jahre daran gebunden.
