Home » News » Rechnungswesen und Steuern » Die häufigsten Fehler bei der Rechnungserstellung

Die häufigsten Fehler bei der Rechnungserstellung

Zahlreiche Unternehmen und Selbstständige müssen regelmäßig Rechnungen schreiben. Bei der Rechnungserstellung sind jedoch einige wichtige Details zu beachten. In diesem Zusammenhang kommt es leider häufig zu Fehlern. Das kann mitunter für ernsthafte Probleme sorgen.

Diese Fehler sind oft in Rechnungen zu finden

Vor allem bei Jungunternehmen, die erste Rechnungen erstellen, kommen oft Fehler auf. Diese sorgen jedoch nicht selten für Verwirrungen beim Rechnungsempfänger. Damit diese Missgeschicke nicht entstehen, gibt es nachfolgend ein paar Hinweise.

Richtigen Steuersatz aufführen

Ein typischer Fehler bei Rechnungen ist die Angabe des falschen Steuersatzes. Manchmal fehlt er sogar gänzlich. Es gibt aber durchaus Ausnahmen: Kleinunternehmer, die nur bis zu 22.000 Euro jährlich verdienen, können den Steuersatz komplett in ihren Rechnungen weglassen. Allerdings muss in diesem Fall in der Rechnung ein Vermerk hinterlassen werden. Dazu reicht schon der kleine Satz: „Laut § 19 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetz enthält die Rechnung aufgrund Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer.“

Wer im Jahr allerdings über 22.000 Euro verdient, muss auf seinen Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen. In Deutschland liegen diese bei sieben Prozent oder 19 Prozent. Welcher Prozentsatz zu verwenden ist, erfragen Kleinunternehmer am besten beim Berufsverband oder Steuerberater.

Die häufigsten Fehler bei der Rechnungserstellung_HB und TB

Die häufigsten Fehler bei der Rechnungserstellung. Bildquelle: Depositphotos.com

Steuernummer nicht vergessen

Viele Unternehmer oder Selbstständige vergessen, in ihren Rechnungen die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer aufzuführen. Diese Angabe ist jedoch laut Gesetz verpflichtend.

Adressen genau kontrollieren

Eine Rechnung ist nur dann rechtsgültig, wenn die Adresse des Leistungserbringers sowie des Leistungsempfängers korrekt ist. Daher ist die Firmenanschrift beim Kunden genau zu hinterfragen.

Daten oder Zahlen überprüfen

Natürlich können sich in Rechnungen auch Fehlerteufel bei Daten oder Rechnungsbeträgen einschleichen. Eine Korrektur ist jedoch wichtig, damit die Rechnung ihre Gültigkeit behält. Wichtig sind in erster Linie ein korrektes Ausstellungsdatum sowie richtige Daten für Leistungserbringungen oder Leistungszeiträume. Stimmen verschiedene Zahlen nicht, kann der Kunde die Begleichung der Rechnung verweigern.

Rechnungsnummer fortlaufend angeben

Jede Rechnung muss einzigartig sein. Damit sich die unterschiedlichen Dokumente identifizieren und nachverfolgen lassen, sollten Rechnungen fortlaufende Nummern enthalten. Keine Rechnungsnummer darf dabei doppelt ausgestellt werden. Eine Rechnung ohne fortlaufende Nummer ist ebenso nicht rechtskonform.

Vor dem Versenden nochmals auf Richtigkeit überprüfen

Irren ist menschlich. Deshalb sollten Rechnungen vor dem Versenden immer nochmals kontrolliert werden. In diesem Rahmen sind alle Pflichtangaben, Rechtschreibfehler und Zahlendreher zu prüfen.

Welche Konsequenzen drohen bei fehlerhaften Rechnungen?

Kommt es bei der Rechnungserstellung zu Fehlern, so kann das einige Folgen mit sich bringen. Zum einen kann der Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers gefährdet sein. Aber auch der Rechnungssteller kann betroffen sein und im Zweifelsfall auf Steuern sitzenbleiben. Weiterhin können Bußgelder drohen, die sich zwischen 500 Euro und 5.000 Euro bewegen. In Einzelfällen sind ebenso Freiheitsstrafen möglich.

Diese Strafen und Bußgelder hängen dabei immer von der Schwere des Fehlers ab. Das Fehlen von speziellen Pflichtangaben wird zumeist nur sehr selten mit Bußgeldern geahndet. Anders sieht es bei Steuersätzen aus. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, fertigt seine Rechnungen über professionelle Rechnungserstellungsseiten wie rechnung.de an. Hier lassen sich Rechnungen einfach, kostenlos und vor allem richtig erstellen.

Hinweis: Mit einer Buchhaltungssoftware lassen sich viele Fehler vermeiden. Vor allem Flüchtigkeitsfehler können steuerliche Konsequenzen mit sich bringen. Die meisten Rechnungstools verfügen jedoch über speziell vorgefertigte und rechtskonforme Vorlagen. Hier sind praktischerweise bereits alle Pflichtangaben enthalten.

Das ist bei der Aufbewahrung von Rechnungen zu beachten

Einige Unternehmen vernichten die Rechnungskopie leider viel zu früh. Das kann nicht nur steuerliche Nachteile, sondern auch strafrechtliche sowie ordnungswidrigkeitsrechtliche Konsequenzen bedeuten. Dabei sind laut Gesetz bestimmte geschäftliche Unterlagen wie Bücher, Aufzeichnungen, Eröffnungsbilanzen, Rechnungen und Jahresabschlüsse mindestens zehn Jahre aufzubewahren.

Hanno Steiger

Hanno Steiger ist langjähriger Unternehmensberater mit den Schwerpunkten Interimsmanagement und Unternehmensfinanzierung. Er sammelte ebenso fundierte Erfahrungen in der Beratung von Unternehmen und Unternehmern bei Corporate Finance Transaktionen und Restrukturierungen (M&A, Finanzierung, Restrukturierung, Rating Advisory, Due Diligence, LBO). Hanno Steiger ist Inhaber der Steiger Unternehmensberatung.