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Eine Betriebsprüfung Ihres Unternehmens kann das Finanzamt jederzeit ankündigen – auch verdachtsunabhängig. Wie diese abläuft, welchem Zweck sie dient und wie Sie sich darauf vorbereiten können, lesen Sie hier.
Was ist eine Betriebsprüfung?
Bei einer Betriebsprüfung untersucht das zuständige Finanzamt steuerliche Sachverhalte von Unternehmern, um Steuerausfälle, unzulässige Gewinnverlagerungen und ähnliches aufzudecken. Solche steuerrelevanten Angelegenheiten können zum Beispiel die Mehrwert- und Vorsteuer oder die Lohnsteuerabführung für Angestellte betreffen. Eine Betriebsprüfung (oder Außenprüfung) erfolgt unabhängig von der Größe des Unternehmens und kann demnach auch bei Freiberuflern oder kleinen Startups anfallen. Sie als Unternehmer sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine solche Außenprüfung in Ihrer Firma zu erlauben.
Es gibt verschiedene Betriebsprüfungsarten:
- Außenprüfung: Diese wird vorab angekündigt und beschäftigt sich mit allen Steuerarten, der Umsatzsteuer sowie der Lohnsteuer.
- Spezialprüfung: Diese bedarf keiner Vorankündigung. In diesem Fall geht es um eine Lohnsteuer- oder Umsatzsteuernachschau bzw. die Untersuchung eines Verdachts durch die Steuerfahndung.
Die Betriebsprüfung: Was Sie darüber wissen sollten, Selbststaendigkeit.de
Wann kommt es zu einer Betriebsprüfung?
Für eine Betriebsprüfung muss nicht zwingend ein Verdacht vorliegen. Wenn sich das Finanzamt bei Ihnen ankündigt, liegt also nicht immer ein Fehler Ihrerseits vor. Aber auch wenn es buchhalterische Unstimmigkeiten gibt, kann sich das Finanzamt einschalten – beispielsweise bei unregelmäßigen Steuerzahlungen oder, wenn das Unternehmen langfristig Verlustgeschäfte macht, ohne insolvent zu werden.
Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?
Eine Betriebsprüfung läuft in drei Schritten ab:
- Anmeldung: Das Finanzamt meldet sich bei Ihnen mit der Nachricht, dass es eine Betriebsprüfung durchführen möchte. Oft wird erst telefonisch ein Termin vereinbart, bevor die offizielle Anmeldung per Post bei Ihnen eintrifft. Bis zu diesem Zeitpunkt haben Sie noch die Möglichkeit, Selbstanzeige zu erstatten, wenn es Unstimmigkeiten in Ihrer Buchhaltung gibt.
- Prüfung: Es ist ratsam, im Zeitraum der Betriebsprüfung einen festen Ansprechpartner zu bestimmen, an den sich das Finanzamt wenden kann. Dann geht die Zusammenarbeit zügig vonstatten.
- Schlussbesprechung: Nach Abschluss der Betriebsprüfung können Sie eine finale Besprechung der Sachverhalte beantragen. Wenn Sie oder Ihr Steuerberater mit bestimmten Feststellungen nicht einverstanden sind, können Sie über diese noch einmal verhandeln.
Wie bereiten Sie sich auf eine Betriebsprüfung vor?
Am besten bereiten Sie sich auf eine Betriebsprüfung vor, indem Sie die Bücher Ihres Unternehmens von Beginn an sauber führen. Archivieren Sie alle wichtigen Belege entsprechend der vorgegebenen Aufbewahrungsfristen und listen Sie alle Einnahmen sowie Ausgaben vollständig auf. Empfehlenswert ist es außerdem, Geschäfts- und Privatkonten strikt zu trennen. Das ist nicht nur für Sie übersichtlicher, sondern auch für den Betriebsprüfer. Steht eine Außenprüfung an, hilft Ihnen diese Checkliste bei der Vorbereitung. Es ist essentiell, dass zum Zeitpunkt der Durchführung alle erforderlichen Unterlagen und Belege griffbereit vorhanden sind. Diese sollten aktuell sowie nachvollziehbar geordnet sein, damit das Prüfverfahren schnell und problemlos vonstattengehen kann. Relevante Unterlagen können unter anderem die folgenden sein:
- Gewinn- und Verlustrechnungen
- Bilanzen
- Kontoauszüge und weitere Bankunterlagen
- Rechnungen
- Fahrtenbücher
- steuerrelevante Daten bzgl. der Finanz- und Lohnbuchhaltung, der Warenwirtschaft oder ähnlichem
Die Prüfung darf nur für einen bestimmten Zeitraum erfolgen. Bei kleineren Betrieben sind es meist drei Jahre, bei größeren Unternehmen kann die überprüfte Zeit eventuell länger sein.
Das sollten Sie bei einer anstehenden Betriebsprüfung vermeiden
- Sofort Widerspruch einlegen. Das kann Sie verdächtig wirken lassen.
- Erst bei Ankündigung einer Prüfung mit dem Zusammentragen der Dokumente beginnen. Stattdessen sollten Sie Ihre Buchhaltung regelmäßig und sauber pflegen. Das erleichtert Ihnen die Übersicht über Ihre finanzielle Situation und dem Betriebsprüfer die Arbeit.
- Geschäfts- und Privatkonto mischen. Denn dann hat der Prüfer auch Einsicht in private Geldangelegenheiten.
