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Unternehmerische Tätigkeiten mit Tools effizienter und nachhaltiger realisieren

Wer heute auf dem Markt mithalten möchte, der kann auf digitale Unterstützung nicht mehr verzichten. Diese erleichtert alltägliche Aufgaben und sorgt für mehr Effizienz. Denn neben dem eigentlichen Kerngeschäft fallen administrative Aufgaben wie die Buchhaltung oder die Erstellung von Angeboten und Rechnungen an. Diese können oft viel Zeit kosten. Doch dafür gibt es selbstverständlich eine Lösung: Dann mithilfe von Tools lassen sich solche Tätigkeiten schnell und einfach erledigen. So können Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit besser nutzen. Welche Programme wirklich dazu beitragen, die interne und externe Organisationsführung zu optimieren und Ihren Arbeitsalltag somit erleichtern, das verraten wir Ihnen gerne:

Mit diesen Tools erleichtern Sie sich die Buchhaltung

Diese Tätigkeit zählt bei vielen zu den eher unliebsamen Aufgaben: Die Buchhaltung. Doch sie gehört zu den Pflichtaufgaben jedes Unternehmens. Wer dabei den Überblick bewahren möchte, der sollte strukturiert vorgehen. Denn nur so wissen Sie, wie sich Ihre finanzielle Situation entwickelt hat. Um sich diese Aufgabe zu erleichtern und dabei keine wichtigen Aspekte zu vergessen, ist es ratsam, auf ein professionelles Programm zurückzugreifen. Geeignet sind unter anderem folgende Lösungen:

Papierkram

Buchhaltung, Einnahmenüberschussrechnung und Umsatzsteuer-Voranmeldung – diese Aufgaben können Sie mit dem Tool Papierkram erledigen. Außerdem beinhaltet die Online-Buchhaltung weitere zusätzliche praktische Funktionen wie eine Zeiterfassung und Projektverwaltung. Selbstverständlich ist das Layout dieses Tools mobilfreundlich. So können Sie dieses bequem vom Smartphone oder Tablet aus bedienen. Und das Beste: Greift nur ein Nutzer auf den Account zu, so ist diese Anwendung kostenfrei nutzbar. Möchten Sie mit diesem Tool Belege erzeugen, so sind diese gebrandet. Wollen Sie das umgehen, dann fällt dafür eine monatliche Gebühr an.

Debitoor

Einfach und bedienungsfreundlich – aufgrund dieser Aspekte ist dieses Programm vor allem bei Kleinunternehmen, Gründern und Freelancern besonders beliebt. So verfügt Debitor über einen automatischen Bankabgleich von Zahlungen und bietet einen Steuerberaterzugang. Letzterer gewährleistet die einfache Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und macht den DATEV-Export möglich. Besonders praktisch sind außerdem der kostenlose Online-Support und Video-Testimonials. Bei diesen können User-Fragen gezielt beantwortet werden.

Tools

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Tools für eine schnell und unkomplizierte Angebots- sowie Rechnungserstellung

Zu den täglichen Aufgaben zählen zweifelsohne ebenfalls die Angebots- sowie Rechnungsstellung. Um bei diesen Zeit zu sparen, lohnt es sich, auf digitale Unterstützung zurückzugreifen. Denn dies beschleunigt den Prozess enorm und hilft Ihnen dabei, mögliche Fehler zu vermeiden. Bei vielen Software-Lösungen lassen sich zum Beispiel Kundendaten oder Stundensätze hinterlegen. Geeignet, um die Angebots- sowie Rechnungsstellung zu erleichtern, sind unter anderem folgende Optionen:

Billomat

Rechnungen schreiben und Angebote verfassen – dieses Tool kann jedoch weitaus mehr: So ist unter anderem eine Artikelverwaltung integriert, in der Steuersätze, Preise und Einheiten pro Artikel definiert werden können. Weiterhin können Kunden- und Lieferantendaten über diese verwaltet werden. Belege und Eingangsrechnungen lassen sich ebenfalls mithilfe von Billomat im Blick behalten. Neben der Webversion ist eine kostenlose Billomat-App erhältlich, um auf vom Smartphone oder Tablet aus auf die Daten zugreifen zu können.

sevDesk

Den automatischen Versand wiederkehrender Rechnungen – das bietet Ihnen sevDesk. Wer sich für die kostenlose Version entscheidet, der kann mit deren Hilfe Kunden erfassen, Belege verwalten und Angebote sowie Rechnungen erstellen. Doch die kostenpflichtige Variante bietet noch viele weitere Funktionen und eignet sich somit ebenfalls ideal zur Buchhaltung. Denn die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder die Erstellung der Einnahmeüberschussrechnung sind mit diesem Tool kein Problem.

Organisation von Erinnerungen, Terminen und Co.

Oftmals arbeiten Mitarbeiter an mehreren Projekten gleichzeitig. So kann es schnell passieren, dass Milestones oder Deadlines verpasst werden. Doch das muss nicht sein. Denn es gibt zahlreiche Tools, die diese an bestimmte Termine erinnern und aufzeigen, was es noch zu erledigen gibt. Dazu zählen zum Beispiel:

Trello

Egal ob alleine oder im Team – um über alle anstehenden To-dos immer informiert zu sein, empfiehlt sich das Tool Trello. Bei diesem gibt es kleine Kärtchen mit den zu erledigenden Aufgaben. Diese können immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Sie müssen lediglich verschoben werden, um den Fortschritt anzuzeigen. Die Basisversion dieses Programms ist kostenlos erhältlich.

Evernote

Um Notizen zu strukturieren eignet sich das virtuelle Notizbuch Evernote. Ideen können Sie bei diesem Tool in Form von Text, Bildern oder als Sounddatei festhalten. Die Synchronisierung dieser Daten erfolgt automatisch auf sämtlichen Endgeräten – so sind Sie immer auf dem aktuellen Stand. Auch bei diesem Programm ist die Basis-Version kostenfrei. Möchten Sie hingegen gemeinsam mit anderen an den Dokumenten arbeiten, so benötigen Sie die kostenpflichtige Business-Variante.

Fazit

Um sich die tägliche Arbeit zu erleichtern, sollten Unternehmen auf keinen Fall auf digitale Hilfe verzichten – so viel steht fest. Oftmals ist es zudem sinnvoll, nicht auf einzelne, voneinander unabhängige Tools zurückzugreifen, sondern direkt eine All-in-One-Lösung wie ein ERP-System zu bevorzugen. Bei einem solchen handelt es sich um ein System, das sämtliche Prozesse auf einer Datenbasis verwaltet. Außerdem integriert es verschiedenen Bereiche innerhalb einer Firma wie Marketing, Produktion, Buchhaltung und Co. So behalten Sie einen besseren Gesamtüberblick. Bevor Sie sich jedoch entscheiden, ob eine solche All-in-One-Lösung oder einzelne Programme für Sie die bessere Wahl sind, sollten Sie sich ausgiebig mit den einzelnen Optionen auseinandersetzen. Hilfreiche Informationen rund um das Thema ERP erhalten Sie unter anderem in diesem kostenlosen Ratgeber. Erst wenn Sie sich gründlich mit den einzelnen Möglichkeiten befasst haben, können Sie eine passende Lösung für Ihr Unternehmen finden, die die anfallenden Aufgaben effizienter und nachhaltiger gestaltet.

Alberto Garcia Dieguez

Alberto Garcia studierte allgemeine Betriebswirtschaftslehre in den Niederlanden. Als leidenschaftlicher Autor schreibt er heute insbesondere über Geschäftsideen, Finanzen, Marketing und Organisation. Seit 2017 ist er für Selbststaendigkeit.de tätig und veröffentlicht wöchentlich Beiträge für das Onlineportal.