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Grundlagen und Tipps zur Warenbeschaffung – von Planung bis Verhandlungstaktik

Von einer cleveren Strategie beim Wareneinkauf hängt eine Menge ab. Unter anderem die Wettbewerbsfähigkeit. Startups, die in diesem Sektor unüberlegte Entscheidungen treffen, setzen die Zukunft ihres Unternehmens aufs Spiel. Dieser Beitrag dient der Vermittlung wesentlicher Basics zur Beschaffungsplanung und fasst praktische Tipps für Unerfahrene zusammen.

Beschaffungsplanung – Bedarf ermitteln und strategische Entscheidungen treffen

Die Prozesse für die Beschaffung von Gütern werden immer komplexer. Unter anderem deshalb, weil die Märkte zunehmend von Globalisierung und Vernetzung geprägt sind. Die Komplexität macht eine professionelle Beschaffungsplanung umso wichtiger. Grundlage für eine solide Planung ist die Bedarfsermittlung, welche anhand offener Kundenbestellungen und dem Analysieren von Verkaufszahlen gelingt. Steht der Bedarf fest, gilt es weitreichende Beschaffungsentscheidungen zu treffen. Es müssen beispielsweise nicht nur zuverlässige Lieferanten mit dem bestmöglichen Preis-Leistungs-Verhältnis gefunden werden, sondern auch wichtige Berechnungen erfolgen:

Kriterium Erläuterung
Bestellpunktrechnung Hierbei wird der ideale Zeitpunkt von Bestellungen ermittelt. Im Rahmen der Bestellpunktrechnung werden außerdem Mindest- und Soll-Bestände kalkuliert. Der Soll-Bestand hängt von der angestrebten Verfügbarkeit von Gütern ab. In vielen Betrieben markiert das Unterschreiten des Mindestbestands den Zeitpunkt der nächsten Bestellung.
Bestellmengenrechnung Sie hat zum Ziel die optimale Bestellmenge zu ermitteln. Diese hängt von zahlreichen Faktoren ab. Darunter Einkaufskonditionen, Lagerkapazität und Lagerhaltungskosten.

 

Die operativen Ziele der Warenbeschaffung sind mit den Unternehmenszielen verknüpft. Die allgemeine Zielsetzung besteht darin, Beschaffungsrisiken zu senken, Qualitätsstandards einzuhalten und den finanziellen Aufwand der Warenbeschaffung sinnvoll einzudämmen. Einen wesentlichen Beitrag zur Optimierung von Beschaffungsprozessen leisten elektronische Netzwerke, die zur Waren- beziehungsweise Dienstleistungsbeschaffung genutzt werden. Hierfür kommen individuelle Kommunikations- und Informationsnetzwerke zum Einsatz. Mit dem sogenannten E-Procurement lässt sich der Zeitaufwand durch Automatisierung minimieren, weil zum Beispiel aufwändige Recherchen entfallen. Das spart Personalkosten und damit Prozesskosten. Hinzu kommt, dass sich Einkaufspreise bequemer und schneller vergleichen lassen, um Güter möglichst günstig einzukaufen. Allerdings gilt das nur für den Fall, dass ein System mit möglichst hoher Vergleichbarkeit Verwendung findet. Das Netzwerk für Ausschreibungen und gewerbliche Bauvorhaben ibau hat E-Procurement in einem Glossar thematisiert und klärt über die verschiedenen Systeme auf. Auf der Internetpräsenz lassen sich die Vor- und Nachteile von Sell-Side-, Marketplace-Side- und Buy-Side-Lösungen nachvollziehen. Wie in diesem Sektor ergeben sich in der gesamten Prozesskette der Warenbeschaffung Optimierungspotenziale. Auch die Bestandsoptimierung durch branchenspezifische Software trägt zur Wettbewerbsfähigkeit bei.

Warenbeschaffung Grundlagen

Die Prozesse für die Beschaffung von Gütern werden immer komplexer. Bildquelle: delphinmedia – rawpixel / pixabay.com

Die Minderung von Beschaffungsrisiken erfordert wiederum ein gutes Risikomanagement, welches kontinuierlich überwacht wird. Die Vielfalt an Risiken ist groß. Während interne Systeme zur Beschaffung ausfallen können, sind Transportschäden an der Ware sowie dubiose Lieferanten, welche nicht gesetzeskonforme Produkte bereitstellen, denkbare Probleme. Eine wettbewerbsorientierte Beschaffungsstrategie macht ständige Kontrolle unverzichtbar.

Der individuelle Bedarf – primär, sekundär und tertiär

Im Rahmen der Bedarfsermittlung gilt es zu klären, ob der Fremdbezug (Buy) oder die eigene Fertigung (Make) die jeweils beste Lösung darstellt. Die Make-or-Buy-Entscheidung ist keinesfalls leichtfertigt zu treffen. Stattdessen braucht es eine Wirtschaftlichkeitsanalyse und eine Untersuchung der Risiken unter Einbezug aller Einflussfaktoren wie Liquidität, Image, Qualitätssicherung und Kosten. Helfen kann bei Make-or-Buy-Entscheidungen folgende Differenzierung:

  • Primärbedarf: Gemeint sind beispielsweise Materialien und Waren, die verkaufsfähig beschafft werden.
  • Sekundärbedarf: Unfertige Erzeugnisse und Rohstoffe, die weiterverarbeitet werden und im Endprodukt zum Einsatz kommen.
  • Tertiärbedarf: Materialien, die für die Fertigung nötig sind. Zum Beispiel Schmieröl für Maschinen als Betriebsstoff.

Ein Muss für die Kostenoptimierung: Verhandlungsgeschick

Ohne geschicktes Verhandeln bei der Kommunikation mit Lieferanten wird es für Unternehmen schwierig, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. Einen entscheidenden Fehler, den viele Betriebe dahingehend machen, betrifft die Vorbereitung auf Verhandlungsgespräche. Oft wird dieser Punkt nicht nur vernachlässigt, sondern es geht völlig unvorbereitet in die Verhandlung. Ein Unding, wenn es darum geht optimale Konditionen auszuhandeln. Die eigene Verhandlungsposition muss im Voraus klar formuliert werden, um sie während der Gespräche mit potenziellen oder womöglich langjährigen Lieferanten deutlich zu machen.

Eine vielversprechende Verhandlungstaktik setzt voraus, dass Verkäufer im Gespräch Gelegenheit bekommen ihre Angebote darzulegen. Gleichzeitig müssen Einkäufer wiederum gezielte Fragen parat haben, um das Gespräch in die gewünschte Richtung zu lenken. In erster Linie wollen Lieferanten mit Abschlüssen aus derartigen Verhandlungen hervorgehen, was ihnen potenzielle Kunden aber nicht leicht machen dürfen. Eine wirkungsvolle Taktik bei mangelnden Preisnachlässen kann es sein, vorübergehend zu schweigen. Ein solches Verhalten wird vom Gegenüber als unangenehm empfunden und kann die Wahrscheinlichkeit für ein Entgegenkommen erhöhen.

Informative Learnings und reger Austausch beim Procurement Summit 2019

Spannende Anreize für Verhandlungen, Digitalisierung und viele andere Themengebiete im Bereich Beschaffung, liefern die Präsentationen vom zweiten Procurement Summit 2019, einer neuen Messe und Konferenz für Digitalisierung und Innovation im Einkauf. Leicht anzuwendende Tipps und Tricks verraten die Einkaufsprofis Dr. Achim Köder (Airbus Group), Dr. Bjoern Schaefer (BRAND) und Andreas Briefi (PHOENIX group):

Ergänzende Tipps zur Optimierung des indirekten Einkaufs hier zusammengefasst.

Hanno Steiger

Hanno Steiger ist langjähriger Unternehmensberater mit den Schwerpunkten Interimsmanagement und Unternehmensfinanzierung. Er sammelte ebenso fundierte Erfahrungen in der Beratung von Unternehmen und Unternehmern bei Corporate Finance Transaktionen und Restrukturierungen (M&A, Finanzierung, Restrukturierung, Rating Advisory, Due Diligence, LBO). Hanno Steiger ist Inhaber der Steiger Unternehmensberatung.