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Tools für Selbstständige

Die besten Tools für Selbstständige – von Zeitsparen bis Rechnungserstellung


Freelancer und Selbstständige haben, wenn es richtig gut läuft, meist ein Problem: Wie können sie die Aufträge in möglichst kurzer Zeit bestmöglich erledigen? Zum Glück gibt es dafür aber ein paar sehr nützliche Tools, die bei der täglichen Planung und Arbeit helfen können. Die Übersicht:

Das große Ganze

Selbstständige und Freelancer, die schon mit richtig vielen Apps und Tools jonglieren, sind gut beraten, die verschiedenen Anwendungen miteinander zu vernetzen. Das macht ein ERP-System in der Regel ganz zuverlässig. Der Vorteil: Keine Daten gehen mehr verloren und alle Anwendungen werden zentral über eine Software gesteuert. Ein ERP-System ist besonders dann sinnvoll, wenn man als Selbstständiger viele Mitarbeiter und ein großes Warenwirtschafts- oder umfangreiches Kommunikationssystem hat.

Klein anfangen

Daneben kann man als Selbstständiger aber auch schon eine Stufe kleiner anfangen: Mit einer guten Planung seiner Arbeitszeit zum Beispiel. Das geht natürlich auch von Hand und zwar ganz altmodisch mit einem Kalender und einer klassischen To-Do-Liste, praktischer ist das Ganze aber auf jeden Fall in digitaler Form. So wie mit der Wunderlist zum Beispiel.

Tools für Selbstständige

Die besten Tools für Selbstständige – von Zeitsparen bis Rechnungserstellung, Quelle: pixabay.com/de/menschen-erwachsene-american-3370833/

Die ist nur eine Option unter vielen, die uns die Planung der täglichen Aufgaben leichter machen kann. Der große Vorteil: Die Wunderlist gibt es wohl als Desktop-Anwendung, sowie als App. Das bedeutet, dass Sie so auch von unterwegs auf Ihre Aufgaben zugreifen, oder – was vielleicht noch besser ist – neue Aufgaben der Liste hinzufügen können. So kann nichts mehr in Vergessenheit geraten. Und Post-It und Listen in Papierform, die man ohnehin ständig verlegt, gehören mit diesem tollen Programm der Vergangenheit an.

Weitere Zeitplanung

Wo wir gerade bei der Zeitplanung sind. Auch ein derartiges Tool kann für manche Selbstständige eine echte Erleichterung sein. Denn wie schnell kommt es vor, dass man vor lauter Aufgaben und Emails beantworten, die eigentliche Task aus den Augen verliert und am Ende gar nicht weiß, wie viel Zeit man denn nun in den konkreten Auftrag investiert hat? Mit Clockado ist das kein Thema mehr. Das Tool bietet nicht nur Hilfestellung bei der eignen Selbstorganisation, sondern liefert auch schnell und einfach Reportings. Die kann man dann für seine eigenen Zwecke verwenden, oder auch Auftraggebern zukommen lassen – das macht den gesamten Arbeitsprozess transparenter.

Die Kosten für das Tool liegen aktuell noch bei unter 10 Euro im Monat. Damit ist Clockado durchaus eine gute Option für Diejenigen, die ihren täglichen Workflow effizienter gestalten wollen.

Mit anderen zusammenarbeiten

Gerade in großen Projekten kommt es vor, dass man mit anderen zusammenarbeitet und dann auch Daten untereinander austauschen oder teilen muss. Per Email oder mit einem USB Stick ist das meist zu aufwändig. Umso besser, dass es auch dafür eine ganze Reihe von Tools gibt, die uns das Leben leichter machen. Google Docs ist eine davon. Google Docs bietet ein gesamtes Universum an Office-Anwendungen, wobei sich gerade für den Datenaustausch eine davon eignet: Google Drive. Der Dienst wird mittlerweile sehr gern genutzt, weil nicht nur Daten und Dokumente damit übertragen werden, sondern auch gemeinsam bearbeitet werden können – und das kann ganz schön viel Zeit sparen.

Ähnlich beliebt, weil mit ähnlichen Features, ist der Anbieter Dropbox. Auch hier lassen sich Daten ganz schnell und unproblematisch von Rechner zu Rechner übertragen, oder Dokumente gemeinsam bearbeiten. Für große Projekte sind diese beiden Anwendungen, die es natürlich aus als praktische App gibt, mittlerweile unersetzlich.

Um auch die Kommunikation bei größeren Projekten mit verschiedenen Beteiligten zu optimieren ist in letzter Zeit Slack immer wichtiger geworden. Das Tool war in früheren Zeiten hauptsächlich bei Kreativen sehr beliebt, hat mittlerweile aber auch den Eingang in andere Bereiche der Wirtschaft gefunden. Der Grund ist auch ganz klar: Die Anwendung ist sehr einfach und intuitiv und erfordert so nur ein Minimum an Einarbeitung und Aufwand.

Nach dem Auftrag

Bei so viel Unterstützung vor und während des Auftrags dauert es auch nicht lange und er ist beendet. Dann kommt der wohl schönste Part für viele Selbstständige: Die Rechnungsstellung. Jedoch gilt auch das nicht uneingeschränkt. Einigen kann der Papierkram nämlich schnell zu viel werden, aber keine Angst: 

Tools für Selbstständige

Der schönste Part für viele Selbstständige: Die Rechnungsstellung, Quelle: pixabay.com/de/buchhalter-büro-kaffee-rechner-1016299/

Auch für diesen Fall hat die digitale Welt vorgesorgt: Hier gibt es einiges an Software-Produkten, die wirklich eine ganze Reihe zu bieten haben. Angefangen bei der Rechnungs- und Angebotserstellung bis hin zu steuerlichen Dingen wie Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und Umsatzsteuervoranmeldungen übernehmen unterschiedliche Softwares eine ganze Reihe von Funktionen, die Selbstständige viel Zeit einsparen können. Wir haben uns diese Produkte näher angesehen und das Angebot an Buchhaltungssoftware genauer untersucht. Mehr dazu finden Sie im Beitrag: „Buchhaltungssoftware: Die 5 besten Buchhaltungsprogramme für Selbstständige“.

Wer Angebots- und Rechnungserstellung und Zeiterfassung in einem Tool haben möchte, für den ist Papierkram eine gute Wahl. Hier lassen sich diese Dinge zentral über nur eine Software steuern. Auch Umsatzsteuer-Voranmeldung und Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) sind hiermit möglich. Das Ganze sogar kostenlos, falls man mit einem kleinen Verweis auf Papierkram auf dem jeweiligen Dokument kein Problem hat. Wer lieber ein neutrales Dokument beim Kunden oder Finanzamt einreichen möchte, der muss dafür monatlich ungefähr vier Euro einplanen

Liliya Mosoryk

Liliya Mosoryk

Liliya Mosoryk ist als Autorin und Bloggerin tätig. Zu ihren Themenschwerpunkten gehören insbesondere Beiträge rund um die Selbstständigkeit – von Geschäftsideen, Marketing, Organisation, Finanzen bis zu gesetzlichen Neuerungen.

Seit 2017 ist sie für Selbststaendigkeit.de tätig und veröffentlicht wöchentlich Beiträge für das Onlineportal.


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