Personalauswahl: Ablauf und Kriterien für die richtige Entscheidung [+ Checkliste]

Personalauswahl – die drei wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie möchten sich intensiver mit dem Personalauswahlverfahren beschäftigen? Steigen Sie mit folgenden FAQ-Antworten in das Thema ein:

Lesen Sie im nächsten Abschnitt, warum eine professionelle Personalauswahl so wichtig ist.

Personalauswahl: Was ist das und was sind Gründe für eine sorgfältige Personalselektion?

Sobald eine vakante Arbeitsstelle besetzt werden muss und Bewerbungen dafür eingegangen sind, startet der Prozess der Personalauswahl. In einem Personalauswahlverfahren wird der am besten geeignete Bewerber Schritt für Schritt herausgefiltert, wobei man systematisch vorgeht und mit bewährten und häufig wissenschaftlich fundierten Verfahren arbeitet.

Eine sorgfältige Personalauswahl ist für Firmen ein wichtiger Erfolgsfaktor, denn eine Fehlbesetzung kann aus folgenden Gründen nachhaltig schaden:

• Der Mitarbeiter kann die gestellten Aufgaben bei fehlender fachlicher Eignung nicht erfüllen.
• Über- oder Unterforderung bzw. fehlender Cultural Fit führen schnell zu Frust und mindern die Leistungsfähigkeit. Häufig ist eine Kündigung die Folge.
• Unzufriedenheit, unzureichende Arbeitsergebnisse oder mangelnde Kooperation haben oft negative Auswirkungen auf das ganze Team.
• Zusätzlich zu dem Aufwand für die Personalbeschaffung entsteht auch solcher für die Einarbeitung, wobei diesem letztendlich mangelhafte Leistungen oder eine Kündigung gegenüberstehen.
• Wenn der Mitarbeiter nach kurzer Zeit wieder kündigt, droht eventuell ein Personalengpass.

Aus diesen Gründen ist es wichtig, dass Sie sich im Rahmen der Personalauswahl ein umfassendes Bild von jedem grundsätzlich geeigneten Kandidaten verschaffen. Planen Sie ausreichend Zeit für das Personalauswahlverfahren ein.

Schritt für Schritt erklärt: Ablauf und Instrumente bei einem Personalauswahlverfahren

Für jede Arbeitsstelle muss es ein Anforderungsprofil geben. Dieses bildet die Grundlage für ein gezieltes Recruiting, denn dort sind alle notwendigen Kenntnisse, Fähigkeiten und Eigenschaften festgehalten. Dabei unterscheidet man zwischen Muss-Kriterien, die auf jeden Fall erfüllt sein müssen, und Kann-Kriterien, die nicht unverzichtbar, aber von Vorteil sind. Aus einer Stellenanzeige müssen diese Muss- und Kann-Kriterien eindeutig hervorgehen. Sobald Bewerbungen bei Ihnen eintreffen, starten Sie den Prozess der Personalauswahl mit den im Folgenden vorgestellten Schritten.

1. Vorselektion der Bewerbungen

Einige Bewerbungen lassen sich bereits nach einer kurzen Durchsicht aussortieren, sodass Sie sich danach intensiver um die erfolgversprechenderen Kandidaten kümmern können. Achten Sie bei dieser Vorselektion auf folgende Kriterien:

• Formelles
  Wenn die Bewerbung nicht vollständig oder plausibel ist oder grobe Formmängel bestehen, sollte die Bewerbung erst einmal zurückgestellt werden – denn dies spricht i.d.R. nicht für eine hohe Motivation des Bewerbers.
• Muss-Kriterien
  Sind die Muss-Kriterien nicht erfüllt, z. B. eine bestimmte Ausbildung oder Berufserfahrung, sortieren Sie die Bewerbung ebenfalls (vorerst) aus.
• Kann-Kriterien
  Kann-Kriterien müssen nicht unbedingt erfüllt sein. Für die Entscheidung, welche Bewerbungen die Personalauswahl weiter durchlaufen, wendet man häufig die ABC-Analyse an. Hundertprozentig passende Kandidaten zählen zur A-Gruppe, bei B gibt es eine hohe und bei C nur eine geringe Übereinstimmung mit den Kann-Anforderungen. Je nach Anzahl der eingegangenen Bewerbungen können Sie entscheiden, ob Sie neben der Kategorie A auch B und C in die weitere Personalauswahl einbeziehen.
• Gehalt, Verfügbarkeit & Sonstiges
  Es gibt noch weitere Kriterien, die nicht unmittelbar mit der Eignung für die Stelle in Zusammenhang stehen. Sie sind trotzdem für die Personalauswahl relevant, insbesondere ab wann der Bewerber verfügbar ist oder ob die Gehaltsvorstellungen passen.

Zur Unterstützung der Vorselektion gibt es Software-Tools, die z. B. Onlinebewerbungen nach bestimmten Kriterien filtern können. Diese können vor allem bei umfangreichen Bewerbungsprozessen, einer großen Anzahl an neuen Stellen oder in größeren Firmen Arbeit erleichtern. In der Regel ersetzt eine Software aber die persönliche Durchsicht der Bewerbungen nicht komplett.

2. Ausführliche Analyse

Nach der Vorselektion überprüfen Sie die nicht aussortierten Bewerbungsunterlagen erneut. Dabei achten Sie gezielt auf bestimmte Kriterien, die Einfluss darauf haben, ob der Kandidat zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen wird:

• Fachliche Eignung
  Überprüfen Sie anhand von Arbeitszeugnissen, Zertifikaten und der bisherigen beruflichen Laufbahn, ob die notwendige fachliche Eignung. gegeben ist. Unterscheiden Sie dabei zwischen bereits vorhandenen Fähigkeiten und Potenzialen. Das bedeutet, dass bestimmte Kompetenzen ohne übermäßig großen Aufwand noch erworben werden können.
• Persönliche Eignung
  Diese lässt sich ohne ein persönliches Gespräch nur schwer beurteilen. Sie können aber aus den bisherigen beruflichen und außerberuflichen Tätigkeiten einige Eigenschaften ableiten. Beispielsweise deuten Auslandsaufenthalte auf Flexibilität hin, das Engagement in einem Verein auf Teamfähigkeit oder ein FSJ bzw. private Care-Arbeit auf soziale Kompetenz.
• Cultural Fit
  Hierbei geht es darum, ob der Mitarbeiter zum Unternehmen passt. Das bedeutet, Werte und Zielvorstellungen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer harmonieren. Auch das ist ohne ein persönliches Gespräch nur schwer zu beurteilen. Möglicherweise geht der Interessent jedoch in seiner Bewerbung darauf ein, warum er sich mit der Unternehmenskultur identifizieren kann.
• Motivation
  Geht aus der Bewerbung hervor, warum sich der Kandidat für diese Stelle und dieses Unternehmen interessiert? Welche Ziele hat er? Besonders wertvoll ist in diesem Zusammenhang die intrinsische Motivation, etwa wenn die persönliche Weiterentwicklung, eine erfüllende Arbeit oder ein gesellschaftlich wichtiges Arbeitsthema als Gründe genannt werden.
• Mehrwert für das Unternehmen
  Bietet der Bewerber eine bestimmte Fähigkeit oder ein Talent, womit im Team eine interne Lücke gefüllt werden kann? Das ist ein großer Pluspunkt, der andere Minuspunkte ausgleichen kann.

Überprüfen Sie stichprobenartig die Korrektheit der Angaben einzelner Kandidaten, vor allem dann, wenn Sie Zweifel daran haben. Dafür können Sie z. B. beim ehemaligen Arbeitgeber nachfragen oder Informationen aus beruflichen Netzwerken wie LinkedIn nutzen.

3. Einladung der Bewerber

Sie haben anhand der Bewerbungsunterlagen eine Vorauswahl getroffen? Dann laden Sie die Kandidaten zu einem persönlichen Gesprächstermin ein. Das sind wichtige Inhalte des Einladungsschreibens:

• Tag, Uhrzeit, eventuell Zeitrahmen
• Anschrift des Unternehmens
• Wegbeschreibung oder Anfahrtsskizze
• Information über Parkplatz bzw. Haltestellen des öffentlichen Nahverkehrs
• ggf. Eingang, Etage, Raum-Nr. oder Hinweis auf Anmeldung am Empfang
• Information, falls neben dem Interview weitere Testverfahren geplant sind
• Anleitung, falls eine Präsentation oder Ähnliches vorbereitet werden soll
• Kontaktdaten eines Ansprechpartners
• Bitte um Terminbestätigung oder -absage inklusive Frist

4. Kennenlernen der Bewerber

Zum ersten Kennenlernen jedes Interessenten führen Sie zunächst jeweils ein Interview durch. Wenn besondere Eigenschaften oder Fähigkeiten getestet werden sollen, kommen häufig zusätzlich spezielle Methoden zum Einsatz. Welcher Aufwand angemessen ist, hängt auch von der Wichtigkeit und vom Anspruch der Position ab.

Interview

Das klassische oder auch Interview ist die erste Aktion, mit der Sie einen Interessenten kennenlernen. Bei vielen Jobs genügt das auch, ohne dass zusätzliche Testverfahren notwendig wären. Es ist wichtig, dass Sie das Interview gut vorbereiten. Erstellen Sie dafür einen Leitfaden, der für alle Kandidaten gilt. Außer bei sehr kleinen Unternehmen ist es sinnvoll, dass mehrere Unternehmensvertreter anwesend sind. Interviews können auch per Telefon oder Video-Chat durchgeführt werden.

Achten Sie während des Interviews darauf, dass Sie selbst nicht zu viel über Ihr Unternehmen sprechen, sondern vor allem Ihrem Gesprächspartner die Gelegenheit dazu geben, sich zu präsentieren. Stellen Sie dafür gezielt offene Fragen, die nicht nur mit „ja“ oder „nein“ beantwortet werden können. Wichtige Themen sind die Motivation für die Bewerbung, der bisherige Ausbildungs- und Berufsweg, Vorstellungen von der zukünftigen Arbeit und berufliche Ziele.

Das folgende Video zeigt Ihnen die wichtigsten Punkt auf, die bei einem Interview zu beachten sind:

Testverfahren

Es gibt verschiedene Methoden im Rahmen der Personalauswahl, mit denen Sie Interessenten zusätzlich zum Interview testen können. Diese ermöglichen eine objektivere Bewertung, werden aber wegen des höheren Aufwands von kleinen Unternehmen tendenziell seltener eingesetzt. Dabei können sie sich für diese ebenfalls gut eignen, vor allem wenn bestimmte Eigenschaften oder Fähigkeiten für die Stelle besonders wichtig sind.

Einige Tests sind auch online durchführbar und können deshalb Teil der Vorauswahl sein. Lernen Sie im Folgenden häufig eingesetzte Verfahren kennen.

• Postkorbübung
  Dabei muss der Kandidat Aufgaben unter Zeitdruck priorisieren und gegebenenfalls delegieren.
• Persönlichkeitstest
  Es gibt verschiedene wissenschaftlich fundierte Persönlichkeitstests, die Arbeitgebern dabei helfen, Bewerber besser einschätzen zu können. Ein Beispiel dafür ist der Big-Five-Test der sich an den Persönlichkeitsmerkmalen Offenheit, Gewissenhaftigkeit, Extra- oder Intraversion, Verträglichkeit und emotionale Stabilität orientiert.
• Fähigkeitstest
  Getestet werden stellenrelevante, fachliche Fähigkeiten, meist durch praxisrelevante Beispielaufgaben.
• Intelligenztest
  Da es mehrere Arten von Intelligenz gibt, existieren auch verschiedene Testmodelle. Wählen Sie eine Methode aus, die sich auf die Anforderungen der konkreten Stelle bezieht.
• Präsentation
  Die Präsentation ist eine Form der Arbeitsprobe, mit der sich Auffassungsgabe, Methodenkompetenz und Präsentationsskills gut beobachten lassen.
• Rollenspiel
  Das Rollenspiel wird zwischen dem Bewerber und einem der Beobachter oder in einer Gruppe von mehreren Bewerbern durchgeführt. Beispielsweise können Verkaufsgespräche oder Verhandlungen simuliert werden. Dabei lässt sich gut erkennen, wie kommunikationsbegabt der Kandidat ist, ob er Verhandlungsgeschick besitzt oder ob er sich in Stresssituationen zu impulsiven Reaktionen hinreißen lässt.
• Fallstudie
  Fallstudien eignen sich für Stellen, die eine hohe Auffassungsgabe sowie komplexes und analytisches Denkvermögen erfordern. Der Kandidat wird mit einem Beispiel-Problem konfrontiert und soll dieses lösen.

Informieren Sie die Bewerber vorab darüber, welche Tests durchgeführt werden, und was damit bezweckt wird. Diese Transparenz ist wichtig für das gegenseitige Vertrauen.

Assessment Center

Assessment Center sind aufwendigere Methoden der Personalauswahl, die häufig für anspruchsvolle Stellen in größeren Unternehmen zum Einsatz kommen. Zeitlich können sie einige Stunden, aber auch mehrere Tage umfassen.

Bis auf wenige Ausnahmen im Top-Management-Bereich führt man Assessment Center in Gruppen durch. Dabei werden häufig die oben bereits beschriebenen Testmethoden miteinander kombiniert und zusätzlich durch Gruppenaktivitäten wie Diskussionen oder Rollenspiele ergänzt. Nicht selten baut man dabei bewusst Druck- oder Stresssituationen auf, um die Reaktion der Bewerber zu testen.

Ein Assessment Center wird von mehreren dafür geschulten Personen begleitet, welche die Kandidaten beobachten und bewerten. Es ist auch möglich, Assessment Center in Form einer Videokonferenz online durchzuführen.

Mehr zum Thema Assessment Center erfahren Sie im folgenden Video:

5. Ggf. Probearbeiten

Probearbeiten sind nur dann angemessen, wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie die Eignung des Bewerbers danach besser beurteilen können. Der Zeitumfang liegt bei einigen Stunden bis zu wenigen Tagen. Der Bewerber kann in diesem Zeitraum hospitieren oder einfache Aufgaben übernehmen, wodurch aber kein Arbeitsverhältnis begründet wird.

Teilen Sie dem Bewerber eine feste Ansprechperson zu und vereinbaren Sie vorab, dass er zu nichts verpflichtet ist, aber auch keinen Anspruch auf ein Entgelt hat. Sie können aber eine Aufwandsentschädigung zahlen oder die Fahrtkosten erstatten. Im Falle eines späteren Arbeitsverhältnisses ist auch ein Ausgleichstag o.ä. eine Möglichkeit.

6. Entscheidung und Vertragsverhandlungen

Schließen Sie das Personalauswahlverfahren ab, indem Sie sich gemeinsam mit den in den Prozess involvierten Personen für den passenden Kandidaten entscheiden. Verhandeln Sie danach mit diesem die Konditionen des Arbeitsvertrags und das Gehalt.

7. Arbeitsvertrag

Erarbeiten Sie auf der Basis der Verhandlungsergebnisse den Arbeitsvertrag und unterzeichnen Sie ihn gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter. Welche Inhalte dieser enthalten muss und was in diesem Zusammenhang noch zu beachten ist, finden Sie in unserem Artikel zum Arbeitsvertrag. Dort sind auch Muster verlinkt, an denen Sie sich orientieren können.

10 wichtige Kriterien bei der Personalauswahl im Überblick

Um Bewerber miteinander vergleichen zu können, arbeitet man bei der Personalauswahl häufig mit Bewertungsbögen. Das sind Checklisten, in denen die Fähigkeiten und Eigenschaften der Bewerber während der Vorstellungsgespräche und Tests nach einem Punktesystem bewertet werden. Denken Sie aber daran, dass die Bewertungspunktzahl nicht allein ausschlaggebend für die Personalauswahl sein sollte, sondern es zählt immer der Gesamteindruck.

Verwenden Sie für alle Bewerber die gleichen Kriterien, die Sie im Einzelnen aus den Anforderungen der Stelle ableiten. Diese lassen sich beispielsweise in folgende Kategorien einteilen:

1. Fachkenntnisse
   Das sind theoretische Kenntnisse und praktische Fähigkeiten, die sich durch Zeugnisse, Zertifikate und Tests belegen lassen.
2. Berufserfahrung
   Dazu gehören sowohl bereits ausgeübte Tätigkeiten, die für die Stelle direkt relevant sind, aber auch ähnliche, potenziell nützliche Erfahrungen.
3. Cultural Fit
   Der Bewerber muss menschlich zum Unternehmen und in das Team passen. Geprägt wird dieser Cultural Fit durch ähnliche Werte, Verhaltens- und Arbeitsweisen sowie passende Vorstellungen vom Arbeitsalltag und den idealen Kollegen.
4. Methodenkompetenz
   Diese bezeichnet die Fähigkeit, die passenden Methoden zur Bewältigung der alltäglichen Aufgaben zu kennen und anwenden zu können. Dazu gehören u. a. strukturiertes Vorgehen bei der Informationsbeschaffung und ganzheitliches, systemisches Denken
5. Sozialkompetenz
   Dabei geht es um die Fähigkeit, mit anderen Menschen gut interagieren zu können, wozu Eigenschaften wie Kommunikations-, Empathie und Kritikfähigkeit zählen.
6. Leistungsfähigkeit
   Sie beschreibt, inwiefern der Bewerber den Anforderungen der Stelle voraussichtlich gerecht werden kann, wofür Belastbarkeit, Auffassungsgabe, Kreativität oder ein gutes Stressmanagement Voraussetzungen sein können.
7. Persönlichkeit
   Das sind grundlegende persönliche Merkmale wie Zuverlässigkeit oder Flexibilität. Hier bewerten Sie, in welcher Ausprägung stellenrelevante Eigenschaften vorhanden sind.
8. Motivation
   Überprüfen Sie durch geeignete Fragen und Tests, was den Interessenten dazu bewogen hat, sich für die Stelle zu bewerben? Neben der extrinsischen Motivation ist dabei die intrinsische besonders wertvoll, da diese sich langfristig positiv auf die Leistungsfähigkeit und -bereitschaft auswirkt.
9. Potenzial
   Bedenken Sie auch, wie sich der Mitarbeiter im Unternehmen weiterentwickeln kann. Gleichen Sie deshalb sein Interesse daran mit dem Bedarf und den Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen ab.
10. Ggf. Führungskompetenz
    Das ist nur bei der Personalauswahl im Führungskräftebereich relevant, denn dafür müssen bestimmte Eigenschaften wie Überzeugungskraft oder die Fähigkeit zur Steuerung von Teamentwicklungsprozessen vorhanden sein.

Laden Sie hier die Vorlage für einen Bewertungsbogen herunter! Er enthält die genannten Kategorien mit einzelnen Kriterien und die Möglichkeit der Gewichtung.

5 Tipps für die Personalauswahl in kleinen Unternehmen und Start-ups

Kleinunternehmen und Start-ups können bei Bewerbern nicht immer mit den Gehältern und Sicherheiten punkten wie der Mittelstand oder Großkonzerne. Es gibt aber auch sehr gute Fachkräfte, die kleinere Unternehmen aufgrund der besonderen Herausforderungen bevorzugen. Bei der Personalauswahl ist es empfehlenswert, ganz besonders auf folgende Dinge zu achten:

Egal, ob Start-up oder Großkonzern: Denken Sie bei der Personalauswahl generell an den Gleichbehandlungsgrundsatz. Dieser gehört zum Arbeitsrecht und besagt, dass niemand aufgrund von Eigenschaften wie Herkunft, Geschlecht, Religion, sexueller Identität, Alter oder einer Behinderung bei der Personalauswahl benachteiligt werden darf.

No-Gos bei der Personalauswahl: Diese Methoden schrecken Bewerber ab

Ihr Personalauswahlverfahren ist so weit fortgeschritten, dass Sie aus den eingegangenen Bewerbungen geeignete Kandidaten herausgefiltert und eingeladen haben? Jetzt dürfen Ihnen keine Fehler passieren, die zur Folge haben können, dass diese sich anders entscheiden. Vermeiden Sie vor allem folgende No-Gos, die in der Praxis leider immer wieder vorkommen:

• Unsinnige Probearbeit
  Es sollen Aufgaben erledigt werden, die mit der Stelle nichts zu tun haben, und sich für die Beurteilung der Fähigkeiten überhaupt nicht eignen.
• Ideenklau durch Arbeitsproben
  Dabei wird das Ergebnis der Arbeitsprobe vom Unternehmen verwendet, ohne dass der Urheber dafür eine Entlohnung erhält. Wählen Sie für Arbeitsproben deshalb lieber fiktive Beispiele.
• Unseriöse Persönlichkeitstests
  Nicht alle Persönlichkeitstests, die auf dem Markt angeboten werden, sind wissenschaftlich fundiert oder beschränken sich auf Eigenschaften, die zur Beurteilung der Eignung relevant sind. Recherchieren Sie deshalb vor der Verwendung genau, ob der entsprechende Persönlichkeitstest seriös ist.
• Fehlende Transparenz
  Erklären Sie den Bewerbern, welche Tests und Bewertungsinstrumente Sie warum verwenden, damit diese den Sinn dahinter verstehen.
• Mangelnde Aufmerksamkeit
  Widmen Sie den Bewerbern während der Vorstellungsgespräche und Tests Ihre ganze Aufmerksamkeit, ohne Handy oder ähnliche Ablenkungen.
• Zu langes Personalauswahlverfahren
  Wenn die Zeit zwischen der Bewerbung und der Entscheidung über die Einstellung zu lang dauert, besteht die Gefahr, dass sich Bewerber anderweitig orientieren.

Gehen Sie generell respektvoll mit den Bewerbern um. Das bedeutet auch, dass Sie deren Zeit nicht unangemessen beanspruchen. Finden Sie das richtige Maß für notwendige Tests und Maßnahmen. Zu viel Aufwand bindet nicht nur unnötig Ressourcen, sondern kann auch Bewerber abschrecken.

Fazit zur Personalauswahl: Potenziale in den Mittelpunkt stellen

Bei der Personalauswahl müssen mittlerweile andere Prioritäten gesetzt werden als noch zu Zeiten des Arbeitskräfteüberschusses. Konzentrieren Sie sich deshalb im Auswahlprozess auf die wichtigsten Kriterien. Es ist in vielen Fällen sinnvoller, Personal mit der richtigen Persönlichkeit und Motivation auszuwählen, als auf die fachlich perfekte Eignung und einen lückenlosen Lebenslauf Wert zu legen. Wissen, Fähigkeiten und Erfahrung können die Mitarbeiter mit Ihrer Unterstützung häufig im Nachhinein noch erwerben.