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Laufende Bürokosten: 5 Tipps wie Unternehmer sinnvoll sparen


Ein Büro kostet Unternehmer viel Geld. Neben Miete, Strom und Heizung werden zahlreiche Gerätschaften benötigt, Druckkosten verursacht und Materialien verbraucht. In diesem Ratgeber erfahren Sie anhand von fünf Beispielen, wie sich die laufenden Ausgaben mit sinnvollen Sparmaßnahmen minimieren lassen. 

1. Steuerberater-Kosten senken

In vielen Betrieben geht es ohne Steuerberater nicht. Er kennt alle legalen Tricks, um an verschiedensten Stellen Steuerbegünstigungen zu Gunsten seiner Kundschaft zu nutzen und die Steuerschuld auf ein Minimum zu reduzieren. Doch bei der Buchhaltung könnten viele Unternehmen von deutlichen Einsparungen profitieren. Grundsätzlich gilt die Devise: Je mehr Sie vorbereiten, desto schneller kann der Steuerberater die Buchhaltung abschließen und ans Finanzamt übermitteln. Steuerberater haben einen hohen Stundenlohn, weshalb es sinnvoll ist die Buchhaltungsunterlagen möglichst sorgfältig vorzubereiten. Beispielsweise können Sie oder Ihre Mitarbeiter Belege sortieren, Privatauslagen sammeln, Gehaltsabrechnungen vornehmen und Zahlungsvorgänge buchen. Das senkt den Zeitaufwand des Steuerexperten und somit die wiederkehrenden Kosten. Darüber hinaus kann sich eine monatliche Pauschale rentieren. Hier sollte jedoch die potenzielle Ersparnis gegenüber der Einzelabrechnung genauestens geprüft werden.

2. Druckausgaben ermitteln und eindämmen

Die tatsächlichen Druckkosten werden von einer Vielzahl an Selbstständigen massiv unterschätzt. Das Sparpotenzial ist enorm. Das Problem unnötiger Ausgaben hat oft beim Kauf des Gerätes seinen Ursprung. Dabei wird nicht vordergründig auf die Stückkosten eines Ausdrucks, sondern viel mehr auf den Anschaffungspreis geachtet. Doch ein günstiger Drucker kann langfristig deutlich teurer sein, als die Investition in ein Modell mit höherem Preis. Kostenorientierte Unternehmen legen deshalb Wert auf die möglichst realistische Einschätzung der laufenden Druckkosten. Diese müssen in einem gesunden Verhältnis zum Anschaffungspreis stehen. 

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Laufende Bürokosten: 5 Tipps wie Unternehmer sinnvoll sparen, pixabay.com, tookapic

Ob ein Tintenstrahl- oder Laserdrucker zum Einsatz kommt, muss jedes Unternehmen individuell entscheiden. Beide Gerätetypen haben ihre Vor- und Nachteile. Bei beiden Lösungen herrscht inzwischen ein hochprofitables Geschäft mit den Verbrauchsmaterialien. Während der Tintenstrahldrucker Tintenpatronen zum Drucken benötigt, sind für den Laserdrucker Tonerfarben erforderlich. Marken wie Epson oder Brother lassen sich ihre originalen Verbrauchsmaterialien einiges kosten. Auch hier können Sie Geld sparen. Kompatible Druckerpatronen beziehungsweise Alternativ-Toner werden merkbar günstiger verkauft, als Originalware und halten inzwischen sehr gut mit dessen Qualität mit. 

Leider gelangen immer wieder billige Nachbauten aus Asien nach Europa. Sie gleichen den normgerechten Produkten meist nur optisch, qualitativ sind sie das Geld nicht wert. Zudem können sie Drucker nach wenigen Druckaufträgen dauerhaft schädigen. Hier ist also Vorsicht geboten, ansonsten drohen hohe Reparaturkosten. Eine empfehlenswerte Alternative, die immer mehr Nutzer überzeugt, sind Recycling-Produkte. „In einem aufwändigen Verfahren werden leere Originalpatronen gereinigt und industriell wieder aufbereitet. Das heißt zum Beispiel auch, dass Patronen mit Chip vom Drucker schnell als Originale erkannt werden können“, lautet die Erklärung in einem informativen Beitrag zu Alternativ-Tinte des Onlineshops für Bürobedarf Prindo. Der Fachhändler für Drucker- und Bürozubehör verkauft sowohl originale als auch alternative Verbrauchsmaterialien und klärt im Magazin über günstige Lösungen ohne negative Folgen auf. Recycling-Produkte schonen die Umwelt und gleichzeitig das betriebliche Konto. Im Idealfall werden sie ressourcenschonend gereinigt und mit hochwertiger Tinte beziehungsweise Tonerfarbe gefüllt. Wischfestigkeit, UV-Verträglichkeit und Farbechtheit sind ausschlaggebend für die Druckqualität.

Zusätzliches Sparpotenzial ergibt sich beim Druckerpapier. Immer mehr nachhaltig orientiere Betriebe steigen auf Recyclingpapier um, weil es Kosten und negative Umwelteinflüsse reduziert. Mit einem Drucker mit Duplex-Funktion, können Sie außerdem beidseitig drucken. Das schont das Budget und spart wertvollen Platz im Aktenschrank. Ausdrucke, die aus diversen Gründen nicht zur eigentlichen Verwendung genutzt werden, lassen sich auf der Rückseite als Notizblatt verwenden.

3. Telefon und Internet

Ohne Internet und Telefon kommt kein Unternehmer aus. Aufgrund der nahezu täglich wechselnden Preise der Anbieter, fällt es schwer die jeweils günstige Lösung zu ermitteln. Das Einzige, was hier hilft, ist Vergleichen. Häufig sind Flats praktisch, weil sie die Kalkulierbarkeit vereinfachen. Allerdings sind sie nicht zwangsläufig die günstigere Wahl. Ein kritischer Blick auf mehrere Angebote ist ein Muss.

4. Heizung und Strom

Zwei Posten, die in zahlreichen Büros in Bezug auf die Kosten vernachlässigt werden, sind Heizung und Strom. Nicht nur ein ungünstiges Heizverhalten kann diese Kosten in die Höhe treiben. Auch stromfressende Leuchtmittel und Gerätschaften gelten als Kostentreiber. Heizkosten senken Sie mit einem cleveren Umgang spürbar. Folgende simplen Tipps haben bereits großen Einfluss:

  • Heizung beim Lüften stets vollständig zurückdrehen
  • gekippte Fenster meiden, stattdessen mehrmals täglich fünf Minuten Stoßlüften
  • die ideale Raumtemperatur für Arbeitsräume liegt zwischen 20 und 22 °C, wobei 22 °C von vielen als zu warm empfunden wird. Grundsätzlich gilt: Jedes Grad weniger, spart Heizkosten! „Weniger als 20 Grad warm sollte es an einem Arbeitsplatz aber auch nicht sein“, empfiehlt das Onlineportal Arbeitssicherheit in einem Beitrag zum Thema Büro-Klima. Diese Temperatur „ist in der Arbeitsstättenverordnung so vorgeschrieben“, heißt es weiter.

Zur Reduzierung der Stromrechnung können Büros ebenfalls einiges beitragen. Das derzeit effizienteste Leuchtmittel ist die LED. Sie ist in allen gängigen Formen, Lichtfarben und Größen erhältlich und begeistert bezüglich Lichtausbeute, Sparsamkeit und Langlebigkeit. Auch die Fassungen sind kein Problem mehr. Da zum konzentrierten Arbeiten eine sachliche Beleuchtung optimal ist, raten wir zu neutralweisen LEDs (3.500 Kelvin). Die Stimmung wird von dieser Lichtfarbe positiv geprägt.

Bei der Anschaffung von Computern, Druckern, Scannern und Co. sollte die Energieeffizienz eines der ausschlaggebenden Kaufkriterien sein. Das senkt die Energiekosten dauerhaft und schont gleichzeitig das Ökosystem.

5. Sonderkonditionen bei Büromaterial aushandeln

Scheren, Schreibutensilien, Tacker, Locher, Notizblöcke. Die Liste der Büromaterialein ist lang. Da diese Produkte regelmäßig benötigt werden, lohnt es sich je nach Menge mit einem Großhändler Sonderkonditionen auszuhandeln. Das Ordern größerer Mengen ist allerdings nur für Artikel, die ständig in Gebrauch sind, günstiger. Kleinbestellungen kosten im Vergleich oft deutlich mehr und auch der zusätzliche Zeitaufwand für wiederkehrende Bestellungen stellt einen vermeidbaren Kostenpunkt dar.

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Sonderkonditionen bei Büromaterial aushandeln, pixabay.com, webandi

Fazit

Es gibt viele Arten, um die laufenden Bürokosten zu minimieren. Angefangen beim Steuerberater über Druckkosten bis hin zu Strom und Heizung reicht das Spektrum. Im Idealfall setzen Sie sich regelmäßig mit den Unkosten auseinander und begutachten die einzelnen Posten kritisch. Im Laufe der Zeit ergeben sich möglicherweise preiswerte Alternativen und attraktivere Lösungen.

Sie sind offen für Coworking-Spaces? Dann empfehlen wir den Blogbeitrag von Tobias Kollewe, Experte für E-Commerce und Digitale Transformation. Er vergleicht die monatlichen Kosten eines herkömmlichen Büros mit den Ausgaben für alternatives Coworking. Sein Fazit: "Coworking ist deutlich günstiger – je nach Anbieter um 10-20%." 

Ergänzende Tipps zur Bürosuche haben wir in unserem Ratgeber thematisiert. 

Roul Radeke von selbststaendigkeit.de, Roul Radeke, selbststaendigkeit.de, selbststaendigkeit.de Gründer

Roul Radeke

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer des Onlineportals selbststaendigkeit.de.

Das Onlineportal selbststaendigkeit.de bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene,  hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, ein Beraternetzwerk für Unternehmens-, Steuer- und Rechtsberater, interessante Rabatte für Existenzgründer sowie kostenlose Unternehmertipps für den Aufbau und Betrieb von Unternehmen.


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