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Telefonanlagen für Kleinunternehmen: Diese Möglichkeiten gibt es

Telefonanlagen für Kleinunternehmen: Diese Möglichkeiten gibt es

Die in Unternehmen verwendeten Telefonanlagen beruhen auf unterschiedlichen technischen Prinzipien. Bei der Entscheidung für eine der Varianten geht es vor allem kleinen Unternehmen darum, Kosten zu sparen und trotzdem alle notwendigen Funktionen nutzen zu können. Dafür ist zunächst zu klären, welche Ansprüche das Unternehmen an die Telefonanlage stellt. Die Häufigkeit der Telefongespräche spielt dabei ebenso eine Rolle wie die Anzahl der gewünschten Nebenstellen oder der Anschluss anderer Geräte.

Mögliche Funktionen einer Telefonanlage

Telefonanlagen für Unternehmen bieten umfangreiche Funktionen, die den geschäftlichen Kontakt nach außen ebenso komfortabel gestalten wie die Kooperation der Mitarbeiter untereinander. Klassische Funktionen sind die Konferenzschaltung, bei der mehrere Personen an einem Gespräch teilnehmen oder das Makeln, bei dem man zwischen den Verbindungen wechseln kann.

Verbindungen können automatisch umgeleitet werden, wenn eine Stelle nicht besetzt ist und mit der Pickup-Funktion lässt sich ein Gespräch auf den eigenen Apparat legen. Auch ist es möglich, mehrere Apparate unter einer Nummer zusammenzufassen, wie es zum Beispiel in Serviceabteilungen oder Callcentern üblich ist. Welche Funktionen benötigt werden, hängt vor allem von der Art des Unternehmens ab. Die Größe spielt dabei nur bedingt eine Rolle.

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Herkömmliche Technik: Analoge TK-Anlagen und ISDN

Auch wenn sie nicht mehr dem Stand der Technik entspricht, kann die klassische analoge Telefonanlage für Kleinunternehmen eine Alternative sein. Mit einem passenden Router ist sie auch über die heute üblichen IP-Anschlüsse verwendbar. An ein oder zwei Amtsleitungen werden jeweils bis zu acht Nebenstellen angeschlossen, die dann alle unter derselben Nummer erreichbar sind. Parallele Gesprächsführung ist nicht möglich.

Jedoch sind Gespräche innerhalb der Anlage kostenfrei und auch bei Stromausfall möglich. Die Anschaffungskosten sind vergleichsweise gering. Für neue Anlagen gibt es jedoch nicht mehr viele Anbieter. Diese Lösung eignet sich für kleine Unternehmen, bei denen hauptsächlich unternehmensintern telefoniert wird.

ISDN war die Weiterentwicklung der analogen Telefonie, die erstmals parallele Verbindungen, mehrere Rufnummern und zusätzliche Funktionen erlaubte. Diese Technologie ist mittlerweile jedoch auch überholt und wird nicht weiterentwickelt. ISDN-Telefonanschlüsse gibt es kaum noch, da eine fast vollständige Umstellung auf VoIP erfolgte. Wie auch analoge Telefonanlagen lassen sich vorhandene ISDN-Anlagen mit einem passenden Router weiterverwenden. Eine Neuanschaffung ist jedoch nicht ratsam.

VoIP: Telefonieren über das Internet

Die heute aktuelle IP- beziehungsweise VoIP-Telefonie erfolgt über das Internet. Für die Übertragung werden die analogen Sprachinformationen digitalisiert. So benötigen Unternehmen nur noch ein internes Netzwerk für Telefonie und Datenübertragung. Die Kosten sind günstig, auch für Gespräche ins Ausland.

VoIP erlaubt mehrere parallele Verbindungen und einen großen Funktionsumfang. Mit Software und Headset lassen sich auch Computer als Endgeräte nutzen. Für Unternehmen gibt es zwei Möglichkeiten, über VoIP zu telefonieren: mit einer eigenen VoIP-Telefonanlage oder über einen Cloud-Service.

Die stationäre VoIP-Telefonanlage

Eine VoIP-Telefonanlage wird im Unternehmen installiert. Das ist zum einen überall dort empfehlenswert, wo der Breitbandausbau noch aussteht, denn für die Cloud-Lösung braucht es eine sehr gute Internetverbindung. Zum anderen bietet eine eigene Anlage auch den Vorteil, dass bei Bedarf andere Software, zum Beispiel ein System zur Kundenbetreuung, in die Anlage integriert werden kann.

Störungen der Internetverbindung haben zumindest auf Gespräche innerhalb des Unternehmens keinen Einfluss. Auch sind die internen Telefonate zwischen den Mitarbeitern kostenlos. Nachteilig ist, dass Investitionskosten für die Anschaffung der Technik anfallen und das Unternehmen für Installation, Wartung und Sicherheit selbst die Verantwortung trägt.

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Analoge Telefonanlagen entsprechen mittlerweile nicht mehr dem Stand der Technik, Selbststaendigkeit.de

On-Demand-Telefonie über die Cloud

Das Telefonieren über die Cloud erfolgt ohne eigene Anlage. Alle Funktionen werden über die bei einem Provider gehostete virtuelle Telefonanlage angeboten. Vorausgesetzt, dass eine schnelle Internetverbindung vorhanden ist, eignet sich diese Lösung sehr gut für Kleinunternehmen und frische Existenzgründer. Denn die Investitionskosten entfallen und der Provider übernimmt die Wartungsarbeiten und ist für die Sicherheit zuständig. Auch ist die On-Demand-Telefonie problemlos skalierbar. Wenn das Unternehmen wächst oder zusätzliche Funktionen gebraucht werden, lässt sich das ganz einfach über ein Web-Portal anpassen. Die Reduzierung des in Anspruch genommenen Funktionsumfangs ist ebenfalls auf diese Weise möglich.

Die VoIP-Telefonie über die Cloud erlaubt die Verwendung verschiedener Endgeräte. Das könne IP-Telefone sein, aber auch mit Headsets ausgestattete Computer, Tablets oder Smartphones. Die virtuelle Telefonanlage lässt sich ortsunabhängig nutzen, sofern ein Internetanschluss vorhanden ist. So sind die Mitarbeiter auch auf Geschäftsreise unter ihrer Telefonnummer erreichbar oder wenn Sie von Zuhause arbeiten erreichbar.

Die Anmeldung der Teilnehmer und die Konfiguration der Funktionen erfolgen über ein Web-Portal mit Benutzerkonto. Meist stehen mehr als 100 Funktionen zur Auswahl, zum Beispiel der Empfang von PDF-Faxen oder Rufumleitungen. Ein Wechsel des Anbieters ist meist problemlos möglich, da die Kündigungszeiten relativ kurz sind. Mithilfe eines SIP-Trunks lässt sich auch eine vorhandene ISDN-Anlage an einen VoIP-Cloudservice anbinden, sofern sie sich dafür eignet.

Tipps für die Auswahl des Providers

Ob VoIP-Anlage oder Cloud-Telefonie, es kommt auch auf die Wahl eines passenden Providers an. Unternehmen sollten dafür analysieren, welche Funktionen sie brauchen und das mit verschiedenen Angeboten und Preismodellen abgleichen. Die Konditionen für einen möglichen Providerwechsel sind in dieser Hinsicht ebenfalls interessant, zum Beispiel was Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und die Rufnummernmitnahme angeht.

Bei Cloud-Diensten sind auch Sicherheit und Datenschutz wichtige Themen. Wie garantiert der Provider, dass unbefugte Zugriffe verhindert, Datenschutzgesetze eingehalten und Ausfälle vermieden werden? Eine Recherche nach Erfahrungen anderer Nutzer kann die Entscheidung unterstützen.

Liliya Mosoryk

Liliya Mosoryk

Liliya Mosoryk ist als Autorin und Bloggerin tätig. Zu ihren Themenschwerpunkten gehören insbesondere Beiträge rund um die Selbstständigkeit – von Geschäftsideen, Marketing, Organisation, Finanzen bis zu gesetzlichen Neuerungen. Seit 2017 ist sie für Selbststaendigkeit.de tätig und veröffentlicht wöchentlich Beiträge für das Onlineportal.