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Hat die klassische Telefonanlage ausgedient? Das sind die Vorteile von Voice-over-IP für Unternehmen

Die telefonische Kommunikation gehört zum Geschäftsalltag. Mittlerweile wird in vielen Unternehmen die klassische Telefonie von der Internettelefonie – auch Voice-over-IP genannt – abgelöst. Viele Telekommunikationsanbieter vollziehen bereits die Umstellung auf internetbasierte Telekommunikationstechnologie. ISDN wird bald nicht mehr unterstützt. Zwar sind die klassischen Anlagen im Moment noch nutzbar, doch die Wartung wird zukünftig nicht mehr in vollem Umfang erfolgen. Unternehmen sollten sich deshalb schnellstmöglich mit der IP-Telefonie auseinandersetzen, um von allen Vorteilen zu profitieren.

So funktioniert VoIP-Telefonie

Die Telefonanlage für die Internettelefonie läuft nicht über den herkömmlichen Telefonanschluss. Sämtliche Telefonate werden über die Internetverbindung geführt. Technisch lässt sich das Verfahren folgendermaßen erklären: Sprachinformationen werden in digitale Datenpakete umgewandelt und über das IP-Netzwerk übertragen. Beim Empfänger werden die Datenpakete wieder in die eigentlichen Sprachinformationen umgewandelt. Das Netzprotokoll Session Initiation Protocol (SIP) setzt Verbindungsaufbau und -abbau um. Aufwendige Telefonverkabelungen gehören dank der IP-Telefonie der Vergangenheit an, da das virtuelle Datennetzwerk für die Kommunikation genutzt wird. Mit einem VoIP-Gateway ist der Anschluss an klassische Telefonleitungen problemlos möglich.

Technische Voraussetzungen

Eine schnelle und stabile Breitbandverbindung ist Voraussetzung für VoIP-Telefonie. Die hohe Datenrate stellt die Qualität der Internettelefonie sicher. Eine weitere Voraussetzung sind IP-fähige Endgeräte, die das Netzprotokoll SIP unterstützen. Eine neue Telefonanlage inkl. Hardware muss nicht unbedingt angeschafft werden. Mit geeigneter Software (z.B. Softphone) ist die VoIP-Anlage am PC oder über mobile Endgeräte nutzbar. Unternehmen, die sich dennoch für IP-basierte Hardware-Telefonanlagen entscheiden, benötigen eine VoIP-Telefonanlage, einen VoIP-Gateway und einen SIP-Trunk. Dieser Trunk bindet die lokale Telefonanlage an das Internet an. In einigen Fällen kann sogar die Fritzbox als VoIP Telefonanlage genutzt werden.

Hat die klassische Telefonanlage ausgedient? Das sind die Vorteile von Voice-over-IP für Unternehmen

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Vorteile: Wartungsfreiheit, Flexibilität und Kostenersparnis

Mit IP-Telefonie gelingt flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice, an unterschiedlichen Unternehmensstandorten und Angestellte mit Firmenhandy lassen sich optimal einbinden. VoIP ist deutlich günstiger als die klassische Telefonie. Günstige Verbindungsentgelte, keine Kosten für Hardware und geringe Wartungskosten sprechen für die moderne Internettelefonie. Das Gesprächsaufkommen und die Kosten haben Unternehmen stets im Blick. Ein- und ausgehende Gespräche werden auf einem Server gespeichert. Neu gegründete Unternehmen sollten von Beginn an IP-Telefonie nutzen, um Kosten für die klassische Telefonanlage zu vermeiden.

Die softwarebasierte IP-Telefonanlage ist schnell installiert und einfach zu konfigurieren. Diese Arbeitsschritte kann die unternehmenseigene IT-Abteilung selbst umsetzen. Nach der Einrichtung sind keinerlei eigene Wartungen notwendig, da die Updates vom VoIP-Anbieter bereitgestellt werden. Die Erreichbarkeit über Festnetz- und Mobilfunknummern ist gegeben. Kurze Mindestvertragslaufzeiten und Kündigungsfristen garantieren maximale Flexibilität, die vor allem für Start-Ups und Unternehmen in der Gründungsphase wichtig ist. New Work-Konzepte beeinflussen die Arbeitswelt. Dazu gehört auch die flexible Arbeitsplatzgestaltung mittels Hot Desking. Die Angestellten haben keinen festen Arbeitsplatz mehr, sondern arbeiten an einem frei verfügbaren Platz. Diese Arbeitsweise gelingt nur mit modernen Konzepten wie der VoIP-Telefonie. Obwohl der Arbeitsplatz ein anderer ist, bleiben die Angestellten unter ihrer eigenen Rufnummer erreichbar.

Nachteil: Abhängigkeit von der Internetverbindung

Auch wenn die Vorteile für die Nutzung von VoIP sprechen, sollen die Nachteile nicht unerwähnt bleiben. IP-Telefonie benötigt eine stabile Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite. Ist die Datenübertragungsrate zu gering, leidet die Sprachqualität. Bei einer Störung der Internetverbindung kann nicht mehr telefoniert werden. Dieser Aspekt sollte in die Entscheidung für eine Telefonanlage einbezogen werden. Fällt der Strom aus, erhält der Router keinen Strom. In dem Fall ist Internettelefonie ebenfalls nicht mehr möglich. Eine Pufferbatterie (USV) verspricht Abhilfe. Unternehmen mit einer cloudbasierten Telefonanlage können bei Stromausfällen die Telefonate an eine Mobilfunkrufnummer weiterleiten. Nicht immer sind ältere ISDN-Anlagen problemlos auf IP-Telefonie umrüstbar. Eventuell muss eine neue stationäre Telefonanlage angeschafft werden. Eine cloudbasierte Telefonanlage ist in diesem Fall eine gute Alternative, um hohe Beschaffungskosten für die Telefonanlage zu vermeiden. Was für das Internet gilt, ist auch für die Internettelefonie von Bedeutung: Ein sicheres Passwort schützt die Benutzerkonten vor dem Zugriff Unbefugter.

Funktionsumfang

Der breite Funktionsumfang macht IP-basierte Telefonanlagen besonders attraktiv. Unternehmen können mit VoIP ganze Rufnummernblöcke und viele Leitungen gleichzeitig nutzen. Voicemail-Funktionen und E-Mail-Benachrichtigungen bringen die Vorteile der Online-Welt in die Telefonie ein. Angestellte starten Telefonanrufe beispielsweise direkt aus einer E-Mail heraus. Das spart wertvolle Zeit. Dank der umfangreichen Unified Communications-Lösungen (UCC) gehören Rufumleitungen, Anrufgruppen, Sprachdialogsysteme, Instant Messaging sowie Telefon- und Videokonferenzen zum gängigen Funktionsumfang. Neben der Kostenersparnis auf Unternehmensseite erleichtern diese modernen Anlagen auch den Arbeitsalltag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nachhaltig. Kabellose Headsets und IP-Telefone lassen sich direkt mit dem Firmennetzwerk verbinden. Eine elektronische Faxfunktion ist ein weiteres hilfreiches Feature, das Faxgeräte überflüssig macht. Ein Fax wird künftig per E-Mail gesendet oder empfangen.

So profitieren Unternehmen von den Vorteilen der IP-Telefonie

Internettelefonie ist die ideale Basis für eine innovative und moderne Zusammenarbeit in Unternehmen. Die Vorteile liegen auf der Hand. Noch immer haben einige Unternehmen Bedenken, dass eine solche Anlage Sicherheitsrisiken birgt. Das ist nicht der Fall, wenn bei der Anbieterauswahl einige Kriterien beachtet werden. Das Datenhosting sollte bei zertifizierten Anbietern erfolgen, die die deutschen Datenschutzrichtlinien umsetzen. Eine hohe Ausfallsicherheit und dezentrale Datenhaltung sind wichtige Entscheidungsgrundlagen. IT-Unternehmen, die über eine eigene Infrastruktur verfügen, können das Hosting selbst übernehmen. Alle anderen Unternehmen sollten auf die Expertise zertifizierter Cloud-Anbieter vertrauen. Eine Cloud-Telefonanlage bietet maximale Flexibilität, da sie individuell an die Unternehmenssituation angepasst werden kann.

Semra Dindas

Semra Dindas ist als freiberufliche Texterin und Autorin tätig. Sie studierte Internationale Betriebswirtschaft in Wien und verfasst heute maßgeschneiderte Webtexte, Ratgeber und wissenschaftliche Texte. Ihr Fachwissen liegt in den Bereichen Unternehmensgründung, Marketing, Finanzierungen, Recht, Geschäftsideen und alles rund um das Thema Selbstständigkeit. Seit 2020 ist sie für Selbststaendigkeit.de tätig und veröffentlicht wöchentlich Beiträge für das Onlineportal.