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GoBD & Co. – Die wichtigsten Termine & Kaufkriterien für das perfekte Kassensystem

Für viele Unternehmer verursacht die GoBD noch immer Kopfschmerzen. Seit 1. Januar 2017 ist die Übergangsfrist der GoBD endgültig vorbei: Unternehmer stellen sich trotzdem die Frage, wie sie mit der neuen Gesetzeslage am besten umgehen sollen. Und wichtige Änderungen kommen noch in den folgenden Jahren auf die Unternehmer zu. In diesem Beitrag erfahren Sie, bis wann Sie die neuen gesetzlichen Vorgaben umsetzen müssen und auf was Sie beim Kassensystem Kauf achten sollten.

Wichtige Stichtage für Unternehmer

1. Januar 2017: Die GoBD tritt in Kraft

Die GoBD ist das Kürzel für: “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. 

Im Detail bedeutet dies, dass sämtliche Vorgänge einer Registrierkasse: 

  • Richtig & Lückenlos
  • Nachvollziehbar & Nachprüfbar
  • Unveränderbar & Chronologisch
  • Nach Konten geordnet werden müssen.

Alle Aufzeichnungen müssen dann für zehn Jahre ohne Möglichkeit einer nachträglichen Änderung aufbewahrt werden. Auch sämtliche Bedienungsanleitungen, Handbücher und Wartungsprotokolle müssen über diesen Zeitraum gespeichert werden. 

1. Januar 2018: Unangemeldete Kassenkontrollen

Finanzämter können ab 2018 unangemeldet Kassennachschau durchführen. Dies kann auch während der Geschäftszeiten vor Ort geschehen. Wenn ein Finanzbeamter einen Anlass zur Beanstandung der Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder der technischen Sicherheitseinrichtung sieht, kann auch ohne vorherige Prüfungsanordnung eine Außenprüfung vorgenommen werden. Wenn die Prüfunterlagen nicht selbst beim Steuerpflichtigen vorliegen, kann die Kassennachschau auch beim Steuerberater oder anderen Personen vorgenommen werden. Diese Prüfung wird im Vorhinein angemeldet.

1. Januar 2020: Belegausgabe und Sicherheitseinrichtung

Wenn eine elektronische Registrierkasse verwendet wird, besteht ab 2020 eine Belegausgabepflicht. Das heißt, dass für jeden einzelnen Geschäftsvorfall elektronisch oder in Papierform ein Beleg ausgestellt werden muss. Elektronische Kassen müssen in der Lage sein, Bons auszugeben. Für offene Ladenkassen gilt diese Auflage jedoch nicht.

Bis 2020 müssen Registrierkassen auch durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt werden. Dies soll verhindern, dass Umsätze nachträglich geändert werden können. Die eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung müssen dem Finanzamt bis zum 1. Januar 2020 mitgeteilt werden. Das bedeutet, dass Unternehmer sich so früh wie möglich um die Sicherheitseinrichtung kümmern müssen, damit die Frist eingehalten werden kann. Denn bei Verstößen drohen ab 2020 Bußgelder bis zu 25.000 Euro.

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Die Anmeldung aller genutzten Registrierkassen beim Finanzamt soll der Manipulation einen Riegel vorschieben. Durch die Meldepflicht gelten künftig Zweitkassen, die nicht gemeldet sind, als Straftatbestand. Unternehmen müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Kassensystems eine Mitteilung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck machen. Hierbei sind diverse Parameter, wie z. B. Name und Steuernummer des Unternehmers, Art der Sicherheitseinrichtung und des Aufzeichnungssystems, Anzahl der verwendeten Systeme und deren Seriennummern sowie Datum der Anschaffung/Außerbetriebnahme mitzuteilen.

1. Januar 2023: Ende der Übergangszeit

Allerdings gibt es für Unternehmen, die sich nach dem 26. November 2010 ein Kassensystem angeschafft haben, das nicht aufgerüstet werden kann, eine Übergangsregelung. Diese Kassen können noch bis längstens zum 31. Dezember 2022 genutzt werden. Danach müssen sich diese Unternehmer in jedem Fall eine neue Registrierkasse anschaffen, die allen Anforderungen entspricht.

Das Kassensystem: Was man beim Kauf beachten sollte

Wer eine ältere Registrierkasse besitzt, die vor dem 26. November 2010 angeschafft wurde und nicht aufgerüstet werden kann, sollte beim Kauf einer neuen Registrierkasse folgende Punkte beachten.

1. Finanzamt-konform

Achten Sie beim Kauf einer neuen Kasse darauf, dass diese nicht nur den aktuellen Vorgaben entspricht, sondern auch denen, die bis 2020 umgesetzt werden müssen. Fragen Sie bei den Registrierkassenanbietern nach und fordern Sie von ihnen eine Bestätigung an, damit sind Sie auf der sicheren Seite.

2. Einfache Bedienbarkeit

Eine leicht zu bedienende Registrierkasse ermöglicht einen reibungslosen Arbeitsablauf. Testen Sie daher das Kassensystem auf die Bedienbarkeit, bevor Sie sich zum Kauf entscheiden.

3. Kostenloser Telefon-Support

Falls Sie einmal Hilfe benötigen, sollte diese auch kostenlos und sofort erfolgen. Ein kostenloser Telefon-Support kann bei Problemen schnell Abhilfe verschaffen und sollte Bestandteil eines jeden Kundenservices sein. Schauen Sie, dass dies im Leistungsumfang vorhanden ist.

4. Selbständigkeit

Achten Sie bei Registrierkassen darauf, dass sie keine Programmiere oder Techniker benötigen, um neue Produkte und Preise einzupflegen. Dies kann Ihnen viel Geld und Zeit sparen.

5. Funktionsumfang

Schauen Sie sich den Funktionsumfang genau an. Dieser sollte nicht nur den rechtlichen Rahmen abdecken, sondern auch Ihren Geschäftsalltag übersichtlicher gestalten und erleichtern.

6. Anschluss von Zusatzgeräten

Kassenlade, Drucker, Kundendisplay, Barcode-Scanner und weitere Zusatzgeräte sollten mit Ihrem gekauften Kassensystem arbeiten können und mühelos zu implementieren sein. Klopfen Sie die Kassensysteme daraufhin ab, ob sie kompatibel mit Ihren Geräten sind.

7. Vorhandene Geräte nutzen

Sie können sich eine Menge Geld sparen, wenn Sie Ihre vorhandenen Geräte, wie Tablet, Smartphone oder PC verwenden können.

8. Platzsparend

Kleine Eingabegeräte, wie Tablets und kompakte Bondrucker sind sehr platzsparend und außerdem ein schöner Blickfang.

9. Flexibilität

Tablet-Kassen und All-in-One Kassen sind besonders flexibel und mobil. Mit der All-in-One Kassenlösung von ready2order ermöglicht die integrierte SIM-Karte das Arbeiten auf Wochenmärkten und Messen, da sie unabhängig von WLAN-Verbindungen funktioniert. Sie ist daher perfekt für mobile Berufe.

10. Tarif

Ziehen Sie in Ihre Preisberechnung die Punkte 1-9 mit ein, denn dann können Sie wirklich sehen, welche Registrierkasse das beste Preis-Leistungsverhältnis für Sie bereithält.

Fazit

Eine Registrierkasse ist eine Anschaffung, die man für die nächsten Jahre macht. Durch die neuen gesetzlichen Anforderungen an Kassen ist es besonders wichtig geworden auf bestimmte Details beim Kauf einer Registrierkasse zu achten, damit Sie bei der nächsten Steuerprüfung keine üblen Überraschungen erleben. 

Neue digitale Kassensysteme bieten zudem neben der reinen Abdeckung der gesetzlichen Regelungen weitere Vorteile, wie die meist günstigere Anschaffung, den inkludierten Serviceleistungen und die Flexibilität. 

Die Anschaffung bzw. Umstellung einer Registrierkasse erfordert eine gründliche Auseinandersetzung. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit, um das Kassensystem zu testen, bevor Sie sich dafür entscheiden.

Sylvia Feller

Sylvia Feller

Sylvia Feller ist seit 6 Jahren im Online-Marketing tätig. Sie ist Expertin im Bereich Performance und Content Marketing und hat sich auf die Arbeit in Startups spezialisiert. Seit 2016 arbeitet sie beim österreichischen Registrierkassen-Startup ready2order.