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Die eigene Visitenkarte erstellen: Worauf Sie beim Inhalt Ihrer Visitenkarte achten sollten

Eine einprägsame, ansprechend gestaltete Visitenkarte kann zum unverwechselbaren Aushängeschild für jedes Unternehmen werden. Aber was sollte alles auf einer Visitenkarte stehen? Worauf Sie beim Inhalt Ihrer Visitenkarte achten sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.

Die Notwendigkeit einer Visitenkarte

Eine Visitenkarte ist im Geschäftsleben ein notwendiges Kommunikationsmittel, weil sie frühzeitig die Möglichkeit eröffnet, dem oder den Gesprächspartnern erste wichtige Informationen über den Aushändigenden und sein Unternehmen nachhaltig zu vermitteln. Deshalb muss sie eine „unverwechselbare Handschrift“ tragen; denn unverwechselbar zu sein, ist immer eine erste Pflicht, gerade für Existenzgründer.

Jeder Existenzgründer und Unternehmer muss seine Verhandlungen mit unverwechselbarem Nachdruck beginnen. Deshalb übergibt, überlässt und hinterlässt er seinem Verhandlungspartner eine im Gedächtnis bleibende Visitenkarte, die alle notwendigen Informationen enthält.

Die Visitenkarte kann auch der gegenseitigen Vorstellung in größerem Kreise dienen. In geschäftlichen Konferenzen ist der Austausch von Visitenkarten bereits zum unerlässlichen Ritual geworden. Eine Visitenkarte wird häufig einem schriftlichen Angebot beigefügt, weil sich der Anbieter nachdrücklich als Ansprechpartner empfehlen möchte.

Die Kosten einer Visitenkarte

Der Austausch von Visitenkarten ist eine einfache Möglichkeit, geschäftliche Kontakte zu knüpfen und zu pflegen; denn die Visitenkarte wird vom Empfänger in der Regel archiviert, so dass er zu jeder Zeit auf sie zurückgreifen kann.

Obwohl die Notwendigkeit des Einsatzes einer Visitenkarte einsichtig ist, hegen manche Existenzgründer Vorbehalte. Sie geben zwar grundsätzlich zu, dass eine Visitenkarte zum Aushängeschild ihres Startups werden kann, glauben aber, dass die Relation aus Wirkung und Kosten nicht stimmt. So mögen sie auf eine Visitenkarte zwar nicht völlig verzichten, sondern sie finden ihren Kompromiss zu den Kosten darin, dass sie sich bei Bedarf eine selbstgemachte Visitenkarte ausdrucken. Richtig an diesem Vorgehen ist, dass die Herstellungskosten gering sind. Falsch ist, dass die Kosten in Bezug auf die Wirkung auch gering sind; denn eine nicht professionell gestaltete Visitenkarte kann den ersehnten Auftrag kosten.

Der Empfänger der Visitenkarte schließt von Aussehen und Optik sowie Material und Haptik auf die Qualität des Managements und damit auf die Leistungsfähigkeit der Firma. Ist die Visitenkarte schlecht lesbar, ist sie unübersichtlich oder fühlt sie sich nicht griffig an, werden der Überreichende und sein Unternehmen als unsympathisch empfunden. Die Visitenkarte wird zum negativen Aushängeschild der Firma.

Deshalb müssen Existenzgründer, die ohnehin auf die Kosten achten müssen, sicherstellen, dass sie bei den richtigen Kosten sparen. An den Herstellkosten einer Visitenkarte sparen, heißt, „am falschen Ende sparen“; denn die Wirkung einer Visitenkarte auf den Empfänger kann verheerende Auswirkungen für den Existenzgründer haben. Deshalb sollte er auf professionelle Hilfe bei der Gestaltung zurückgreifen, wenn er selbst nicht über grafische Kenntnisse verfügt. Er darf auch nicht übertreiben, damit die Visitenkarte ihn nicht als Verschwender ausweist. Wenn aber durch die professionelle Herstellung der Visitenkarte ein unverwechselbares Aushängeschild des Startups entsteht, sind die dafür aufgewendeten Kosten leicht verdientes Geld.

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Der Inhalt der Visitenkarte

Für den Informationswert einer Visitenkarte ist vor allem ihr Inhalt ausschlaggebend. Die Gestaltung sorgt zwar dafür, dass die Visitenkarte im Gedächtnis der Empfänger bleibt; aber vorrangig geht es dem Empfänger darum, die wichtigsten Informationen über den Aushändigenden zu erhalten, insbesondere wie er für ihn zu erreichen ist. Da die Visitenkarte nur geringe Ausmaße hat, nämlich 8,5 cm breit und 5,5 cm hoch, muss ihr Inhalt sinnvoll untergebracht werden. Dazu eignet sich am besten eine Hierarchie:

1. Stufe: Firma und Firmenlogo 

Die erste Stufe der Hierarchie gilt der Firma. Sie ist im Grunde die Geschäftspartnerin. Da sie keine Körperlichkeit hat, muss sie in Gesprächen vertreten werden. Ihr Vertreter ist der Inhaber der Visitenkarte, aber eben nur ihr Organ. Deshalb ist die Visitenkarte dem Corporate Design des Unternehmens anzupassen. Das Logo und die Firmenfarbe repräsentieren das Unternehmen als Rechtspersönlichkeit und gehören deshalb auf die erste Stufe der Hierarchie. Tipp: Da das Logo eines Unternehmens in der Regel als Erstes ins Auge sticht, sollten Sie auf ein unverwechselbares Logo-Design wert legen.

2. Stufe: Daten des Visitenkarteninhabers

Auf die zweite Stufe der Hierarchie kommen die Daten des Visitenkarteninhabers. Er ist ein Mensch aus Fleisch und Blut und deshalb der wahrgenommene Gesprächspartner. Der Kontakt zum Kunden besteht durch ihn. Deshalb will der Empfänger der Visitenkarte über ihn Bescheid wissen. Also sind Titel, Vorname und Nachname die Informationen der zweiten Stufe der Hierarchie.

3. Stufe: Position im Unternehmen

Die dritte Stufe der Hierarchie ist eine Kombination aus den ersten beiden. Sie gibt Auskunft darüber, wo der Inhaber der Visitenkarte im Unternehmen angesiedelt ist, also in welcher Abteilung und auf welcher Ebene. Der Gesprächspartner muss wissen, über welche fachliche Kompetenz sein Gegenüber verfügt und welche Kompetenzen er hat, verbindliche Zusagen zu machen. Deshalb ist zum Beispiel „Leiter Marketing“ der Eintrag auf der dritten Stufe.

4. Stufe: Adresse 

Die Adresse, unter der der Inhaber der Visitenkarte zu erreichen ist, gehört auf die vierte Stufe. Ist sie nicht der Firmensitz, ist auf die Abweichung aufmerksam zu machen. „Zweigstelle“ oder „Filiale“ sind Begriffe dieser Kenntlichmachung. Manchmal empfiehlt es sich, dass ein Firmenhauptsitz zusätzlich aufgeführt wird.

5. und 6. Stufe: Telefon, Email und Internet

Diese beiden Stufen sind gleichrangig. Die 5. Hierarchiestufe enthält die Festnetznummer, die Faxnummer und die Handynummer. Die sechste Stufe der Hierarchie listet die E-Mail-Adresse und die Angabe der Internetadresse der Homepage auf. Die Reihenfolge der Stufen fünf und sechs ist umstritten. Klassisch und auf jeden Fall richtig ist die hier verwendete Zählung. Aber auch die umgekehrte Reihenfolge kommt mit der Begründung vor, wichtigstes Informationsmittel sei die E-Mail, Telefonieren sei die Kommunikationsform „von gestern“. Jeder Existenzgründer oder Unternehmer muss selbst entscheiden, welche Reihenfolge er auf der Visitenkarte für richtig hält.

Die Gestaltung der Visitenkarte

Der Gestaltung der Visitenkarte kommt die Bedeutung des ersten Eindrucks zu. Die Visitenkarte muss deutlich gegliedert, lesbar und optisch ansprechend sein. Viel hängt davon ab, welche Stärke des Papiers und welche Oberfläche, ob rau oder glatt, glänzend oder matt, gewählt werden. Auch auf die Schriftwahl sowie den Druck kommt es bei der Gestaltung an. Existenzgründer sollten sich der professionellen Unterstützung bedienen.

Die Visitenkarte ist als Kommunikationsmittel oder Werbemittel aus dem Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Sie ist das schriftliche Dokument, das zwischen den Geschäftspartnern bei ihrer ersten Begegnung ausgetauscht wird. Wenn sie beim Empfänger archiviert wird, wirkt sie nachhaltig. Ihr Inhalt enthält nicht nur die Kontaktdaten des Übergebenden, sondern mit dem Logo, dem Firmennamen und der Firmenadresse auch Informationen über das Unternehmen. Dadurch wird sie zu dessen Aushängeschild. Um dieser Funktion gerecht werden zu können, sollte sie immer professionell gestaltet sein.

Roul Radeke von Selbststaendigkeit.de

Roul Radeke

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer des 2015 gegründeten Onlineportals Selbststaendigkeit.de und bei radeke-interim.de. Das Onlineportal Selbststaendigkeit.de bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching), digitale Produkte für die Selbstständigkeit und zahlreiche Werbemöglichkeiten.