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Controlling: Zahlungsströme koordinieren, Kapitalbedarf berechnen

Im Rahmen der Selbständigkeit kommt es immer wieder zu finanziellen Engpässen, zumindest dann, wenn die Planung nicht stimmt. Doch mit ein wenig Organisation und vorausschauenden Denkansätzen gelingt es, die Zahlungsströme in den Griff zu bekommen. Zwar ändert Organisation nichts am Umsatz, doch sie ändert definitiv etwas an den Unwägbarkeiten, denen sich so manch Selbständiger ausgesetzt fühlt.

Anschubfinanzierung existenziell notwendig

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) hat in einer Studie die häufigsten Gründe für Insolvenzen untersucht und kommt unter anderen zu diesem Schluss:

„Die Finanzierung des Unternehmens in der Startphase sollte derart gestaltet sein, dass die Aufnahme der Geschäftstätigkeit nachhaltig ermöglicht wird. Dazu zählt auch ein Kapitalpuffer, um Schwankungen beim Absatz, unvorhergesehene Forderungsausfälle oder Probleme mit Lieferanten kurzfristig ausgleichen zu können. Zu verhindern wäre demnach, dass eine fehlende kurzfristige Überbrückungsfinanzierung zu Schließung (und damit zur Ressourcenvernichtung) von eigentlich lebensfähigen Unternehmen führt.“

Das Problem dabei ist, dass Selbstständige nicht leicht an Kredite kommen. Es gibt noch einen weiteren Grund, der Unternehmen oft scheitern lässt, nämlich schlechtes Cash-flow-Management. Das führt zur Zahlungsunfähigkeit und damit in die Insolvenz, die im Jahr 2015 laut Zahlen der creditreform gute 23.200 Unternehmen ereilte.

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Erfassen, berechnen, kontrollieren – wichtige Schritte, die zur Kontrolle der Zahlungsströme dazugehören, pixabay.com, stevepb (CCO Public Domain)

Cash-flow-Management: Zahlungsströme kontrollieren und steuern

Zahlungsströme laufen über jedes Firmenkonto. Derjenige, der die Kontrolle in der Hand hat, verfügt über ein mächtiges Steuerungsinstrument. Denn im Controlling gilt buchstäblich, das Wissen (Enscheidungs-) Macht ist. Der Weg dahin ist pragmatisch.

Schritt 1: Sämtliche wiederkehrenden Zahlungen erfassen

Es geht darum, alle wiederkehrenden Zahlungen zu erfassen, die über das Firmenkonto laufen. Hierbei ist es nötig, die Daten in geordneter Form in einer Liste aufzunehmen. In diese Liste gehören sämtliche wiederkehrenden Zahlungen, sei es monatlich, zweimonatlich, quartalsweise oder jährlich. Wichtig ist, jeweils auch den jährlichen Gesamtbetrag auszurechnen.

Schritt 2: Monatliche Belastung ermitteln

Auf Basis der beschriebenen Liste ergibt sich eine Jahresbelastung. Das sind zum Beispiel 50.000 €. Umgerechnet auf einen Monat liegen die Fixkosten damit bei rund 4.167 €. Das ist der Betrag, der mindestens im Cashflow durchschnittlich monatlich vorhanden sein muss, damit es zu keinen Liquiditätsengpässen kommt. Es liegt in der Natur der Sache, dass die Abbuchungen übers Jahr gesehen nicht gleichmäßig verteilt sind. Viele Versicherungsbeiträge werden im Januar fällig, Rückzahlungen von eventuellen Darlehen abhängig vom Vertrag in einem anderen Monat des Jahres. Das bedeutet, dass es auch Monate gibt, in denen kaum eine Abbuchung stattfindet. Haben Unternehmer den zu erwartenden (vorübergehend hohen) Kontostand auf dem Schirm, kommen sie nicht in Versuchung, Anschaffungen zu tätigen, nur weil vermeintlich genügend Geld auf dem Konto ist.

Schritt 3: Zahlungsströme trennen und steuern

Um Zahlungsströme steuern zu können, müssen sie voneinander getrennt werden. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, mindestens zwei, besser noch drei Konten parallel zu führen. Bei drei Konten dient das erste Konto für laufende Zahlungen, die jeden Monat anfallen. Von diesem Konto werden Umbuchungen auf Kto.-Nr. 2 vorgenommen, auf denen alle Zahlungen bedient werden, die nicht jeden Monat anfallen. Auf dem dritten Konto können Gelder angespart werden.

Schritt 4: Controlling einrichten

Zum Controlling gehört es, die vorausschauende Planung vorzunehmen und später die tatsächlich erfolgten Buchungen zu überprüfen. Dabei fällt auf, ob eventuell Zahlungen vergessen wurden. Ist das der Fall, ist die Liste der wiederkehrenden Zahlungen zu ergänzen und die monatliche Umbuchungsrate von Konto 1 auf Konto 2 anzupassen. Anhand der ermittelten Werte, die monatlich mindestens im Cashflow vorhanden sein müssen, lässt sich auch der nötige Umsatz festmachen. Um im oben eingeleiteten Beispiel zu bleiben, muss mindestens ein Umsatz von 4167 € netto erfolgen. Hinzuzurechnen ist die Umsatzsteuer, die zwar im Cashflow auftaucht, aber als durchlaufender Posten ans Finanzamt abgeführt wird. Es ist faktisch von existenzieller Bedeutung, die Umsatzsteuervorauszahlungen außerhalb dieser Berechnungen zu führen bzw. darauf zu achten, dass die Mehrwertsteuer nicht als Umsatz behandelt wird.

Schritt 5: Kapitalbedarf planen

Sind die Zahlungsströme auf diese Weise erfasst, ist die Kapitalbedarfsplanung nur noch eine Fortführung dessen. Mit einer vorausschauenden Geldstromanalyse und Steuerung sind Unternehmer jederzeit über den finanziellen Stand ihres Unternehmens informiert. Das Geld, das sie aufs Sparkonto legen, steht für geplante Investitionen zur Verfügung. Reicht das angesparte Kapital für eine geplante Investition nicht aus, ist Fremdkapital nötig. Auf Grundlage der betriebsinternen Kalkulationen lassen sich anschließend effizient Kapitalbedarfsplanungen erstellen, die im Rahmen einer Kreditanfrage großen Wert haben.

Wer sich die Hinweise zum Cash-flow-Management zu Herzen nimmt und außerdem diese 10 Tipps für eine erfolgreiche Existenzgründung berücksichtigt, hat beste Voraussetzungen für den Start in die Selbständigkeit.

Roul Radeke von Selbststaendigkeit.de

Roul Radeke

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer des 2015 gegründeten Onlineportals Selbststaendigkeit.de und bei radeke-interim.de. Das Onlineportal Selbststaendigkeit.de bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching), digitale Produkte für die Selbstständigkeit und zahlreiche Werbemöglichkeiten.