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Die 5 wichtigsten Verwendungszwecke für elektronische Signaturen für kleine Unternehmen

Eine elektronische Signatur für ein Einzelunternehmen kann einfach (ein Paar aus Login und Passwort), unqualifiziert und qualifiziert sein. Eine unqualifizierte digitale Signatur wird auf dem Heimcomputer durch die Installation einer speziellen Software erstellt. Eine qualifizierte elektronische Signatur wird durch eine kryptographische Software erzeugt, die den inländischen Sicherheitsstandards entspricht. Geschäftsleute unterschreiben Primärdokumente mit einfacher und nicht qualifizierter elektronischer Signatur, wenn eine Vereinbarung mit dem Partner darüber besteht.

Wenn Sie immer noch nicht genau wissen, warum eine elektronische Signatur für Sie vom Vorteil sein kann, dann ist dieses Artikel für Sie genau richtig. Wir möchten Ihnen etwas näher erläutern, was es mit der elektronischen Unterschrift auf sich hat, wie Sie diese bestmöglich in Ihr kleines Unternehmen integrieren können und welche Top-5 Vorteile diese mit sich bringt.

Was hat eine elektronische Unterschrift auf sich?

Mithilfe einer elektronischen Signatur können Sie eine Menge Zeit in Ihrem Unternehmen sparen, denn Sie müssen keine lästig ausgedruckten Unterlagen an Ihre Geschäftspartner verschicken, sondern können alles online an Ihrem Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone erledigen. Seit dem die eIDAS-Verordnung in Kraft getreten ist, müssen Sie sich keine Gedanken mehr um die Sicherheit und Anerkennung der Rechtskraft einer elektronischen Unterschrift machen. Die eIDAS-Verordnung aus dem Jahr 2016 schaffte Klarheit und schreibt den Gerichten in Europa vor, dass die elektronische Unterschrift als Beweismittel einer Willenserklärung anerkannt werden muss. Auf diese Weise wird das Geschäftsleben vereinfacht, Arbeitsabläufe werden optimiert und es wird wertvolle Zeit gespart.

Weiterhin möchten wir auf die Top-5 Vorteile eingehen, die eine elektronische Signaturkarte mit sich bringt.

Die 5 wichtigsten Verwendungszwecke für elektronische Signaturen für kleine Unternehmen

Die 5 wichtigsten Verwendungszwecke für elektronische Signaturen für kleine Unternehmen, Bildquelle: Stock Images by Depositphotos

Vorteil Nr. 1 – Die Zeitersparnis

Die Zeitersparnis gehört zu einem wesentlichen Vorteil, welches in Kleinunternehmen eine äußerst wichtige Rolle spielt. Schließlich sind Sie dank der elektronischen Unterschrift von der lästigen Papierdruckerei befreit und müssen die ausgedruckten Unterlagen nicht mehr an die Poststelle übergeben, um diese an Ihre Geschäftspartner oder Kunden zu verschicken, damit diese eine Unterschrift setzen können. Vielmehr erledigen Sie die Arbeit direkt von Ihrem Büro oder Zuhause aus und warten einfach nur darauf, dass Ihre Geschäftspartner oder Kunden eine elektronische Unterschrift auf das Dokument setzen. 

Vorteil Nr. 2 – Die Kostenminimierung

Sollte Ihnen ein kleines Unternehmen gehören oder sollten Sie in einem kleinen Unternehmen tätig sein, wissen Sie bestimmt, dass die Kostenminimierung immer an erster oder zweiter Stelle steht. Aus diesem Grund kommt eine elektronische Unterschrift sehr gelegen, denn sie sorgt dafür, dass Sie deutlich weniger Büromaterialien kaufen müssen und verhindert lange Fahrtwege zur Postfiliale, um ausgedruckte Dokumente verschicken zu können. Ein monatliches Abo für Unternehmer gestaltet sich deutlich günstiger als ständig laufende Kosten für Büroartikel. 

Vorteil Nr. 3 – Die Effizienz

Um die internen Arbeitsabläufe in einem kleinen Unternehmen optimieren zu können, braucht es die Digitalisierung. Genau an dieser Stelle kommt auch die elektronische Unterschrift gelegen. Mit dieser können Sie so schnell und effizient wie noch nie zuvor, Unterschriften einholen und Unterschriften geben. Sie müssen nie wieder wochenlang auf eine Antwort Ihres Kunden warten, um endlich die Unterschrift zu erhalten. Schließlich hat heutzutage fast jeder ein Smartphone, Tablet, Laptop oder sogar alles zusammen. Aus diesem Grund können Ihre Geschäftspartner und Kunden mit Ihnen kooperieren und dafür sorgen, dass gewisse Arbeitsabläufe beschleunigt werden.

Vorteil Nr. 4 – Die Umweltfreundlichkeit

Wollten Sie schon immer zu einem umweltfreundlichen Unternehmen angehören und mit der Umwelt in Verbindung gebracht werden? Dann könnte für Ihr Unternehmen die Nutzung einer elektronische statt der gewöhnlichen Unterschrift, der erste und entscheidende Schritt in die richtige Richtung sein. Immer mehr Unternehmen entschließen sich ökologisch zu handeln und umweltbewusst zu sein. Sie können mit diesem Schritt auch mehr Kunden gewinnen, denn bei der Nutzung einer E-Signatur, wird kein Papier benutzt und so handeln Sie als Unternehmen nachhaltiger.

Vorteil Nr. 5 – Die Ortsunabhängigkeit

In der heutigen Welt ist es wichtig, dass Sie von überall aus erreichbar sind und Ihre Kunden betreuen können. Wir leben in einer digitalisierten Welt und dank einer E-Signatur, könnten nun ihre Kunden und Geschäftspartner Verträge und andere zu unterzeichnenden Dokumente ortsunabhängig signieren. Für die Erstellung einer E-Signatur wird nicht viel Hardware benötigt. Sie brauchen nur einen Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone, der über eine gültige Internetverbindung verfügt. Das wars! Jetzt können Sie mit einer E-Signatur Dokumente von überall aus unterzeichnen.

Fazit

Wenn es von Ihnen als Kleinunternehmer schon immer ein Traum war, Ihre internen Arbeitsabläufe zu verbessern, Kosten einzusparen und einfach umweltbewusst zu handeln, dann könnte die elektronische Signatur genau das richtige Instrument für Sie und für Ihre Kunden sein. Die Nutzung einer E-Signatur ist äußerst einfach und die Kosten für das monatliche Abonnement liegen deutlich unter den Kosten, die Sie für gewöhnlich für Post, Büroartikel und Anfahrtskosten ausgeben. Darüber hinaus schaffen Sie endlich Ordnung in Ihrem Unternehmen, denn viele E-Signatur Dienstleister bieten die Möglichkeit, Unterlagen in einer Cloud zu speichernWir hoffen, dass wir Ihnen aufzeigen konnten, wie wichtig eine elektronische Signatur für die moderne Geschäftswelt ist. 

Semra Dindas

Semra Dindas ist als freiberufliche Texterin und Autorin tätig. Sie studierte Internationale Betriebswirtschaft in Wien und verfasst heute maßgeschneiderte Webtexte, Ratgeber und wissenschaftliche Texte. Ihr Fachwissen liegt in den Bereichen Unternehmensgründung, Marketing, Finanzierungen, Recht, Geschäftsideen und alles rund um das Thema Selbstständigkeit. Seit 2020 ist sie für Selbststaendigkeit.de tätig und veröffentlicht wöchentlich Beiträge für das Onlineportal.