Typische Fehler in der Lohnbuchhaltung

Wer Mitarbeiter einstellt, muss sich zwangsläufig mit der Lohnbuchhaltung beschäftigen und kann dabei so Einiges falsch machen. Typisch ist die fehlerhafte Berechnung der Sozialversicherungspflicht, die nicht nur beim Angestellten zu Unzufriedenheit führt, sondern auch mit Nachzahlungen für den Arbeitgeber verbunden sein kann. Wir haben die typischen und am häufigsten vorkommenden Fehler in der Lohnbuchhaltung einmal zusammengefasst.

Fehlerquelle 1: mangelnde Sorgfalt und fehlerhafte Daten bei Stress

In stressigen Situationen sind Flüchtigkeitsfehler aufgrund von Zeitdruck keine Seltenheit. Wer es durch den Zeitmangel versäumt, weitere Recherchen zum Sozialversicherungsstatus des Mitarbeiters oder zur Besteuerung von Gehaltsbestandteilen vorzunehmen, läuft schnell in die Gefahr, mit fehlerhaften Zahlen und Daten im Rahmen der Lohnsteueranmeldung zu arbeiten. Oftmals kommen aber auch ungewollte Zahlendreher oder einfache Fehler beim Eintippen von Zahlen vor, da die Lohnbuchhaltung erst kurz vor knapp erledigt wird und Eile häufig mit Fehlern verbunden ist. Die Eingabe von Daten ist eigentlich keine allzu schwierige Aufgabe, aber bei mangelnder Sorgfalt eine umso größere Fehlerquelle.

Fehlerquelle 2: Fehler bei der Einschätzung der Sozialversicherungspflicht

Bei einem fest angestellten Mitarbeiter, der in Vollzeit arbeitet, sind sowohl vom Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie zur Pflege- und Arbeitslosenversicherung zu zahlen. Bei Mitarbeitern, die nicht fest angestellt oder nur in Teilzeit tätig sind, verhält es sich mit den Beiträgen anders. So sind beim Minijobber die Beiträge unterschiedlich auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer verteilt und beim Werksstudenten liegt wiederum eine ganz andere Regelung vor. Da kann es schnell zu Verwirrung und Fehlern kommen, zumal es heutzutage immer mehr Menschen gibt, die nicht nur einen, sondern gleich mehrere Jobs ausüben, um ihren Lebensunterhalt bestreiten zu können. Umso schwieriger wird es, die Varianten der geringfügigen und kurzfristigen Beschäftigung, die Sozialversicherungspflicht oder die Befreiung von den Sozialabgaben einzuschätzen.

Fehler bei der Einschätzung der Sozialversicherungspflicht, Selbststaendigkeit.de

Die drei häufigsten Fehleinschätzungen im Überblick:

1. Für kurzfristig Beschäftigte müssen keine Sozialabgaben abgeführt werden – eine Einschätzung, die nicht immer stimmen muss. Für die Einstufung eines Mitarbeiters als kurzfristigen und damit sozialabgabefreien Beschäftigten müssen nämlich mehrere Voraussetzungen gegeben sein. Die Beschäftigung darf nicht als berufsmäßig angesehen werden und es dürfen maximal 70 Arbeitstage pro Jahr anfallen. Andernfalls werden auch für kurzfristig Beschäftigte Sozialabgaben fällig.
2. Auch bei Minijobbern, die zusätzlich einen zweiten Minijob ausüben, ist Vorsicht geboten. Wer denkt, für den Arbeitgeber spielt dies keine Rolle, liegt falsch. Zusammen ergeben die beiden Minijobs nämlich einen Midijob, bei dem die Sozialabgaben nach einer speziellen Formel der Gleitzonenregelung berechnet werden. Eventuell kann sogar Lohnsteuer anfallen.
3. Studenten sind von der Sozialversicherungspflicht befreit – eine weitere, sehr häufige Fehleinschätzung. Auch für Mitarbeiter, die sich noch im Studium befinden, liegen entsprechende Regelungen bezüglich der sozialversicherungsfreien Entlohnung und der Arbeitszeit vor. Ist ein Student dauerhaft angestellt und verdient während des Semesters über 450,- Euro im Monat bei einer Arbeitszeit von mehr als 20 Stunden pro Woche, handelt es sich um einen sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer wie jeder andere.

Fehlerquelle 3: Sondervergünstigungen werden falsch berechnet

Wer seinen Mitarbeitern und sich selbst etwas Gutes tun möchte und deswegen einen Teil des Gehalts in Form von steuerbegünstigten und/oder sozialversicherungsfreien Sondervergünstigen auszahlt, sollte sich genau informieren. Ob Zuschuss zu den Fahrtkosten zur Arbeitsstätte, Erholungshilfe oder Kindergartenzuschuss, bei derartigen Gehaltsbestandteilen sollte immer klar sein, zu welchen Bedingungen und bis zu welcher Höhe sie genutzt werden dürfen. Sonst könnten sich Fehler einschleichen, die am Jahresende dafür sorgen, dass der Mitarbeiter beim Lohnsteuerjahresausgleich nachzahlen muss.

So lassen sich Fehler in der Lohnbuchhaltung vermeiden

• Vor allem bei Mitarbeitern, die bis zu 850,- Euro pro Monat verdienen, sollte die Sozialversicherungspflicht sorgfältig geprüft werden. Fehler können gerade bei dieser Einkommenszone mit hohen, nachträglichen Kosten verbunden sein.
• Um fehlerhafte Daten zu vermeiden, sollte die Lohnbuchhaltung sorgfältig und nicht unter Zeitdruck erledigt werden. Ebenso empfiehlt es sich, die Stammdaten und Zahlen regelmäßig auf Korrektheit zu kontrollieren
• Mit einer professionellen Software können Lohn- und Gehaltsabrechnungen auch von Inhabern kleinerer oder mittlerer Unternehmen selbst erstellt werden. Das Programm führt schrittweise durch die Eingaben und führt automatisch die notwendigen Berechnungen durch. Sind alle Werte in der Datenbank erfasst, arbeitet die Software für die Lohnabrechnung selbstständig.