Was ist die DSGVO und warum betrifft sie auch Gründer und Kleinstbetriebe?
Die Datenschutz-Grundverordnung ist ein 2018 EU-weit in Kraft getretenes Gesetzespaket mit folgenden Schwerpunkten:
Zielsetzung
Sicherstellung, dass personenbezogene Informationen wie beispielsweise Namen, E- Mails oder Adressen nicht ohne Wissen und Zustimmung der Betroffenen gesammelt, weitergegeben oder verkauft werden.
Betroffene
Jeder zwischen Großkonzern und Verein, der in irgendeiner Form personenbezogene Daten im Rahmen geschäftlicher oder organisatorischer Prozesse erhebt oder verarbeitet. Also auch Start-ups, Einzelunternehmer usw.
Pflichten
Erklären, welche Daten warum erhoben werden. Datenerhebung nur in einem minimal notwendigen Rahmen. Sichere Datenspeicherung sowie Transparenz gegenüber Betroffenen, insbesondere zwecks Einsehen und Löschen ihrer Informationen.
Einfach gesprochen soll die DSGVO als einheitliche Verordnung garantieren, dass insbesondere Unternehmen mit Personendaten verantwortungsvoll, transparent und minimalistisch umgehen.
Das bedeutet für Gründer: Schon, wenn jemand die Website besucht, hinterlässt er im Mindestmaß die IP-Adresse, den Zugriffszeitpunkt und mitunter Browser- und weitere Hard- und Softwaredaten, die sich zuordnen lassen.
Was sind die größten Stolpersteine bei der DSGVO?
An dieser Stelle sei nochmals unterstrichen, dass DSGVO-Verletzungen an jeder Stelle im Unternehmen auftreten können. Etwa in den Kundendateien. Erfahrungsgemäß ist jedoch der virtuelle Raum besonders häufig betroffen:
Website
Fehlende oder fehlerhafte Datenschutzerklärung, kein Cookie-Banner, unsichere Kontaktformulare.
E-Mail & Newsletter
Kein Double-Opt-In-Verfahren, keine Abmeldemöglichkeit.
Tools & Software
Nutzung von Cloud-Diensten, Statistik- oder Newsletter-Tools ohne Auftragsverarbeitungsvertrag.
Social Media
Eingebettete Like-Buttons oder Videos ohne Hinweis auf Datenübertragung.
Gleichsam ist der digitale Raum eine zentrale, öffentlich einsehbare Schnittstelle. Heißt, hier können Fehler von Dritten problemlos erkannt werden - ungleich zu beispielsweise rein firmeninternen System-Architekturen. Das führt uns auch zu der größten Problematik des Themas: Die Tatsache, dass DSGVO-Verletzungen sehr teuer werden können - für junge Unternehmen ohne große Kapitaldecke mitunter sogar vernichtend teuer.
Wie entstehen DSGVO-Abmahnungen und was kann passieren?
Websites und ähnliche öffentliche Bereiche sind deshalb so riskant, weil hier jeder - auch automatisierte Suchprogramme - prüfen kann, ob ein Unternehmen die DSGVO-Vorgaben einhält. In solchen Fällen werden insbesondere spezialisierte Abmahnkanzleien tätig. Die typische Vorgehensweise:
Zwar ist die Unterlassungserklärung samt Kostennote ein rein zivilrechtliches Instrument. Jedoch stellt sie gewissermaßen Öffentlichkeit her. Hierdurch könnte auch die zuständige Datenschutzaufsicht aufmerksam werden und empfindliche Bußgelder verhängen. Diese können bis zu 20 Millionen Euro, respektive 4 Prozent des Jahresumsatzes betragen.
Um aufzuzeigen, wie groß die Problematik ist: Allein 2024 wurden in der EU Bußgelder in Gesamthöhe von 1,2 Milliarden Euro verhängt.
Was kann ich tun, um meine digitalen Auftritte DSGVO-Konform zu gestalten?
An dieser Stelle sollten Gründer auch eines bedenken: Jeder kann solche Kanzleien und die Behörden aufmerksam machen. Es braucht nicht viel Phantasie, um sich vorzustellen, dass andere Firmen dadurch ein perfektes Instrument besitzen, um missliebigen Konkurrenten empfindlichen Schaden zuzufügen. Heißt, es geht hier nicht nur darum, schlichtweg gesetzestreu zu sein, sondern Konkurrenten keine „Munition" zu liefern, um einem zu schaden.
Grundsätzlich sollten Unternehmer absolut jeder Art von digitalem, öffentlich einsehbarem Auftritt als erstes absichern. Das beginnt bereits bei einer rechtssicher gestalteten WordPress-Website und endet längst nicht bei den eigenen Social-Media-Auftritten.
Die wichtigste Grundlage dafür ist ein strukturiertes Vorgehen mit folgenden Schwerpunkten:
Bestandsaufnahme
Welche Daten werden erhoben, wo gespeichert und wie genutzt?
Rechtstexte
Impressum und Datenschutzerklärung aktuell und individuell erstellen.
Technische Absicherung
SSL-Verschlüsselung, funktionierende Cookie-Banner, regelmäßige Prüfung von Plugins und Tools.
Auftragsverarbeitung
Abschluss von Verträgen mit externen Anbietern wie Newsletter-Diensten oder Hosting- Providern.
Rechte der Nutzer
Möglichkeit zur Auskunft, Berichtigung oder Löschung sicherstellen - auch personell.
Es gibt bereits Mitarbeiter im Haus? Dann sollte jeder für das Thema sensibilisiert werden. Darüber hinaus gelten folgende Tipps:
- Kontaktformulare nur die nötigsten Felder enthalten lassen (z. B. Name, E-Mail).
- Cookies nur nach Einwilligung setzen, transparente Auswahlmöglichkeiten bieten.
- Schriften und externe Inhalte möglichst lokal einbinden, um Datenflüsse zu Dritten zu verhindern.
- Analyse-Tools datenschutzfreundlich konfigurieren, etwa durch IP-Anonymisierung.
- Social-Media-Elemente so einbinden, dass Daten erst nach Zustimmung übertragen werden.
Werden all diese Punkte sorgfältig abgearbeitet, dann ist eine solide Grundsicherheit hergestellt. Die öffentlichen Auftritte sind nicht nur DSGVO-Konform und schützen gegen kostspielige Abmahnungen und Bußgelder, sondern verhindern damit einhergehende Image-Schäden und signalisieren jedem Besucher Professionalität - also gelebtes Marketing.
Was kann ich selbst machen und wo sollten Profis übernehmen?
Die DSGVO ist ein komplexes Rechtsthema. Definitiv muss man sich als Gründer in das Thema einarbeiten, um für die individuellen Gegebenheiten des eigenen Start-ups korrekt vorzugehen. Dennoch lassen sich viele Maßnahmen ohne größere Probleme eigenständig umsetzen.
Eigenständig umsetzbar
- Nutzung von Impressums- und Datenschutzerklärungs-Generatoren,
- Installation gängiger Cookie-Plugins,
- Anpassung einfacher Formulare oder Webseiten-Einstellungen und
- Verwendung kostenloser Musterverträge für Auftragsverarbeitung.
Hierbei können nicht zuletzt KI gute Hilfestellung bieten - wenngleich man ihnen niemals blind vertrauen sollte.
Professionelle Beratung nötig
Die Grenze ist jedoch erreicht, wenn es komplexer wird. Dazu gehören insbesondere:
- rechtliche Unsicherheiten,
- komplexe Websites mit Shop- und damit verknüpften anderen Inhouse-Systemen,
- die Einbindung/Verflechtung mehrerer Tools sowie
- ein internationaler Kundenkreis.
In derartigen Fällen sollten Gründer sich zumindest fachmännisch beraten lassen - für alles andere sind die Risiken zu groß.
- Nutzung von Impressums- und Datenschutzerklärungs-Generatoren,
- Installation gängiger Cookie-Plugins,
- Anpassung einfacher Formulare oder Webseiten-Einstellungen und
- Verwendung kostenloser Musterverträge für Auftragsverarbeitung.
Hierbei können nicht zuletzt KI gute Hilfestellung bieten - wenngleich man ihnen niemals blind vertrauen sollte.
Professionelle Beratung nötig
Die Grenze ist jedoch erreicht, wenn es komplexer wird. Dazu gehören insbesondere:
- rechtliche Unsicherheiten,
- komplexe Websites mit Shop- und damit verknüpften anderen Inhouse-Systemen,
- die Einbindung/Verflechtung mehrerer Tools sowie
- ein internationaler Kundenkreis.
In derartigen Fällen sollten Gründer sich zumindest fachmännisch beraten lassen - für alles andere sind die Risiken zu groß.
Fazit: Mit etwas Vorbereitung ist die DSGVO kein Hexenwerk
Datenschutz wirkt oft kompliziert und kann es in der Praxis auch sein. Er verliert jedoch viel von seinem Schrecken, wenn die wichtigsten Grundlagen berücksichtigt werden. Schon mit wenigen Maßnahmen lassen sich Risiken für Abmahnungen und Bußgelder erheblich reduzieren.
Wer frühzeitig Strukturen schafft, schützt nicht nur vor kostspieligen, unnötigen Zahlungen, sondern baut auch Vertrauen bei Kunden auf. So wird aus der vermeintlichen Stolperfalle ein solider Baustein für nachhaltigen Geschäftserfolg.
