Rechnungsvorlage für Word und Excel zum kostenfreien Download

Ob Gewerbetreibende oder Freiberufler, Lieferanten oder Dienstleister – alle Unternehmer, die Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, müssen regelmäßig auch Rechnungen erstellen. Dies kostet manchmal mehr Zeit, als einem lieb ist. Mit einer Rechnungsvorlage geht das natürlich deutlich schneller. Hier finden Sie Vorlagen für Word und Excel, die Sie kostenlos herunterladen können.

Schnell und korrekt eine Rechnung nach Vorlage erstellen

Wenn Sie als Unternehmer Rechnungen schreiben, lohnt sich die Nutzung einer Vorlage. Einerseits sparen Sie damit Zeit, da Sie wiederkehrende Angaben nur einmal erfassen müssen. Andererseits vergessen Sie mit unserer Rechnungsvorlage keine Pflichtangaben, denn für den Inhalt einer Rechnung gibt es gesetzliche Regelungen.

Wenn Sie Kleinunternehmer sind, dürfen Sie außerdem keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen zusätzlich einen Vermerk zu Ihrer Kleinunternehmereigenschaft auf die Rechnung schreiben. Auch in diesem Fall können Sie für jede Rechnung eine unserer speziellen Vorlagen nutzen.

Laden Sie auf dieser Seite die passende Rechnungsvorlage kostenlos herunter. Wählen Sie entweder eine Variante für Word oder für Excel.

Kostenloser Download: Rechnungsvorlage für Word

Hier steht Ihnen die Rechnungsvorlage für Word von sevdesk gratis zum Download zur Verfügung.  

Diese verwenden Sie als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen – für Kleinunternehmer finden Sie weiter unten eine eigene Vorlage.

Die in der Rechnungsvorlage enthaltene Tabelle wurde als Excel-Tabelle eingebettet und kann mit einem „Doppel-Klick“ direkt in Excel bearbeitet werden.

Sie können die Rechnung auch nur mit Excel erstellen (siehe im Folgenden). In Word ist jedoch eine ansprechendere Gestaltung möglich.

Hier können Sie die Rechnungsvorlage in Word herunterladen:

Download Rechnungsvorlage in Word 

Gratis als Download: Rechnungsvorlage für Excel

Die folgende kostenlose Rechnungsvorlage für Excel wurde ebenfalls für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen entwickelt. Sie entspricht inhaltlich der oben bereitgestellten Rechnungsvorlage für Word. 

Download Rechnungsvorlage in Excel 

Kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer brauchen Sie eine Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuerausweis und mit dem Pflichthinweis zur Kleinunternehmereigenschaft. Hier steht eine entsprechende Vorlage in Word gratis zum Download bereit. 

Download Rechnungsvorlage Kleinunternehmer in Word

Anleitung: So füllen Sie die Vorlagen aus

Tragen Sie in die Rechnungsvorlagen zunächst alle Daten ein, die sich auf Ihr Unternehmen beziehen und die sich deshalb nicht bei jeder Rechnung ändern. Das sind:

• Name und Anschrift Ihres Unternehmens (Kopfzeile und Fußzeile)
• Kontaktdaten mit Telefon, Website, E-Mail (Fußzeile)
• Kontodaten (Fußzeile)
• USt-Identnummer (falls relevant) und/oder Steuernummer (Fußzeile)
• Geschäftsführer (Fußzeile)
• Name und gegebenenfalls Titel in der Unterschriftszeile
• Ihr Unternehmenslogo als Grafik (Kopfzeile)

Die auf diese Weise angepassten Dokumente können Sie als Ihre individuellen Rechnungsvorlagen speichern. 

Wenn Sie eine neue Rechnung schreiben, tragen Sie folgende Informationen ein:

• Name und Anschrift des Kunden
• ggf. Anpassung der Anrede
• Kundennummer
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Liefer- oder Leistungszeitpunkt
• gegebenenfalls Anpassung des Zahlungsziels

In die Tabellen mit den Produktdetails nehmen Sie folgende Eintragungen vor:

• Rechnungsposition
• Beschreibung der Artikel oder der Leistungen
• Mengen
• Preis pro Stück oder Leistung
• eventuell Anpassung des Umsatzsteuersatzes

Die Berechnung der Netto- und Bruttopreise sowie der Umsatzsteuerbeträge erfolgt automatisch. Weitere Zeilen können Sie einfach in Excel einfügen.

Vergessen Sie nicht, die einzelnen Rechnungen separat von der Rechnungsvorlage zu speichern. Wenn Sie die Rechnung elektronisch versenden möchten, bietet sich die Umwandlung in das Format PDF an.

Rechnung schreiben – noch einfach mit passender Software

Wenn Sie für Ihre Buchhaltung eine geeignete Software nutzen, können Sie auch ohne Rechnungsvorlage schnell und korrekt Rechnungen schreiben. Viele Produkte unterstützen diese Funktion.

Diese Rechnungen enthalten dann automatisch alle Pflichtangaben. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Sie gespeicherte Kundendaten einfach übernehmen können und nicht manuell eingeben müssen. Die Rechnungserstellung wird außerdem mit der Buchhaltung verknüpft und auch Zahlungseingänge können Sie auf diese Weise besser kontrollieren.

Folgende Rechnungssoftware können wir Ihnen empfehlen:

sevDesk

sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware zur Rechnungsverwaltung, Buchführung und Warenwirtschaftsverwaltung. Sie eignet sich besonders für Selbstständige, Gründer und Kleinunternehmer. Das Rechnungsprogramm überzeugt insbesondere in den Bereichen Erstellen von Rechnungen, Zahlungsüberwachung und Erfassen von Belegen. Diverse betriebswirtschaftliche Auswertungen können erstellt werden.

Lexoffice

Lexoffice ist ein Programm für die Buchhaltung in nicht bilanzierungspflichtigen Unternehmen. Buchführung und Rechnungserstellung erfolgen webbasiert und sind miteinander verknüpft. Es gibt drei Versionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang, wozu unter anderem integriertes Online-Banking und ein automatischer Zahlungsabgleich gehören.

Billomat

Billomat ist ein Online-Buchführungsprogramm, das in fünf Versionen zur Verfügung steht.

Je nach Tarif sind für die Rechnungserstellung unterschiedliche Funktionen enthalten, zum Beispiel das Erstellen von Abo-Rechnungen oder die Anbindung an Onlineshops.

Ein Add-on ermöglicht den automatischen Zahlungsabgleich.

Rechnung XXL

Mit dem webbasierten Rechnungsprogramm Rechnung XXL verwalten Sie Ihren Kundenstamm und erstellen Rechnungen und Serien-Rechnungen, die sich automatisch als E-Mail (PDF), Brief oder Fax versenden lassen. Die Zahlungsüberwachung ist integriert, ebenso ein automatisches Mahnwesen. Das Tool speichert die Daten nur auf inländischen Servern.

Welche Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung?

Gemäß § 14 Abs. 4 UStG müssen Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie das Finanzamt für steuerliche Zwecke anerkennt. Das sind im Einzelnen:

1. Firmenbezeichnung oder bei Einzelunternehmen Ihr vollständiger Name
2. Anschrift Ihres Unternehmens
3. vollständiger Name und Anschrift des Kunden
4. Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder, falls Sie keine haben, Ihre Steuernummer
5. Ausstellungsdatum
6. Rechnungsnummer
7. Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Leistung
8. Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitpunkt/Zeitraum der Leistungserbringung
9. Entgelt, außer bei Kleinunternehmern, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
10. außer bei Kleinunternehmern: Umsatzsteuersätze und entsprechende Steuerbeträge
11. vereinbarte Minderungen (Rabatte, Skonti, Boni, Abschlagszahlungen)
12. nur bei Kleinunternehmern: Hinweis auf Steuerbefreiung gemäß § 19 UStG
13. bei grundstücksbezogenen Leistungen für Privatpersonen: Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht
14. Hinweis „Gutschrift“, falls Sie als Empfänger der Lieferung oder Leistung nach entsprechender Vereinbarung die Rechnung schreiben

Das Format der Rechnungsnummer können Sie zwar frei wählen und dafür auch Buchstaben und Zahlen miteinander kombinieren. Wichtig ist jedoch, dass die Nummer einmalig ist. Es muss möglich sein, die Rechnung damit eindeutig zu identifizieren.

Kleinbetragsrechnungen über Beträge bis zu 250 Euro müssen nur Name und Anschrift Ihres Unternehmens, das Rechnungsdatum, Art und Umfang der Lieferung oder Leistung, den Bruttopreis sowie den Umsatzsteuersatz oder den Hinweis auf die Kleinunternehmereigenschaft enthalten. Sie können in diesen Fällen aber auch mithilfe unserer Rechnungsvorlage ausführliche Rechnungen schreiben.

Neben den Pflichtangaben sollte die Rechnung auch Ihre Bankverbindung und Informationen zum Zahlungsziel enthalten. Wenn Sie für Ihre Rechnung unsere Vorlage verwenden, vergessen Sie auch diese Angaben nicht.