Alles Wichtige zur Datenschutzerklärung: Hinweise sowie die besten Muster, Generatoren & Vorlagen

Die Datenschutzerklärung, auf Englisch Privacy Policy, ist Bestandteil jeder Website. Ab dem 25. Mai 2018 gelten auch dafür die Bestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), welche die nationalen Vorschriften vereinheitlicht und einige Neuerungen fordert. Damit Ihre Webseite in dieser Hinsicht alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, können Sie sich individuell anwaltlich beraten lassen. Alternativ ist es möglich, zur Erstellung Ihrer Datenschutzerklärung ein Muster, Online-Tools oder ein umfassendes Datenschutzpaket zu nutzen.

Warum jede Website eine Datenschutzerklärung braucht

Wenn Sie eine Webseite betreiben, hinterlassen die Nutzer Ihres Angebots automatisch Datenspuren. Dafür genügt bereits die Speicherung von IP-Adresse, Browserdaten und Besuchszeit durch den Webhoster, auf dem Ihre Webseite liegt. Zusätzlich gibt es verschiedene Technologien, die Ihnen oder Ihren Webseitenbesuchern einen Nutzen bringen, dafür jedoch bestimmte Informationen erfassen und auswerten. Oft erheben Seitenbetreiber auch selbst personenbezogene Daten über ein Formular, zum Beispiel als Kundendaten im Onlineshop oder für den Newsletter-Versand per Mail.

Jeder Internetnutzer hinterlässt daher personenbezogene Daten, ob bewusst oder unbewusst. Dazu gehören alle Informationen, die Rückschlüsse auf die Person des Nutzers erlauben, also auch bereits die Speicherung der IP-Adresse. Deshalb muss jeder Webauftritt eine Datenschutzerklärung beinhalten, welche die Besucher darüber aufklärt, inwiefern Ihre Daten erfasst, gespeichert und verarbeitet werden.

Eine Datenschutzerklärung gehört sowohl zu geschäftlichen als auch zu privaten Webseiten. Ist Ihr Webauftritt jedoch nur Teil einer anderen Internetpräsenz, zum Beispiel von Facebook oder ähnlichen Social-Media-Angeboten, gilt deren Datenschutzerklärung und Sie brauchen für Ihren eigenen Kanal keine.

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Häufig genutzte Technologien mit Relevanz für den Datenschutz

Je mehr datenerfassende Dienste und Tools Sie auf Ihrer Webseite verwenden, desto umfangreicher wird die Datenschutzerklärung. Denn für jede einzelne dieser Technologien muss die Erklärung einen separaten Absatz mit allen erforderlichen Informationen enthalten.

Die folgende Liste führt häufig genutzte Anwendungen auf, ist jedoch nicht vollständig:

• Server-Logfiles: Diese spielen für alle Webseitenbetreiber eine Rolle und enthalten unter anderem IP-Adresse, Browserdaten und Zugriffszeit für statistische Auswertungen
• Cookies: Diese kleinen Dateien werden auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert und verbessern die Bedienbarkeit der Website, können aber auch Analysezwecken dienen. Die Datenschutzerklärung muss erläutern, welche Arten von Cookies eingesetzt werden.
• Google Analytics: Das Tool ermöglicht dem Seitenbetreiber die Analyse des Nutzerverhaltens. Es arbeitet dabei mit Cookies und sendet, wie alle Google-Dienste, Daten an einen Server in den USA.
• Social-Media-Plugins (z.B. für Facebook, Google+ und Twitter): Der Nutzer hat die Möglichkeit, über eingebundene Buttons Inhalte zu teilen oder Beiträge zu bewerten oder zu kommentieren. Dadurch entstehen Datenverbindungen zu dem jeweiligen sozialen Netzwerk – teilweise bereits beim Aufrufen der Seite ohne Zutun des Nutzers.
• Remarketing (z.B. per Google AdWords oder Facebook Ads): Diese beliebte Werbefunktionalität ermöglicht personalisierte Werbung auf der Grundlage bereits besuchter Webseiten und arbeitet ebenfalls mit Cookies.
• YouTube-Videos: Wenn ein Nutzer eine Seite mit einem eingebundenen YouTube-Video aufruft, werden Cookies gesetzt und es entsteht eine Verbindung zu Google DoubleClick.
• Google Maps: Den Kartendienst von Google können Sie in Ihre Webseite einbinden, um zum Beispiel den Standort Ihres Unternehmens zu kennzeichnen. Nutzt ein Besucher Ihrer Seite den Dienst, kommt es zur Datenübertragung an Google.
• Google AdSense: Wenn Sie AdSense-Werbeanzeigen in Ihre Website einbinden, erhalten Sie dadurch von Google einen Anteil der Zahlung des Werbetreibenden. Hierbei wird ebenfalls die IP-Adresse des Nutzers übermittelt und mit Cookies gearbeitet.
• Sonstige Speicherung personenbezogener Daten: Ob über Kontaktformulare, für den Newsletterversand oder bei Kommentarfunktionen, in vielen Fällen erfassen Webseitenbetreiber weitere Informationen wie E-Mail-Adresse, Name und Anschrift. Auch über die Verwendung dieser personenbezogenen Daten muss der Nutzer aufgeklärt werden.

Datenschutzerklärung als Muster – Vergleich verschiedener Generatoren und Vorlagen

Die neuen Bestimmungen der DSGVO beziehen sich nicht nur auf die Datenschutzerklärung Ihrer Webseite, sondern können, je nach Art Ihres Unternehmens, sehr komplexe Vorgänge betreffen. Diesen Anforderungen müssen Sie als Betreiber einer Website gerecht werden.

Ein umfassendes Paket aus Vorlagen, Mustertexten und einer Software, die im Gegensatz zu anderen Anbietern Ihre Webseite durchleuchtet und Ihnen relevante Datenschutzverstöße aufführt, liefert das  Datenschutzpaket von datarev.

Dieses Paket hilft Ihnen, den neuen Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Quasi eine Kombination aus den üblichen Vorlagen und Generatoren – erweitert um ein Tool, das die eigentliche Analyse eines Rechtsberaters ablöst. Das Paket eignet sich für alle Unternehmen, die eine eigene Website betreiben.

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Für kleinere Unternehmen, Blogs oder andere private Websites gibt es als Hilfsmittel für die Erstellung der Datenschutzerklärung Muster und Tools, die Ihnen im Internet zum Teil kostenlos zur Verfügung stehen. Die folgenden Tabellen stellen Ihnen die wichtigsten dieser Angebote vor.

Generatoren für die Datenschutzerklärung als individuelle Vorlage nutzen

Wenn Sie einen Generator nutzen, beantworten Sie verschiedene Fragen über die Eigenschaften Ihrer Website, speziell die verwendeten Technologien. Diese Tools sind daher sehr nutzerfreundlich. Nach der Auswertung erhalten Sie eine individualisierte Datenschutzerklärung als Muster, die Sie entweder direkt übernehmen können oder noch an der einen oder anderen Stelle anpassen müssen. 

Sämtliche Generatoren erstellen die Datenschutzerklärung als Muster, ohne den Anspruch auf Vollständigkeit. Der große Nachteil: Sie müssen selbst überprüfen, ob die besonderen Anforderungen Ihrer Website Beachtung finden.

Für die Datenschutzerklärung ein Muster verwenden

Daneben finden Sie im Internet auch kostenfreie Angebote für die Datenschutzerklärung als Muster, das Sie gegebenenfalls übernehmen können oder ebenfalls noch an Ihre individuelle Situation anpassen müssen.

Ist es besser, die Erklärung vom Anwalt erstellen zu lassen?

Wenn Sie die Datenschutzerklärung für Ihre Website von einem spezialisierten Anwalt erstellen lassen, sind Sie auf der sicheren Seite, denn Fehler und Versäumnisse sind in diesem Fall unwahrscheinlich. Allerdings hat das Ganze natürlich seinen Preis. Vor allem für Privatpersonen, kleine Unternehmen und Gründer sind die Kosten dafür oft zu hoch.

Zur Erstellung der Datenschutzerklärung ein Muster oder einen Generator zu nutzen, ist in vielen Fällen eine unproblematische Alternative. Allerdings müssen Sie sich mit dem Thema und auch mit den von Ihrer Webseite verwendeten Technologien beschäftigen. Übernehmen Sie nie eine ungeprüfte Vorlage. Wenn Sie einen Generator verwenden, achten Sie darauf, dass er alle Besonderheiten berücksichtigt, die für Ihren Internetauftritt von Bedeutung sind.

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Häufige Fragen zur Datenschutzerklärung

1. Was müssen Sie bei der Einbindung der Datenschutzerklärung beachten?

Der Link zur Datenschutzerklärung muss auf der Homepage und allen anderen Seiten des Webauftritts erkennbar sein. Die Erklärung gehört weder zu den AGB noch zum Impressum, weshalb die Einbindung getrennt davon erfolgen muss. Es hat sich bewährt, den Link zur Datenschutzerklärung neben denen zum Impressum und zu den AGB in der Fußzeile unterzubringen.

2. Welche Folgen kann eine fehlende oder fehlerhafte Datenschutzerklärung haben?

Fehlt die Datenschutzerklärung auf einer Website oder weist sie Fehler auf, können behördliche Bußgelder oder eine Abmahnung durch Mitbewerber beziehungsweise Verbraucherschutzverbände die Folge sein. Wie hoch die Kosten in diesem Fall sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab und lässt sich nicht pauschal sagen. Im Fall einer Abmahnung liegt der Betrag meist im dreistelligen Bereich. Sind gerichtliche Auseinandersetzungen die Folge, kann er jedoch deutlich höher sein.

3. Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für die Erklärung?

In Deutschland waren bislang das Bundesdatenschutzgesetz und das Telemediengesetz die gesetzlichen Grundlagen für die Datenschutzerklärung. Ab dem 25. Mai 2018 gilt die DSGVO, welche die 1995 erlassene europäische Datenschutzrichtlinie ablöst. Ausschlaggebend sind die Artikel 13 und 14 dieser Bestimmung. Achten Sie deshalb auf die DSGVO-Konformität, wenn Sie für Ihre Datenschutzerklärung ein Muster oder einen Generator verwenden.

4. Ist trotz Datenschutzerklärung ein Cookie-Banner erforderlich?

Es gibt verschiedene Arten von Cookies. Wenn Sie ausschließlich solche verwenden, die sofort nach der Browser-Sitzung wieder gelöscht werden, ist kein Cookie-Banner erforderlich. Kommen Cookies zum Einsatz, die länger gespeichert werden oder von Drittunternehmen stammen, müssen Sie die Einwilligung der Nutzer mittels Cookie-Banner einholen.

5. Ersetzt die Datenschutzerklärung die Einwilligung zur Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten?

Nein, die Datenschutzerklärung informiert den Nutzer lediglich über die Erhebung und Verwendung seiner Daten. Für bestimmte Datenerfassungen ist es trotzdem zusätzlich erforderlich, Einwilligungen einzuholen. Das ist immer dann der Fall, wenn die Informationen für weiterführende Zwecke verwendet werden sollen, als es für die normale Nutzung der Seite notwendig wäre, zum Beispiel für die Zusendung eines Newsletters per Mail oder für Analysen mithilfe von Cookies.

Fazit: Rechtssichere Datenschutzerklärung nach Muster möglich

Jeder Internetauftritt, der nicht Teil eines anderen Angebots ist, braucht eine Datenschutzerklärung. Diese informiert die Besucher der Seite über die Erhebung und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten. Inhalt und Umfang der Erklärung hängen davon ab, welche Plugins und Technologien Ihre Webseite verwendet.

Für viele kleinere Unternehmen, Gründer und Privatpersonen ist es kein Problem, zur Erstellung der Datenschutzerklärung ein Muster oder einen Generator zu verwenden. Achten Sie jedoch darauf, dass die Angebote DSGVO-konform sind, und stimmen Sie die Vorlagen individuell auf Ihre Website ab.

Allerdings sind auch bestimmte Tools wie das von datarev empfehlenswert, die eine Analyse Ihrer bestehenden Website vornehmen, so quasi die Einbindung eines Rechtsberaters ersetzen und Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen liefern.