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Stress bei der Arbeit, Stress im Arbeitsalltag, Steigerung Produktivität im Arbeitsalltag, Eisenhower-Prinzip, Eisenhower-Prinzip gegen Stress

8 Tipps zur Steigerung Ihrer Produktivität im Arbeitsalltag


Die Klagen häufen sich, dass Stress, Druck und Überforderung im Arbeitsalltag zunehmen. Unzufriedenheit, die zu Krankheit wird, ist die Folge. Krankheiten, die sich in die Depression oder zum Burnout steigern, sind nicht mehr auszuschließen. Dass diese in die Arbeitslosigkeit, in die Arbeitsunfähigkeitsrente oder in die Frühverrentung führen können, gehört mittlerweile leider schon der Normalität an.

Neben diesem dunklen Szenario steht die lichte Seite. Niemals vorher war es leichter als heute, umfassende Entwicklungen anzustoßen, schnell auf Herausforderungen zu reagieren und stets erreichbar zu sein. So können Impulse wahrgenommen werden, die zu neuen Ideen und Maßnahmen anregen. Die Produktivität im Arbeitsalltag wächst und sorgt für größere Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Der Mittelweg dürfte wohl der richtige sein. Gangbar ist er nur, wenn es gelingt, den Arbeitsplatz zu strukturieren, den Überblick zu behalten und Ablenkungen auszuweichen. Dann können sich Leistung und Leistungsbereitschaft stabilisieren und zu einer höheren Produktivität und Zufriedenheit im Arbeitsalltag führen. Dazu sollen die folgenden Tipps beitragen.

1. Tipp: Entscheidungen treffen

Entscheidungen treffen ist eine wichtige Maßnahme für die Produktivität am Arbeitsplatz. Wer Entscheidungen trifft, übernimmt Verantwortung für seinen Bereich. Er gestaltet und strukturiert selbstbestimmt seine Arbeit und entscheidet damit, ob sie erfolgreich die Produktivität beeinflusst.

2. Tipp: Wichtiges vorrangig erledigen

Wer Entscheidungen trifft, muss zwischen Wichtigem und Unwichtigem unterscheiden. Nur das Wichtige verdient Beachtung und angemessene Bearbeitung, damit es zum Erfolg für den Arbeitsbereich und für den Bearbeiter beiträgt. Das Unwichtige darf der Produktivität nicht im Wege stehen.

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3. Tipp: Ziele setzen

Wer kein Ziel hat, kommt nicht an. Diese Binsenweisheit gilt nicht nur für Wanderer und Touristen. Sie gilt für jeden Lebensabschnitt und auch für die Arbeitswelt. Es geht dabei nicht nur um die großen Ziele, deren Horizont hinter Jahren verborgen liegt. Täglich müssen am Arbeitsplatz Ziele bestimmt werden, damit das Tagespensum festgelegt werden kann. Ziele schaffen Sicherheit und gewährleisten, dass wichtige Aufgaben vorrangig erledigt werden. Zum Feierabend wird deutlich, ob das Tagesziel erreicht worden ist. Ist es erreicht, stellt sich Zufriedenheit ein.

4. Tipp: Zeiten managen

Zeiten werden gemanagt, indem die Aufgaben nach Prioritäten in einer Liste geordnet werden. In ihr werden die Reihenfolge und der Ablauf der zu erledigenden Arbeitsschritte festgehalten. Je strenger sie formuliert ist, desto effizienter können die Aufgaben nach Zeitvorgaben bewältigt werden. Die Produktivität wird durch die Einhaltung des vorgesehenen Zeitlimits erfüllt. Das richtige Zeitmanagement bestimmt so über den erfolgreichen Arbeitsalltag.

5. Tipp: Prioritäten bestimmen

Prioritäten werden dadurch bestimmt, dass die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in eine Reihenfolge gebracht werden. Das Eisenhower-Prinzip bietet dafür eine solide Grundlage. Ob es tatsächlich auf den ehemaligen Präsidenten der USA Dwight D. Eisenhower zurückzuführen ist, ob er es gekannt oder selbst angewandt hat, ist nicht bekannt. Es ist eine Matrix zur Bestimmung von Wichtigkeit und Dringlichkeit, nach der die Aufgaben beurteilt, unterschieden und in Kategorien geordnet werden können. Dazu werden sie in die Klassen A, B, C, und D unterteilt. Der Zweck ist, dass die richtigen Arbeiten zum richtigen Zeitpunkt erledigt werden.

  • Die A-Klasse enthält die wichtigsten Aufgaben. Sie zu bearbeiten, ist deshalb von vorrangiger Bedeutung, weil sie Schlüsselaufgaben zur Erzielung bester Arbeitsergebnisse sind. Zudem sind sie sehr dringlich. Sie erfordern daher die persönliche Bearbeitung und lassen keine Delegation auf andere Mitarbeiter zu.
  • In der B-Klasse sind ebenfalls Aufgaben von besonderer Wichtigkeit zusammengefasst, vergleichbar mit denen der A-Klasse. Die Dringlichkeit tritt aber hinter den Aufgaben der A-Klasse zurück, sodass diese später bearbeitet werden können.
  • In die C-Klasse einzuordnen sind Aufgaben mit nicht so hoher Wichtigkeit wie bei den beiden zuvor genannten Klassen. Dafür ist aber deren Dringlichkeit vorrangig. Die C-Klasse steht fast auf derselben Stufe wie die B-Klasse, ist aber gegenüber der A-Klasse nachrangig. Beispiele für dringliche C-Aufgaben sind Telefonate oder E-Mails.
  • In die D-Klasse fallen alle Aufgaben, die nicht den vorigen zugeordnet werden können. Wichtigkeit und Dringlichkeit sind eingeschränkt. Wenn sie nicht an demselben Tag ihres Auftretens erledigt werden, ist zu prüfen, ob sie verschoben oder überhaupt bearbeitet werden sollen.

Das Eisenhower-Modell beschreibt sehr gut das Verhältnis von Wichtigkeit und Dringlichkeit für die Erledigung von Aufgaben. Die in der D-Klasse vorgesehene Rigorosität, Aufgaben unter den Tisch fallen zu lassen, ist kein Systemfehler, sondern hängt von der Entscheidung des Bearbeiters ab.

6. Tipp: Prioritätenliste anlegen

Die Anwendung des Eisenhower-Prinzips ist nur so viel wert, wie seine Ergebnisse in die Tat umgesetzt werden. Sie müssen also aufgeschrieben werden. Dazu bieten sich drei Listen an: eine für die Prioritäten der Aufgaben, eine für die zu erwartenden Aufgaben und eine für Unvorhergesehenes. In welcher Form sie geführt werden, ob auf losen Blättern, Karteikarten oder elektronisch, ist unerheblich. Sie müssen offen sein und laufend miteinander abgeglichen werden:

  • Die Prioritätenliste mit den Ergebnissen nach der Eisenhower-Matrix muss täglich zu Arbeitsbeginn aktualisiert werden. Nur so kann ein Überblick über die zu erledigenden Aufgaben gewonnen werden. Komplexe Aufgaben sind zu zerlegen, damit bei der Bearbeitung kein Stress entsteht und die Einzelschritte besser zu überwachen sind. Die Liste muss um einen Zeitplan ergänzt werden, damit die Bearbeitung im vertretbaren Zeitrahmen bleibt und sich nicht unnötig in die Länge zieht. Grundsätzlich benötigt der Zeitplan eine Reserve von 30 % der Arbeitszeit, die für Unvorhergesehenes bereitzuhalten ist.
  • Die Liste für zu erwartende Aufgaben ist wie die Prioritätenliste anzulegen. Die Prioritäten ergeben sich aus den bereits vorliegenden Informationen, die aus Meetings, Telefonaten oder E-Mails stammen können. Sobald aus den Erwartungen Wirklichkeit geworden ist, muss diese Liste mit der Prioritätenliste unverzüglich abgeglichen werden.
  • Die Liste für Unvorhergesehenes ist zu Beginn des Arbeitstages leer. Sie füllt sich im Laufe der Arbeitszeit und muss je nach Eingang unvorhergesehener Ereignisse mit den beiden anderen Listen abgestimmt werden. Die Prioritäten werden nicht durch das zeitliche Eintreffen, sondern durch das Gerüst der Prioritätenliste bestimmt.
    Diese drei Listen sind die Kontrollinstrumente für den Verlauf der Produktivität im Arbeitsalltag.  

7.Tipp: Arbeitszeit gestalten

Mit Arbeitsbeginn ist die Arbeitszeit für den ganzen Tag zu planen; denn nur der ausgeruhte Mitarbeiter ist zur vollen Leistung fähig. Die Länge der Pausen ist gesetzlich geregelt. Hinzukommen bezahlte Kurzpausen bei Bildschirmarbeitszeit. Sie einzuhalten, fördert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Gesundheit.

8. Tipp: Störungen abfangen

Statistisch betrachtet, wird die Arbeitszeit alle 13 Minuten unterbrochen. Deshalb ist eine sinnvolle Einteilung der Arbeit notwendig. Konzentrationsbedürftige Arbeiten sollten vor und nach der Kernarbeitszeit erledigt werden. Außerdem ist eine Zeitspanne festzulegen, in der E-Mails bearbeitet werden. Auch eine Strategie ist erforderlich, wie unliebsame Telefonate zu stoppen sind. Je mehr Störungen abgefangen werden, desto höher liegt die Produktivität.

Fazit

Mit den genannten 8 Tipps kann die Produktivität im Arbeitsalltag gesteigert werden. Sie erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie betonen den Erfolg der selbstbestimmten Arbeit, weil nur die Selbstbestimmung am Arbeitsplatz Verantwortung und Zufriedenheit fördert. Gerade diese beiden Faktoren, individuell eingesetzt, tragen zur eigenen und betrieblichen Produktivität bei.

Roul Radeke von selbststaendigkeit.de, Roul Radeke, selbststaendigkeit.de, selbststaendigkeit.de Gründer

Roul Radeke

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer des Onlineportals selbststaendigkeit.de.

Das Onlineportal selbststaendigkeit.de bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene,  hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, ein Beraternetzwerk für Unternehmens-, Steuer- und Rechtsberater, interessante Rabatte für Existenzgründer sowie kostenlose Unternehmertipps für den Aufbau und Betrieb von Unternehmen.


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