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Managed print services

Managed Print Services tragen zur Wirtschaftlichkeit in Unternehmen bei


In vielen Unternehmen gibt es eine breite Palette an Druckern, Scannern und Kopierern. Dabei ist die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Einsatzbereiche nicht immer klar gegeben. Individuell abgestimmte Managed Print Services können hier helfen, die optimale Geräteanzahl sowie deren geeignetste Form zu eruieren und diese den aktuellen Ansprüchen anzupassen. Damit werden unterschiedliche Vorteile erzielt, vor allem aber können die Kosten deutlich reduziert werden.

Von der Analyse bis zur Konzeption 

Wer sich einen professionellen IT-Dienstleister in das Unternehmen holt, um eine optimale Lösung für seine Druckerausrüstung zu finden, kann sich auf umfassende Leistungen verlassen. Denn ausgehend von einer umfassenden Analyse des Bedarfs und der darauf folgenden Installation der passenden bzw. benötigten Geräte, wird auch die individuelle Konzeption der Nutzungsrichtlinien sowie ein Output-Prozess und ein Helpdesk für die User implementiert. Dorthin können sich Angestellte wenden, wenn sie mit den vorhandenen Druckern, Kopiergeräten oder Faxgeräten Probleme haben. Wichtige Voraussetzung, dass das Managed Print Service auch funktioniert, ist es entsprechende MPS-Vereinbarungen zu schaffen, die exakt auf das Leistungsspektrum abgestimmt sind. Immerhin ist und bleibt die gesamte Druckflotte im Besitz des Dienstleisters, der Kunde bzw. das Unternehmen, das das Managed Print Service in Anspruch nimmt, bezahlt auf Basis der bedruckten Seite. Im Fachjargon wird dies auch Pay per Page genannt. 

Managed print services

Managed Print Services tragen zur Wirtschaftlichkeit in Unternehmen bei, selbststaendigkeit.de

Auf die richtige Anzahl kommt es an 

Ein wesentliches Ziel von effektivem MPS ist es, dass die richtige Anzahl geeigneter Output-Geräte an der entsprechend passenden Stelle platziert sind und damit optimal eingesetzt werden. Grundsätzlich ist ein professionelles Managed Print Service in drei Phasen zu unterteilen. Ausgangslage ist eine Analyse des Ist-Zustandes sowie darauf folgend eine Festlegung des optimalen Soll-Zustandes. Anschließend geht es um die Inbetriebnahme und die Steuerung der neuen Struktur, damit sich die Mitarbeiter mit der neuen Situation zurecht finden. Um etwa den Papierverbrauch zu reduzieren, können entweder Duplex-Drucker verwendet werden. Sehr beliebt für diese Einsparungsmaßnahme ist auch der Gebrauch von Multi-up-Funktionen vieler Druckergeräte, durch die mehrere Seiten in verkleinertem Format auf einer einzigen Seite gedruckt sind. Wer eine Scanvorschau einrichtet, der sieht, wie das Ergebnis später aussieht und kann im Bedarfsfall noch Änderungen oder Korrekturen vornehmen. Sinnlose Ausdrucke werden so vermieden. Unterschiedliche Applikationen können zudem eingerichtet werden, um die Output-Strukturen entsprechend zu optimieren. Denn so können immer wiederkehrende Funktionen bzw. Aufgaben perfekt automatisiert werden. 

Nach der Analyse geht's zur Strategie 

Sobald der Dienstleister den Bedarf für die Managed Print Services eruiert haben, wird eine maßgeschneiderte Strategie entwickelt. Gleichzeitig geht es darum, die passenden Geräte sowohl zu beschaffen als auch zu finanzieren bzw. zu installieren. Wichtig ist natürlich, dass sich die neuen Geräte perfekt in die Geräteflotte integrieren. Dabei geht es auch darum, in der Folge die stetige Auslastung der Output-Geräte zu überwachen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die perfekte Auslastung dann erfolgt, wenn acht Mitarbeiter auf ein Gerät zugreifen. Es liegt auf der Hand, dass die Managed Print Services für jede Größe des Unternehmens vorhanden sind. Egal ob es sich dabei um eine größere oder einfach eine mittelständische Firma handelt, das Einsparpotential durch MPS liegt bei bis zu 30 Prozent der Druckerkosten

Den perfekten Anbieter finden 

Klar ist, dass Managed Print Services ein modularer und kontinuierlicher Prozess in einem Unternehmen ist. Immerhin müssen die Service-Leistungen den individuellen Veränderungen ständig angepasst werden. Natürlich bestimmt jede Firma selbst, welche Dienstleistungen in Anspruch genommen werden. Die Palette reicht dabei von einer Neuorganisation der Druckergeräte bis hin zur Erweiterung der individuellen Service-Module oder aber einfach die Funktion einer automatischen Bestellung neuer Tonerkassetten. Einige Dienstleister auf dem Markt der MPS bieten darüber hinaus auch die Verwaltung digitaler Inhalte  an, wobei diese dabei kontextabhängig abgelegt werden. Sie werden dabei, egal welches Format sie haben, innerhalb einer Firma von jedem Ort und jedem einzelnen Mitarbeiter rasch und simpel abgerufen. Viele Unternehmen bevorzugen dabei einen landesweit aufgestellten Anbieter, dazu kommt es natürlich auf die Kosten und die Einhaltung terminlich fixierter Service-Level an. 

In Großbritannien bereits weit verbreitet 

Die Vorteile von MPS liegen auf der Hand und viele Unternehmer sind davon begeistert, sofern sie sich dazu entschließen. Trotzdem sind in Deutschland bis dato nur knapp 34 Prozent der Firmen über diese Maßnahme zur Kostenreduktion und Kosteneffizienz informiert. In Großbritannien sind Managed Print Services längst in der Wirtschaft angekommen, entsprechend groß ist auch das entsprechende Angebot auf dem Markt der IT-Dienstleister.

Profil Arijana Gordanshekan

Arijana Gordanshekan

Arijana Gordanshekan ist als Online Journalistin und Online Marketing Managerin für die WebSalesMaker GmbH & Co. KG tätig.

Zusammen mit Ihrem Team berät sie Unternehmen im Online-Marketing, entwickelt Strategien und setzt diese um. Das Team der WebSalesMaker betreut Unternehmen gesamtheitlich im Online-Marketing, entwickelt Strategien und setzt diese auch operativ um. Darüber hinaus bietet das Unternehmen Leistungen in der Webentwicklung von Shoplösungen, über CMS, bis hin zu individuellen Schnittstellen & Co.


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