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Korrekte Rechnungen erstellen

Korrekte Rechnungen erstellen


Die Unternehmensführung ist ein essentieller Teil der Selbstständigkeit, wird im Vorfeld von vielen Gründern aber unterschätzt. Gerade, wenn man in diesem Bereich über wenig bis keine Erfahrung verfügt, nimmt er sehr viel Zeit in Anspruch, die dann an einer anderen Stelle fehlt. Die aufwändigsten Aufgaben lassen sich zwar auslagern, was besonders bei der Buchhaltung sehr gerne gemacht wird; andere Dinge müssen aber definitiv selbst übernommen werden. Dazu gehört zumindest am Anfang noch das Schreiben korrekter Rechnungen. Auf den ersten Blick scheint das unproblematisch, es müssen jedoch diverse Pflichtangaben beachtet werden, damit eine Rechnung der Überprüfung des Fiskus standhält. Welche das sind, wird in diesem Gastbeitrag von Maximilian Fischer erklärt.

Beispiel für eine korrekte Rechnung

Um eine Zahlungsaufforderung zu schreiben, die den Regeln des deutschen Gesetzes entspricht, müssen nicht weniger als 9 Pflichtangaben berücksichtigt werden. Sie alle sollen nun anhand eines konkreten Beispiels aufgezeigt werden:

Rechnungen erstellen

Es folgt eine kurze Erklärung zu den einzelnen Komponenten:

  1. Name und Adresse des rechnungsstellenden Unternehmens
  2. Steuernummer des ausstellenden Unternehmens
  3. Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  4. Datum, an dem die Rechnung versandt wird
  5. Rechnungsnummer (Sie muss nicht fortlaufend, aber einmalig sein)
  6. Datum, an dem die Lieferung/Dienstleistung erfolgt ist
  7. Menge und genaue Bezeichnung der gelieferten Artikel
  8. Die Nettobeträge (Gesamtbetrag und Einzelposten)
  9. Die im Zuge der Zahlung anfallende Umsatzsteuer

Werden all diese Punkte berücksichtigt, ist an der Rechnung nichts auszusetzen.

Ausnahmen von dieser Regelung

Wie bei jeder Regel gibt es natürlich auch hier Ausnahmen. Es sind zwei: Die Umsatzsteuerbefreiung und die sogenannten Kleinstbeträge.

Umsatzsteuerbefreiung

Nach §19 Umsatzsteuergesetz dürfen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen. Alle Angaben, die sich auf diese Steuer beziehen, können beim Schreiben der Rechnungen also ignoriert werden. Diejenigen, die nichts damit zu tun haben, müssen aber auf jeden Fall enthalten sein. Wichtig: Auch wenn die Umsatzsteuer bei diesen Unternehmern nicht berechnet wird, bedeutet das nicht, dass sie tatsächlich steuerfrei sind. Die entsprechenden Posten sollten also mit dem Hinweis „Umsatzsteuerbefreite Leistung nach §19 UStG“ versehen werden.

Kleinstbeträge

Streng genommen hätte man bei der oben abgebildeten Rechnung auch einige Angaben weglassen können, was der eine oder andere vielleicht schon bemerkt hat. Der Grund dafür ist, dass es sich mit einem Gesamtbeitrag von unter 150 € um einen Kleinstbetrag handelt. Bei Rechnungen, die diese Höhe nicht überschreiten, reicht es aus, die folgenden Angaben zu verwenden:

  1. Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  2. Datum der Rechnung
  3. Menge und Bezeichnung der Produkte
  4. Der Bruttobetrag und die dahin enthaltene Umsatzsteuer

Korrekte Rechnungen erstellen

Korrekte Rechnungen erstellen, selbststaendigkeit.de

Hilfe beim Schreiben von Rechnungen

Beim Erstellen von Rechnungen kommt es nicht nur darauf an, alle Vorgaben einzuhalten, sondern auch darauf, alle offenen Forderungen stets im Blick zu behalten und adäquat auf eventuelle Außenstände zu reagieren. Bei beidem können spezielle Programme helfen. Sie enthalten nicht nur diverse Vordrücke, die den aktuellen Standards entsprechen, sondern auch ein mehrstufiges Mahnwesen. So können säumige Kunden in regelmäßigen Abständen an die fälligen Zahlungen erinnert werden, da die Software nicht eingegangene Beträge nach einer gewissen Zeit meldet.

Zum Abschluss noch zwei Beispiele für solche Programme:

Lexware Faktura+Auftrag: Die Freiburger Softwareschmiede Lexware gilt als führende Adresse für KMU-Unternehmenssoftware. Ihr Rechnungsprogramm enthält alle benötigten Features und stellt so sicher, dass jede erstellte Rechnung regelkonform gestaltet wird.

Zur Website

open3a: Die kostenlose Basisversion dieses Open-Source-Programms reicht aus, um Rechnungen und Lieferscheine zu schreiben. Dazu gibt es mehrere kostenpflichtige Erweiterungen, die unter anderem ein Mahnwesen oder eine DATEV-Schnittstelle enthalten.

 Zur Website

Profil Maximilian Fischer

Maximilian Fischer

Der studierte Diplom-Betriebswirt (FH) Maximilian Fischer hat sich auf die betriebswirtschaftlichen Funktionsbereiche Marketing, Personal und Controlling sowie Rechnungswesen spezialisiert und ist als selbständiger Betriebswirt (Unternehmensberater) tätig. Daneben schreibt der freischaffende Autor als Experte für bekannte Onlineportale und Fachverlage zum Thema Unternehmensführung und der Existenzgründung.


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