Ungefähr jede vierte Neueinstellung scheitert während der verlängerten Probezeit von sechs Monaten. Im ersten Jahr der Beschäftigung ist die Kündigungsrate der Arbeitsverträge mit einem Drittel am höchsten. Mit diesen Aussichten kann niemand zufrieden sein, weder das einstellende Unternehmen noch der neue Arbeitnehmer. Nicht allein die Kosten für die Nachsuche eines Mitarbeiters sollten für die Entscheidung ausschlaggebend sein, eine Trennung in dieser sensiblen Zeit des Arbeitsverhältnisses zu vermeiden; sondern das Unternehmen läuft Gefahr, den Ruf als begehrter Arbeitgeber zu verspielen und seine Chancen für die Beschaffung neuer Arbeitnehmer am Arbeitsmarkt zu verringern. Der Mitarbeiter ist von seinem Arbeitgeber auch emotional enttäuscht. Deshalb darf in dieser Phase des Arbeitsverhältnisses nichts dem Zufall überlassen bleiben.
Das Onboarding
Das Onboarding, also wie ein neuer Mitarbeiter an Bord genommen werden soll, ist der Prozess der Einarbeitung. Er fällt in die Verantwortung der Personalabteilung, die in einem standardisierten Modell die Rahmenbedingungen festlegt. Nach ihnen werden die Strategie und die Kommunikation von Onboarding definiert. Der Prozess des Onboardings durchläuft drei Zeitabschnitte:
- 1. Zeitabschnitt: Dieser Abschnitt im Onboarding beginnt mit den Unterschriften unter den Arbeitsvertrag und endet vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Die Personalabteilung hält den Kontakt zu ihm und sorgt innerbetrieblich für die Umsetzung der Personalverwaltungsmaßnahmen sowie die abteilungsübergreifende Organisation.
- 2. Zeitabschnitt: In diesem Abschnitt vom Onboarding, der über die erste Woche läuft, übernehmen die Vorgesetzten die Verantwortung für die Kommunikation mit dem neuen Mitarbeiter durch Personalgespräche und Feedbacks der Leistungsbeurteilung. So kontrollieren sie die ersten Schritte der Einarbeitung und regen Erleichterungen an.
- 3. Zeitabschnitt: Dieser Zeitabschnitt im Onboarding umfasst die Probezeit und die Einarbeitung. Er ist die Phase der sachlichen und persönlichen Integration des Mitarbeiters in das Unternehmen. Die Kollegen sind seine Ansprechpartner, die ihn in der Tagesarbeit unterstützen.
Onboarding ist der Schlüssel zur Erleichterung der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und zur Stabilisierung junger Arbeitsverhältnisse.
Die Schritte im Onboarding
Die folgenden Schritte bilden ein Beispiel für strukturiertes Onboarding:
Schritt 1 – Kontakt halten
Mit den Unterschriften unter den Arbeitsvertrag sind das neue Arbeitsverhältnis besiegelt und das Eintrittsdatum festgelegt. Die Kündigungszeit beginnt, in der sich der neue Mitarbeiter von seinem alten Arbeitgeber emotional abkoppelt und dem neuen zuwendet. Diese Phase muss zum laufenden Kontakt genutzt werden. Der Neue ist mit Informationen und Unterlagen zu versorgen, die ihm wichtige Kenntnisse über das Unternehmen verschaffen und ihn in aktuelle Ereignisse einbinden. Intranet oder Onboardingportal können dazu genutzt werden.
Schritt 2 – Ersten Arbeitstag vorbereiten
Das Wichtigste ist das Anlegen der Personalakte. Der Arbeitsplatz ist zu lokalisieren und technisch vollständig auszustatten. Der erste Arbeitstag wird geplant. Mit dem Fachbereich werden die Einzelheiten abgestimmt. Die künftigen Kollegen werden informiert und in den Ablauf einbezogen. Die Begrüßungsmappe wird zusammengestellt. Der Begrüßungsbrief wird vorbereitet, der eine Woche vor Arbeitsantritt an den neuen Mitarbeiter versandt wird. Ein Pate für die Einarbeitung wird berufen.
In fünf Schritten den Start neuer Mitarbeiter erleichtern, Bildquelle: Selbststaendigkeit.de
Schritt 3 – Einarbeitungsplan erstellen
Der Erfolg der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters hängt wesentlich von einem individuellen Einarbeitungsplan ab. In ihm werden die Aufgaben beschrieben und die Ziele formuliert. Ein flexibler Zeitplan wird für den Ablauf der Einarbeitung entworfen. Er präzisiert die einzelnen Abschnitte und legt die Kommunikationswege fest. Der Pate wird eingewiesen, damit er seine Vorkehrungen und Maßnahmen für die Begleitung des neuen Mitarbeiters vorbereiten kann. Eine Skizze des Planes ist für die Aushändigung vorgesehen, die dem Neuen die Einarbeitung erleichtern soll. Er wird an seinem ersten Arbeitstag nur in Umrissen mit der Planung durch seinen Paten vertraut gemacht, damit er sich nicht schon beim Start überfordert fühlt.
Schritt 4 – Ersten Arbeitstag gestalten
Der erste Arbeitstag ist zugleich der erste Eindruck, für den es keine zweite Chance gibt. Beide Seiten, der neue Arbeitgeber und der neue Arbeitnehmer, zeigen sich von ihrer besten Seite. Also wird der neue Mitarbeiter beim Empfang von seinem direkten Vorgesetzten oder dessen Stellvertreter persönlich begrüßt. Die Begrüßungsmappe wird ihm überreicht. Die Schwerpunkte seiner Aufgabe und Position werden ihm an seinem Arbeitsplatz gemäß der Stellenbeschreibung erläutert. Das Qualitätsmanagement wird in diese Darstellung einbezogen. Er bekommt dazu alle erforderlichen Unterlagen, sofern nicht in einer Begrüßungsmappe enthalten. Die Führungsgrundsätze des Unternehmens werden ihm mündlich anhand von Beispielen geschildert. Danach wird er mit seinen Kollegen und seinem Paten für die Einarbeitungszeit bekannt gemacht. Auf einem Rundgang werden ihm die Räumlichkeiten gezeigt. Er wird auf die Sicherheitsvorschriften hingewiesen und mit den Sicherheitseinrichtungen vertraut gemacht. Er wird dem Vorgesetzten der nächsthöheren Stufe vorgestellt. Ein Besuch wird dem Betriebsrat abgestattet.
Schritt 5 – Die Probezeit begleiten
Der neue Mitarbeiter kann am sinnvollsten begleitet werden, wenn die Probezeit in Abschnitte gegliedert wird. Monatsenden oder auch der Ablauf der ersten 100 Tage können Meilensteine sein, an denen das bisher Erreichte erörtert wird. Dabei geht es nicht nur um die fachlichen Fortschritte, sondern auch um die soziale Integration in das Unternehmen. Fehlentwicklungen, Konflikte oder Dissonanzen sind sorgfältig und sachlich zu thematisieren. Mitarbeitergespräche müssen ergänzend geführt werden. Hilfreich sind gemeinsame Veranstaltungen für alle neuen Mitarbeiter, die der Erleichterung der Einarbeitung dienen. Entscheidend ist, dass die gesamte Kommunikation die erforderlichen Feedbacks vorsieht. So weiß nicht nur der Neuling, wie die Vorgesetzten seine Leistung beurteilen; sondern auch das Unternehmen erfährt, wie sich der Neue fühlt oder ob er auf dem Absprung ist.
Die geschilderten fünf Schritte erleichtern den neuen Mitarbeitern nicht nur die Einarbeitung, als offener Prozess der Kommunikation zeigen sie zu jedem Zeitpunkt, wo und wie Mitarbeiter und Unternehmen zueinander stehen.
Das Fazit
Ein Unternehmen erleichtert dem neuen Mitarbeiter die Einarbeitung, wenn es einen strukturierten Prozess des Onboardings praktiziert. Da 25 Prozent der Arbeitnehmer die Probezeit nicht überstehen, wird die Summe verfehlter Einarbeitungen und Eingliederungen neuer Arbeitnehmer zu einem erheblichen Schaden für die Volkswirtschaft. Er kann nur auf innerbetrieblicher Ebene behoben werden. Onboarding, das vor dem ersten Arbeitstag beginnt und nach der Probezeit in das Programm der Arbeitnehmerbindung übergeht, ist die Grundlage für eine erfolgreiche Eingliederung neuer Mitarbeiter.
Die geschilderten fünf Schritte erleichtern den Neulingen die Einarbeitung bei ihren Arbeitgebern und tragen zu Stabilisierung und Bestand neuer Arbeitsverhältnisse bei. Sie vermeiden Kosten in den Betrieben und Enttäuschungen bei den neuen Mitarbeitern.
