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Liquiditätsplanung erstellen – so bleiben Sie immer zahlungsfähig

Die Liquiditätsplanung ist eines der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Planungsinstrumente. Denn mit den daraus gewonnenen Erkenntnissen steuern Sie die Zahlungsfähigkeit Ihres Unternehmens: Sie erkennen rechtzeitig drohende Liquiditätsengpässe und können Gegenmaßnahmen ergreifen. Einen Liquiditätsplan erstellen Sie ganz einfach mit Excel, wofür wir Ihnen ein Muster und eine Vorlage zur Verfügung stellen.

Definition und Bedeutung der Liquidität

Sie möchten mit Ihrem Unternehmen Gewinn erwirtschaften und treffen viele Maßnahmen, um dieses Ziel zu erreichen. Was Sie dabei jedoch nicht aus den Augen verlieren dürfen, ist die Liquidität. Ihr Unternehmen ist liquide, wenn Sie jede Rechnung und alle sonstigen Ausgaben fristgerecht bezahlen können.

Da Sie im Normalfall nur mit dem Bankguthaben oder mit Bargeld bezahlen, bestimmt die Ausstattung mit diesen flüssigen (liquiden) Mitteln Ihre Liquidität. Es kann durchaus Perioden geben, in denen Sie Gewinn erwirtschaften, die liquiden Mittel jedoch knapp sind. Mögliche Ursachen dafür sind zum Beispiel Investitionen oder die Bezahlung von Rechnungen zu einem späteren Zeitpunkt.

Eine stetige Zahlungsfähigkeit ist wichtiger als die fortwährende Gewinnerzielung. Verlustreiche Perioden werden vor allem zu Beginn der Geschäftstätigkeit nicht ausbleiben. Das lässt sich später kompensieren, während fehlende Liquidität schnell zur Insolvenz führt. Wenn sich in einer solchen Situation keine Lösung findet, müssen Sie Ihr Unternehmen aufgeben.

Um eine Insolvenz zu vermeiden, ist für alle Unternehmen und besonders für Gründer eine regelmäßige Liquiditätsplanung sehr wichtig. Ausgehend vom Bestand an liquiden Mitteln erfasst ein Liquiditätsplan immer für eine bestimmte Periode alle Ein- und Auszahlungen. Am Ende dieser Periode ergibt sich jeweils der Endbestand an Zahlungsmitteln, der gleichzeitig auch der Anfangsbestand für die nächste Periode ist. So erkennen Sie rechtzeitig drohende Engpässe.

Der Liquiditätsplan als Teil der Finanzplanung: Aus diesen Gründen ist er ein Muss!

Da ein Plan immer zukünftige Entwicklungen betrachtet, beruht er auch auf Schätzungen und Prognosen. Um möglichst genau planen zu können, sind regelmäßige Korrekturen und Aktualisierungen der eingetragenen Werte wichtig. Die Liquiditätsplanung ist dabei Teil der gesamten Unternehmensplanung, speziell des Finanzplans. Sie übernimmt Werte aus den folgenden Plänen:

  • Umsatzplan (aber auch Absatzplan)
  • Kostenplan
  • Finanzierungsplan
  • Investitionsplan
  • Rentabilitätsplan

Teilpläne Finanzplan

Diese Teilpläne gehören zum Finanzplan, Selbststaendigkeit.de

Eine Liquiditätsplanung gehört zu jedem Businessplan. Denn besonders zu Beginn der Geschäftstätigkeit stehen meist Investitionen an, ohne dass sich bereits höhere Umsätze realisieren lassen. Für Gründer ist es nicht einfach, zukünftige Umsatzzahlen und andere wichtige Größen für die Liquiditätsplanung richtig einzuschätzen, da noch keine Erfahrungen vorliegen.

Unser Tipp: Lassen Sie daher bei Ihren Prognosen lieber Vorsicht walten, anstatt die Entwicklungen zu optimistisch zu bewerten.

Auch die Bank interessiert sich im Rahmen der Kreditwürdigkeitsprüfung für Ihren Businessplan inklusive der Liquiditätsplanung. Hauptsächlich dient dieses Planungsinstrument jedoch dem Erkennen von Liquiditätsrisiken. Daraus können Sie unternehmerische Entscheidungen ableiten, zum Beispiel über:

  • den Zeitpunkt einer notwendigen Investition
  • die Aufnahme eines Kredits
  • die Möglichkeit, größere und dadurch günstigere Posten an Material zu kaufen.

Wenn Sie eine Liquiditätsplanung erstellen, betrachten Sie die Entwicklungen innerhalb mehrerer zukünftiger Perioden. Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen legen dabei Monate oder Quartale zugrunde. Eine wochen- oder tageweise Planung ist jedoch auch möglich. Vor allem in Phasen knapper Liquidität oder bei umfangreichen Zahlungsströmen sind diese kürzeren Planungsintervalle sinnvoll.

Abgrenzung der zahlungsrelevanten von den erfolgsbeeinflussenden Vorgängen

Bitte beachten Sie, dass die Liquiditätsplanung nur Geschäftsvorfälle erfasst, welche über die Kasse oder das Bankkonto laufen. Auch wenn sich viele Einzahlungen und Auszahlungen aus den Buchhaltungskonten für Aufwand und Ertrag ableiten lassen, so ist das nicht immer möglich. 

Zum Beispiel besteht in folgenden Fällen kein Zusammenhang zwischen der Erfolgsrechnung und der Liquiditätsplanung:

  • Abschreibungen zählen als Aufwand, sind aber nicht zahlungswirksam.
  • Eine Kreditaufnahme führt zur Einzahlung, die sich jedoch nicht auf den Erfolg auswirkt.
  • Kauf und Verkauf von Anlagevermögen sind ebenso zahlungs- aber nicht erfolgswirksam.

Achten Sie in diesem Zusammenhang auch auf die richtige Behandlung von Einkäufen und Verkäufen auf Ziel, also mit zukünftigem Zahlungsausgang bzw. -eingang. Sie buchen die Einnahmen und Ausgaben bereits als Erfolg oder Aufwendung, wenn sie noch nicht bezahlt sind. Bei der Liquiditätsplanung müssen Sie diese Vorgänge jedoch in der Periode eintragen, in welcher die Zahlung erfolgt.

Welche Art von Zahlungen gibt es im Liquiditätsplan?

Welche Einzahlungs- und Auszahlungspositionen in die Liquiditätsplanung gehören, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Wichtig ist, dass Sie sämtliche Zahlungen erfassen. Dabei liegt es in Ihrem Ermessen, wie detailliert Sie die einzelnen Positionen aufschlüsseln. Folgende Zahlungen sind für die meisten Unternehmen typisch:

Einzahlungen  
Umsatz Diesen erzielt das Unternehmen mit seiner gewöhnlichen Geschäftstätigkeit. Tragen Sie hier immer den Bruttobetrag ein. Beachten Sie auch die Zahlungsziele.
Vorsteuererstattung Im Rahmen der vierteljährlich oder monatlich fälligen Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt für die zurückliegende Zeitspanne eine Verrechnung Ihrer Umsatzsteuerschuld mit der von ihnen gezahlten Vorsteuer. Tragen Sie hier nur die erwartete Vorsteuererstattung in der Periode ein, in welcher Sie die Zahlung erwarten. Diese ergibt sich aus Ihren Einkäufen während des maßgeblichen Zeitraumes.
Erträge aus Kapitalanlagen Diese Zinserträge gehen nicht auf die eigentliche Geschäftstätigkeit zurück. Tragen Sie auch hier nur zahlungswirksame Beträge ein.
Verkauf von Anlagevermögen Das sind Zahlungen aus dem Verkauf von gebrauchten Maschinen, Fahrzeugen oder ähnlichen Gegenständen. Beachten Sie bei der zeitlichen Zuordnung gegebenenfalls die Vereinbarung von Ratenzahlungen.
Kreditaufnahme Tragen Sie hier periodengerecht die Summe ein, die Sie von der Bank erhalten.
Privateinlagen Diese zusätzlichen Einzahlungen sind bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften wie der KG oder der OHG möglich. Oft handelt es sich dabei um liquiditätserhöhende Maßnahmen. Beachten Sie bitte, dass Sacheinlagen nicht in die Liquiditätsplanung eingehen dürfen.
Kapitalerhöhung In Abhängigkeit von der Unternehmensrechtsform gibt es verschiedene Formen der Kapitalerhöhung. Nicht alle sind zahlungswirksam. Wenn zum Beispiel nicht entnommene Gewinne in die Rücklagen eingehen, wirkt sich das nicht auf die Liquidität aus.
Steuererstattungen Möglich sind bei dieser Position Erstattungen der Gewerbesteuer sowie, je nach Rechtsform, der Einkommen- oder Körperschaftssteuer.
Fördermittel Vor allem als Gründer können Sie von staatlichen Fördermitteln profitieren.
Sonstige Einzahlungen Hier erfassen Sie alle Zahlungen, welche die anderen Positionen nicht abdecken, zum Beispiel die Erstattung vorab bezahlter Energiekosten.
Auszahlungen  
Personalkosten Dazu gehören Löhne, Gehälter, die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und Beiträge zur Berufsgenossenschaft. Auch vermögenswirksame Leistungen für Ihr Personal, sonstige Zahlungen und Weiterbildungskosten erfassen Sie hier.
Material Diese Position umfasst Zahlungen für alle Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe. Für die Prognose der zukünftigen Auszahlungen können Sie die Absatz- und Produktionsplanung zugrunde legen.
Waren Waren spielen hauptsächlich für Handelsunternehmen eine Rolle.
Sonstige Kosten Dazu gehören Miete, Energie und Versicherungen ebenso wie in Anspruch genommene Dienstleistungen und viele andere Ausgaben. Schlüsseln Sie diese Position auf und orientieren Sie sich dabei an den Aufwandskonten Ihrer Buchhaltung.
Umsatzsteuerzahlung Tragen Sie hier für den Zeitraum der Umsatzsteuervoranmeldung Ihre aus den maßgeblichen Umsätzen ermittelte Umsatzsteuerschuld ein. Bei der Berechnung der Liquidität wird diese Position automatisch mit der Vorsteuererstattung saldiert.
Investitionen  Das sind Ausgaben für gekaufte Gegenstände, die ins Anlagevermögen übergehen. Dabei handelt es sich beispielsweise um Maschinen, Fahrzeuge oder Immobilien. Ordnen Sie bei vereinbarter Ratenzahlung die einzelnen Raten den jeweiligen Perioden zu.
Kredittilgung Diese umfasst die vereinbarten Raten, die meist auch Zinsanteile enthalten.
Privatentnahmen Adäquat zu den Privateinlagen kann diese Position bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften eine Rolle spielen. Dazu gehört oft die Entnahme kleinerer Beträge aus der Kasse. Auch hier gilt, dass die Liquiditätsplanung keine Sachentnahmen erfasst.
Gewinnausschüttung Art und Höhe der Gewinnausschüttungen hängen von der Rechtsform des Unternehmens und von vertraglich vereinbarten oder gesetzlichen Regelungen ab.
Steuernachzahlungen Möglich sind Nachzahlungen der Gewerbesteuer sowie der Einkommen- oder Körperschaftsteuer.
Sonstige Auszahlungen Hier erfassen Sie Auszahlungen, die zu keiner der sonstigen Positionen gehören, zum Beispiel Beiträge oder Gebühren.

Beispiele für Ein- und Auszahlungen in der Liquiditätsplanung, Selbststaendigkeit.de

Eine passende Periode für die rollierende Liquiditätsplanung festlegen

Eine Liquiditätsplanung erstellen Sie rollierend, indem Sie den Bestand an liquiden Mitteln am Ende einer Periode als Anfangsbestand der nächsten Periode übernehmen. Wenn eine Planungsperiode vergangen ist, fügen Sie am Ende des Planes eine neue hinzu. Um die Plangrößen so aktuell wie möglich zu halten, ersetzen Sie regelmäßig die prognostizierten durch tatsächliche Werte und verfeinern gegebenenfalls die Prognosen. Gleichen Sie zur Kontrolle auch immer den errechneten mit dem tatsächlichen Bestand an Zahlungsmitteln ab.

Rollierende Planung

Methodik der rollierenden Planung, Selbststaendigkeit.de

Sie können für einen beliebig langen Zeitraum im Voraus eine Liquiditätsplanung erstellen. Welcher Planungszeitraum sinnvoll ist, hängt von der möglichen Prognosegenauigkeit ab. Die Entwicklungen in den nächsten fünf Jahren lassen sich natürlich weniger gut einschätzen als die der kommenden Monate. Trotzdem ist auch der Blick in die ferne Zukunft sinnvoll, vor allem wenn größere Investitionen anstehen.

Einige Ein- und Auszahlungen stehen für die Zukunft fest, da sie vertraglich vereinbart oder durch andere Bestimmungen festgelegt sind. Dazu gehören beispielsweise Mietzahlungen oder Tilgungsraten für Kredite. Die Umsatzentwicklung und die damit zusammenhängenden Aufwendungen lassen sich nicht so einfach vorhersagen. Beschäftigen Sie sich in diesem Zusammenhang auch mit den Entwicklungen auf den Märkten.

Schritt für Schritt einen Liquiditätsplan erstellen

Eine rollierende Liquiditätsplanung erstellen Sie ganz einfach mit Excel. Dafür können Sie auch einfach weiter unten unsere Download Vorlage in Excel nutzen. Gehen Sie dabei in folgenden Schritten vor.

  1. Schlüsseln Sie auf, welche Ein- und Auszahlungen für Ihr Unternehmen relevant sind. Fassen Sie gegebenenfalls mehrere Positionen zusammen, wenn Ihnen das sinnvoll erscheint.
  2. Es ist empfehlenswert, die einzelnen Tabellen Ihrer Finanz- und Unternehmensplanung miteinander zu verbinden. Wenn möglich, erstellen Sie für die Übernahme der Werte entsprechende Verknüpfungen zu den anderen Teilplänen oder zu den passenden Konten Ihrer Buchhaltung. Für ein kleineres Unternehmen können Sie die Liquiditätsplanung auch manuell mit den richtigen Zahlen füllen.
  3. Berechnen Sie die liquiden Mittel am Periodenanfang, indem Sie Kassen- und Bankbestand addieren.
  4. Die Liquidität am Ende der Periode ermitteln Sie, indem Sie alle Einzahlungen addieren und die Auszahlungen subtrahieren. Lassen Sie den errechneten Wert automatisch vom Programm als Anfangsbestand und Berechnungsgrundlage für die nächste Periode übernehmen. Übertragen Sie diese Formeln jeweils auf alle folgenden Perioden.
  5. Kontrollieren Sie regelmäßig, ob die errechnete mit der tatsächlichen Liquidität übereinstimmt und ersetzen Sie prognostizierte Zahlungsbewegungen durch tatsächliche. Achten Sie bei Verknüpfungen darauf, die Werte in der Originalquelle zu korrigieren, zum Beispiel im Absatzplan.
  6. Beobachten Sie die voraussichtliche Liquiditätsentwicklung im gesamten Planungszeitraum. Wenn Sie einen Überziehungskredit vereinbart haben, addieren Sie das Kreditlimit zur jeweils berechneten Liquidität am Periodenende. So sehen Sie, wann dieser Notfallkredit vorübergehende Liquiditätsengpässe abfedern kann.
  7. Verlängern Sie Ihre Liquiditätsplanung regelmäßig um weitere Perioden im Sinne der rollierenden Planung.

In sieben Schritten zur Liquiditätsplanung

Schritt für Schritt einen Liquiditätsplan erstellen, Selbststaendigkeit.de

Praktisches Beispiel für Ihre Liquiditätsplanung

Folgendes Beispiel zeigt Ihnen, wie eine Liquiditätsplanung aussehen kann. Es soll sich dabei um einen im August 2017 gegründeten Handwerksbetrieb in der Rechtsform eines Einzelunternehmens handeln. Aus Platzgründen sehen Sie hier nur die ersten Monate der Prognose:

Liquiditätsplanung Ist 08/2018 Plan 09/2018 Plan 10/2018 Plan 11/2018
Liquide Mittel am Anfang der Periode 9.583,00 10.708,34 24.300,59 16.032,99
         
Einzahlungen        
Umsatz (inkl. USt) 12.581,54 15.358,40 11.549,54 18.453,00
Erträge aus Kapitalanlagen 0,00 0,00 0,00 0,00
Kreditaufnahme 50.000,00 0,00 0,00 2.500,00
Gründungszuschuss 2.478,30 2.478,30 2.478,30 2.478,30
Erstattung Vorsteuer 625,58 11.413,86 1.132,94 2.509,00
Erstattung Einkommensteuer 0,00 0,00 0,00 0,00
Privateinlagen 2.500,00 0,00 0,00 0,00
Sonstige Einzahlungen 0,00 0,00 0,00 0,00
Summe Einzahlungen 68.185,42 29.250,56 15.160,78 25.940,30
         
Auszahlungen        
Material und Betriebsstoffe 6.143,36 4.619,82  7.381,20  3.833,42 
Beratungskosten 199,00  398,00  298,00  298,00 
Werbung, Marketing 750,00  750,00  1.580,00  750,00
Reparatur und Instandhaltung 680,57  0,00  2.586,54  175,54 
Versicherungen 305,00  305,00  305,00  305,00 
Reisekosten 2.300,00 195,00 1.359,54  420,00 
Umsatzsteuerzahlung 2.182,15  2.390,49  2.918,10  2.194,41 
Investitionen 50.000,00  0,00  0,00  0,00 
Kreditraten (Tilgung und Zinsen) 0,00  2.500,00  2.500,00  2.500,00
Privatentnahmen 4.500,00 4.500,00  4.500,00  4.500,00 
Sonstige Auszahlungen 0,00  0,00   0,00   0,00  
Summe Auszahlungen 67.060,08  15.658,31  23.428,38  14.976,37 
         
Über-/ Unterdeckung pro Monat 1.125,34 13.592,25  8.267,60  10.963,93 
Liquide Mittel am Ende der Periode 10.708,34 24.300,59  16.032,99  26.996,92 
Limit Überziehungskredit 10.000,00  10.000,00   10.000,00   10.000,00  
Maximale Liquidität 20.708,34  34.300,59 26.032,99  36.996,92 


Liquiditätsplan als Excel-Vorlage zum kostenlosen Download

Ihre Liquiditätsplanung erstellen Sie noch schneller, wenn Sie unsere kostenlose Vorlage für Excel nutzen. Passen Sie gegebenenfalls die Ein- und Auszahlungspositionen an Ihre individuellen Erfordernisse an.

Excel Vorlage Liquiditätsplanung kostenlos downloaden

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14 Tipps für eine höhere Liquidität

Ihre Liquiditätsplanung zeigt Ihnen, in welchen Perioden die Gefahr von Liquiditätsengpässen besteht. So können Sie rechtzeitig gegensteuern. Folgende Schritte sind in solchen Situationen vorstellbar:

  1. die Zahlungsfristen für Kunden kürzen und Skonto für die sofortige Bezahlung anbieten
  2. mit den Gläubigern längere Zahlungsfristen oder Ratenzahlungen vereinbaren
  3. Forderungen durch Factoring in liquide Mittel umwandeln
  4. Kredit aufnehmen oder das Kreditvolumen erhöhen
  5. bei Ratenzahlungen oder laufenden Krediten eine Minderung der Raten anstreben
  6. Privateinlage (Personengesellschaft) oder Kapitalerhöhung (Kapitalgesellschaft)
  7. Investoren suchen
  8. geplante Investitionen verschieben
  9. Anlagevermögen verkaufen und gegebenenfalls zurückleasen
  10. Aufbau eines effizienten und konsequenten Mahnwesens
  11. bei Außenständen rechtzeitige Beauftragung von Inkasso-Firmen
  12. wenn möglich, lieber für viele kleinere als für wenige große Kunden arbeiten (Reduzierung des Zahlungsausfallrisikos)
  13. vor allem bei größeren Umsätzen auf Ziel im Liquiditätsplan verspätete Zahlungen einkalkulieren
  14. regelmäßig die eigenen Ausgaben überprüfen und optimieren

Die Möglichkeiten 1. bis 9. helfen Ihnen, wenn die Liquidität bereits knapp wird. Unabhängig davon können Sie mit den Maßnahmen 10. bis 14. solchen Situationen vorbeugen.

Typische Fehler bei der Liquiditätsplanung

Ihr Liquiditätsplan ist nur dann ein wirkungsvolles Steuerungsinstrument, wenn Sie ihn sorgfältig erstellen und regelmäßig aktualisieren. Achten Sie besonders auf folgende Fehlerquellen:

  1. Nichtbeachtung der Zahlungsziele und dadurch falsche Periodenzuordnung von Ein- und Auszahlungen
  2. unzureichende Berücksichtigung des Risikos verspäteter Zahlungen
  3. zu optimistische Prognosen
  4. Eingabe- oder Übertragungsfehler
  5. Vernachlässigung kleiner Beträge, die sich zu größeren summieren können

Fazit zum Liquiditätsplan

Mit einer Liquiditätsplanung erstellen Sie für Ihr Unternehmen ein wirkungsvolles Kontroll- und Steuerungsinstrument. Sie verringern damit deutlich die Gefahr einer Insolvenz, vermeiden aber auch Kosten durch Mahngebühren und teure Überziehungszinsen.

Unabhängig davon schärft der Liquiditätsplan Ihren Blick für die Zahlungsströme und Finanzen Ihres Unternehmens. Aber beachten Sie: Eine Liquiditätsplanung ist nur so gut wie die Qualität der genutzten Daten. Versuchen Sie daher belastbare Daten in die Liquiditätsplanung einfließen zu lassen und Ihre Liquiditätsplanung kontinuierlich zu pflegen.

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